办公自动化环境下企业文书档案管理

秦国梅

摘 要：随着当代科学技术的不断发展，办公自动化系统正在逐渐普及，这给当代的企业文书档案管理带来了一场变革。在办公自动化的推动之下，文书档案管理的管理水平迅速的提升，并且为档案管理工作带来了许多的方便。与此同时，文书档案管理对相关的工作人员及管理措施也提出了更高的要求。本文就办公自动化环境下的企业文书档案管理工作展开了探讨。

关键词：办公自动化；文书档案管理；企业

企业的文书档案种类繁多，牵涉甚广，管理起来存在一定的难度，特别是传统的管理档案的程序大多十分繁琐，在一定程度上影响了文书档案的管理质量以及效率，并且可能会对企业的健康发展带来影响。但是，文书档案对于企业来说，又是一份不能割舍的财富，它记录了企业从发展到壮大过程的一点一滴，承载了企业的历史与文化，从客观的角度反映了企业的发展过程、财务状况以及企业发展过程中所发生过的重大事件。所以，如何高效的處理当代文书档案管理的问题成为了大部分企业关注的焦点。

1 办公自动化环境下企业文书档案管理的优点

1.1 办公自动化提高了文档一体化的水平

一般来讲，文件指的是广义上的文件，即所有通过文字、图表、声像等形式组成的各种材料。而档案则是由文件经过一定的条件转化而来的。所以说，档案的基础是文件，但是文件的精华却是档案，两者是不可分割的。从本质上面来讲，档案和文件应该是同一种东西，可他们所表现出来的形式又证明了他们的确不同，确切的来说，他们应该是同一种东西的不同形态，但是并不能用同一种定义去定义他们。就像水和冰一样，两者具有同源性，但是在实效、功用和离合等方面存在差异。从文件到档案，是一个不断筛选，去粗取精的过程。所以档案中的文件大多数都是存在一定价值与意义的，他们从分散的状态被集中保存了下来。总而言之，从传统的意义上来讲，档案与文件存在一定的差异，且从文件到档案会经历一系列的辩证过程。然而，随着计算机技术的不断发展，办公自动化的普及，大部分公司都将文件管理交给了系统。在办公自动化系统当中，许多的软件公司都会选择将档案管理系统的功能全部嵌套进这一系统当中。再这种操作之下，文件与档案都共存于一个系统当中，以前的那种界限与区别逐渐被淡化。在自动化办公系统当中，流转结束的文件可以自动的被转入电子库，然后再根据程序本身的设置进行整理最后完成归档的工作。这样一来，便大大地节省了时间，省去了归档的繁琐程序，从而做到随时归档，实现文档一体化。

1.2 办公自动化提高了文档一体化的管理水平

文档一体化的管理过程是从文书管理和档案管理的全局出发，包括文件的生成，档案的归档处理等所有程序的全方位管理，从而做到保证文件内容的正确性，完整性和数据结构的一致性。在传统的文档管理过程当中，这一听起来简单的过程其实十分复杂，由于工作人员大多依靠手工操作，面对堆积成山的文件与资料，工作人员难免会出现一些疏漏的情况。再者，这些文件的收集过程要求十分严格，一定要保证资料的完整以及规范，在对文件进行标注时也要注意书写的规范，十分消耗工作人员的精力与集中力。然而，办公自动化系统的诞生给广大的档案管理工作人员带来了福音。运用办公自动化的系统，文件从收集、整理、分类以及归档等等的环节都是系统自主根据设定完成的，整个操作过程变得简单，方便，省时又省力。办公自动化系统不仅仅使得文档一体化的过程变得简单有序，还极大地提高了档案管理的质量，为企业的档案文书管理工作减轻了许多的负担。

1.3 办公自动化使文件管理更加快捷

在传统的档案管理工作当中，检索档案当中的信息一直是一项巨大的工程，因为它意味着工作人员需要从成千上万的文件与档案当中寻找到目标文件，虽说档案有着自己的编目以方便查询，但是由于文件库所包含的文件巨大，在里面寻找文件与大海捞针并没有太大的区别。所以，检索问题一直困扰着档案管理的工作人员。但是，办公自动化系统很好的解决了这一问题，他利用自己本身的优势，实现了数据的一次性输入和多次利用，文书处理人员在办公自动化系统中完成了文件的流转后，档案管理员只需转一下库，就可以完成文件从办公自动化系统到档案管理系统的转换。文书人员就可以选择所需要的文件进行归档，满足了随时归档的要求。在使用档案时，只需按指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查询到需要的信息，浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供更多种查询检索功能，如信息按处室、项目、流转过程分类等，使得档案检索利用变得更加快捷、高效。

1.4 自动化系统有利于文件的稳定保存

传统的纸质文件在长时间的保存当中难免会存在损毁与丢失的风险，在加上档案管理模式存在的漏洞，常常会导致机密档案泄漏和被窃取的事情发生。而办公自动化系统在这一方面进行了改进，只有在岗人员才能够凭借自己的登录名和密码登录文件管理的界面，并且不同岗位的人对文件有着不同的浏览与修改权限，严格保证文件的安全性与保密性。这样一来，便在很大程度上杜绝了投机分子与不法人员利用各种管理漏洞获取企业的机密文件以满足其私人目的的行为。办公自动化系统当中，普遍采用的是电子文件，与传统的纸质档案相比，它有着体积小、寿命长和便于保存等优点。所以在文件保存时，我们可以根据不同的需要，选择不同的载体。这些电子载体使用起来十分方便快捷，并且其存储量很大，储存的时间也相对较长，不容易发生损坏，文件能够稳定地存储在其中。

2 自动化办公环境下文书档案管理存在的问题

2.1 企业的风险意识不够

在自动化办公环境之下，企业都是在网络上进行文书档案的传输与共享的，但是网络的安全性并不能得到完全的保证，着便显示着电子档案的传输和储存都具有一定的风险。但是大部分的企业并没有意识到这一问题，因此并未采取相应的防范措施，例如防火墙之类的。由此，给企业的文档安全带来了一些隐患。

2.2 文书档案管理的工作人员并不具备足够的职业素养

自动化办公系统拥有了更高效的文书档案管理能力，同时也对工作人员的能力提出了更高的要求。然而，由于自动化系统的还处于推广阶段，大部分的企业并未聘请专业的管理人员进行管理工作，而企业现有的相关工作人员并不具有优秀的专业技能，在计算机的处理上面也稍显不足。因此，多数企业的档案管理工作中出现了工作人员与设备的能力不对等的极端情况，不利于企业的正常运行。

3 对办公自动化系统的建议

运用办公自动化系统的企业一定应当注意的是要将档案的安全性与稳定性视为首要注意的点。并且投入一部分的财力与人力引入与学习先进的信息管理安全技术以及加密技术，为信息的管理设置一定的权限，以防止一些黑客与不法分子的攻击。再者，企业应当开设一定的培训课程以提高相关工作人员的职业素养，保证其工作能力，并且应当向工作人员灌输一定的法律与道德知识，使其意识到文书档案的重要性与私密性，防止工作人员私下传播或是泄漏相关的文件信息，给公司或企业带来伤害。或者，企业可以聘请相关的专业人士来进行文书档案的管理工作，从而使得档案管理工作的质量能够得到保证。

4 总结

办公自动化系统的不断普及，为文书档案管理改革带来了前所未有的契机，档案管理部门应抓住这一机遇，探寻文档一体化管理的有效措施，为文书档案管理开创新局面。在此基础之上，企业也能够保证得到健康稳定的发展，为企业的进一步开疆拓土奠定坚实的基础。

参考文献

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