浅谈全过程梳理、目录式归档 提高合同管控水平

王国良

摘 要：公司成立合同督导专项小组，开展合同管理全过程梳理督导，通过对各合同承办部门合同资料情况的地毯式检查，查找合同管理及合同资料中存在的漏洞和问题，要求各单位对发现的问题限期整改。通过全过程梳理和目录式归档，规范了合同全过程管理流程及合同资料填写标准，明确了合同资料的内容及顺序，同时完善了合同档案管理，提高了合同整体管控水平，建立了一套完整的合同督查、归档流程。

一、专业管理的的目标描述

1.1专业管理的理念或策略

活动主要分两个阶段：第一阶段，合同全过程梳理阶段。由办公室下发通知，对合同文本及相关合同资料的内容及填写标准提出13点要求，确定具体时间节点，各部门按照通知要求在规定的时间节点内进行自查整改。

第二阶段，合同目录式归档阶段。办公室下发通知，要求各合同承办部门对整改完毕后的合同及相关资料，按照合同目录的要求进行全面分类整理和归档，合同督导专项小组逐个部门现场检查归档情况，对合同归档完成较好的单位进行奖励，对没有按照时间节点完成归档或者没有按照归档要求进行归档的单位进行通报，并予以绩效考核。

1.2专业管理的范围和目标

范围：寿光公司各部门、各单位。目标：希望通过本次全面的合同梳理和归档，真正明确合同管理流程中各部门的职责，明确合同文本及相关合同附件的填写标准及要求，理顺合同资料的顺序，通过对合同的过程管控，加强对合同订立依据及履行依据的审核，确保各项合同合法、合规，并通过此次梳理归档，对以后的合同管理及合同归档建立一整套督导流程和标准，力争形成一套合同管理归档的长效机制。

二、专业管理的主要做法

2.1主要流程说明

节点1：成立合同督导专项小组

公司成立合同督导专项小组，由公司主要领导任组长，由办公室、财务资产部、党群工作部负责人任副组长，合同管理涉及的相关专工做为小组成员。专项小组负责本次合同梳理归档活动的统一领导、协调和整体推进，负责研究决定活动重大事项，负责对各单位活动开展情况进行指导、监督、检查和评价。

（2）督导范围：

检查各合同承办单位对外签订的合同，主要检查以下几种类型合同：

①工程建设类合同，主要涉及发展建设部的基建工程合同、运维检修部的生产技改合同、综合服务中心的非生产类小型基建合同，以及营销部的营销项目合同等四种合同。

②买卖类合同，主要涉及各部门的办公用品买卖合同等十一种合同。

③运维检修类合同，主要包括输、变、配设施的维修施工合同等六种合同

④后勤服务类合同，主要包括房屋租赁合同、车辆维修合同等九种合同。

节点2：各单位进行合同自查梳理

各单位根据各项业务操作情况，组织部门内各专工对本部门负责的所有合同进行全面的梳理，并对发现的问题自行整改和规范。

节点3：合同督导专项小组进行督查会审（此节点为该流程的关键节点）

各单位自查整改期限届满后，合同督导专项小组开始对各单位合同及相关资料进行集中会审，重点检查合同文本填写的规范性、合同台账及合同支持资料的完整性，对会审发现的问题及资料不完整的合同，确定时间节点，督促责任单位限期进行整改，整改完毕后专项小组进行二次督导。合同督查的具体内容主要包括以下几项：

（1）检查各单位合同管理的人员配备情况。确定各部门合同管理工作是否由专人负责；

（2）检查经法系统使用情况。检查各部门合同在经法系统中的上线情况，统计出各部门“合同上线率”作为排名和考核依据。

（3）检查统一文本应用率。即各部门在国家电网公司颁布的统一合同文本范围内，签订合同采用统一合同文本的比率。

（4）检查合同授权情况。检查授权办理方式是否通过经法系统完成；授权委托书内容是否合规；授权委托事项；被授权人权利义务；授权委托期限；单位印章及法定代表人签字；签发日期。

（5）检查合同对方的确定方式是否合规。

（6）检查合同承办部门对合同对方的主体信息资料进行审查、留存的情况。

（7）检查经法系统中合同名称录入是否规范。合同名称录入均应采用全称，并跟纸质合同文本保持一致。

（8）检查合同归类是否正确。

（9）检查合同标的额录入是否准确。合同收、付款方式是否填写清楚，金额输入是否准确，与货币单位是否对应；

（10）检查合同签署情况。主要检查合同签署人员是否具有权限，合同用印是否统一加盖合同专用印章；

节点4：各单位进行合同整改，整改完毕后进行“目录式”归档（此节点为该流程的创新节点）

合同督导专项小组督导会审结束后，各单位按照合同督导专项小组提出的整改要求和完成节点，对检查出的问题进行整改，整改完毕后，按照合同归档的要求对合同进行全面整理归档，并在规定时间内完成归档工作。

要求各合同承办部门负责人亲自负责合同归档整理和规范化管理工作，严格按照《合同资料目录》（见附件1）顺序和要求梳理好合同资料，按照公司计划和要求按期完成或提前完成归档工作。

三、评估与改进

3.1评估效果

通过本次全面的合同梳理、归档，对合同管理中存在的问题和盲区进行了查找和整改，明确了合同文本及合同附件相关内容的填写规范和要求，理顺了合同资料的顺序和形式，通过过程管控，进一步提高了公司合同的合法性及合规性，并对以后的合同管理及合同归档工作建立了一整套督查流程和标准，切实提高了合同管控能力，对有效防范经营风险，对有限维护公司合法权益意义重大。

3.2專业管理存在的问题及改进方向

合同梳理归档工作取得了显著成效，但是合同督导过程中仍然暴露出不少问题，需要在下一步工作中改进提升。

3.2.1合同缺乏履行监督机制。在检查中发现，各部门基本上都没有建立合同履行监督台帐。目前的实际情况是没有专门的部门对合同的后续履行进行监督，合同承办部门也没有形成自己的合同履行监督机制。改进方向：建立合同履行监督机制，明确合同履行监督的主管部门，定期或不定期对合同履行情况进行检查，对合同履行质量进行监督。

3.2.2部分合同没有留存合同对方的资信资料和授权资料，部分留存的资信资料没有加盖对方公章，授权资料没有加盖法定代表人印鉴。

改进方向：签订合同时，应该审查合同对方的资信资料和授权资料，明确签约人的身份和权力，并留存加盖对方单位公章的资信资料复印件（包括企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证等）。

3.2.3大部分合同作为订立依据的招投标或比价资料没有在合同资料中一并留存。合同的签约内容是根据招投标或比价结果确定的，如果合同资料中没有作为订立依据的资料，可能发生合同内容签订错误或混淆的情况。

改进方向：招投标活动作为合同签订的前置程序，同时也是合同的订立依据，作为合同全过程管理的一部分必不可少。合同承办部门应当留存能够说明合同订立情况的相关资料或复印件，作为合同资料的一部分。

3.2.4合同会签单、合同流转单填写不完整。表现为合同流转单的合同对方栏未填写，合同会签单审核只有签名，没有审核意见和审核时间。

改进方向：相关内容应当填写完整，并且按照要求规范填写。合同会签单的审核意见也应该写明“同意”、“不同意”等明确的意见，不能填写“已阅”“基本同意”等模糊的意见，更不能不填意见；审核时间应为审核当天，且必须填写。

3.2.5部分单位未建立独立的合同审核台帐，也没有确定本部门的合同专责人。改进方向：各部门可参照公司的“合同审核台帐”，建立本部门独立的合同审核台帐，并以年度为单位进行台帐汇总，统一管理、审核、规范本部门合同相关工作。

3.2.6合同存档资料不全，且顺序混乱。

改进方向议：合同承办部门为合同归档部门，各部门合同专责人应按照《合同资料目录》的顺序对合同对方资质审查表、合同对方资信资料、合同对方授权委托资料、招投标情况说明资料、合同会签单、合同流转单、授权委托书、合同文本等资料。