医院人事档案管理电子信息化之我见

高湘阳

摘 要：随着医疗事业的不断发展和改革，随着计算机技术的不断更新，电子信息化的普及与应用，作为医院人事工作管理中重要的环节之一的人事档案管理也面临了巨大的挑战。促进人事档案管理的合理性和实效性，这也是医院人事档案管理走向现代化的唯一选择。医院人事档案实现电子信息化管理可以大大的提高医院管理的效率，使得人事档案的管理更全面、真实以及更具时效性。所以人事档案管理电子信息化的改革是必不可免的。

关键词：医院；人事档案；电子信息化；管理

人事档案是医院医务人员、干部职工个人经历、履历、能力的记录，关系到每个人的晋升、晋级、享受相关待遇的证明记录，相关社会关系的证明等诸多问题。人事档案可以为医院管理者提供全面的，高质量的人力资源信息服务，对医院的人力资源挖掘，管理和合理配置起到一定的作用。随着科技的高速发展，计算机技术的不断更新，电子信息化的普及与应用，传统人事档案的管理方式面临了巨大的挑战，已经无法满足现代医疗体制改革深入发展的需要。现代化的发展也使医院的管理逐渐科学化和规范化。对此，医院人事档案的信息化管理应当全面步入正轨，使传统的管理方式被完全代替，进一步完善医院人事档案的信息化管理，促进管理现代化。

1 医院人事档案的管理现状

首先，很长时间以来，档案管理工作因不能产生直接的经济收益，给医院的管理者和档案管理人员造成了该项工作可有可无的错误观念，导致其在人事管理中的重要作用不为大多数的人所意识到，出现该项工作的管理松懈、档案时效性低的现象。

其次，由于对档案管理工作的不够重视，医院在该岗位上的人员配备管理较为松懈，档案管理人员素质整体偏低，不具有严格的经过专业训练的业务素质，思想落后，不能够与时俱进，对档案管理工作的重要作用没有很好的意识，管理人员存在较低的业务水平，使档案管理工作的效率和质量受到了严重的影响。

再次，由于在档案管理中信息化管理还未完全实行，导致人事档案管理工作不仅效率低，而且档案的准确性还得不到保证。人事档案的归档大多由人工操作，用手工记录的方法来对大量的纸质文档进行登记，在档案变更管理和档案的出入库记录方面缺乏时效性的记录，需要依靠人工手段对档案进行查找、编辑和分析，导致人事档案的使用极为不便，在很大程度上影响了工作效率。因档案资料如年度考核、晋升工资、学习进修等 需要不断更新或增加，就会出现许多材料需要一起归档的现象，这样难免会有错误的归档，此时就要重新整理上百卷的档案，由此耗费大量的人力、物力。如果没有及时的归档人事档案所涉及的大量材料，那么在查询档案信息的时候，档案信息的可靠性就很低，同时在个人考查、家庭调查、工资核定等情况时，需要查阅个人档案中的原始资料，多次核对原件，因此档案损坏的情况就在所难免，从而影响了档案的准确性。

2 人事档案管理电子信息化的优势

人事档案电子信息化管理，与传统的以纸张和人工为主信息管理手段相比，具有强大的优势，不仅提高了档案信息的准确度，还大大提高了档案管理的工作效率和档案信息的利用率。

计算机的运算速度快且信息存储量大、计算精度高，通过快速查找、编辑等操作，可以及时提供出准确、时效的人事资料及相关数据。用计算机录入信息简便快读，并且在查询和统计资料时可以减少由于手工抄写而导致的资料不准确性，同时能够减轻工作人员的劳动量，省时省力，应用快捷方便。人事档案电子信息化后各部门在调用时减少了运送的步骤，减少了纸质档案的使用率，可以有效的保证资料的完整性，同时电子信息化档案在调阅时只需要使用U盘或硬盘，安全又方便，大大地提高了工作效率。信息化管理人事档案材料，也使得因重复使用纸质档案堆原始资料产生的不可逆性损坏能够很好地避免了，能够完整准确地保存各类原始数据和资料，使人事档案的使用期更长久。

人事档案信息化使得信息筛选方便快捷，提供全面、準确、可靠的人事资料，在医院的人员编制、调整等工作中产生积极的作用，不仅极大地提高了人员配备及相关工作的效率，而且还使得人事档案的利用率明显提高。人事档案可以做到信息和资源的共享，有利于医院各部门之间的联系与合作，有效的提高医院人事档案管理的使用价值，使管理工作更好的进行。在更改或添加新的人事档案时，可以节约人工搜寻相应档案的时间，利用计算机进行搜索既方便又快捷，保证了人事档案的真实性与时效性。

3 人事档案电子信息化管理策略

首先，重视人事档案的电子信息化管理

人事档案的电子信息化管理首先需要得到医院人事工作者的重视，只有认识到信息化管理的必要性和可靠性，工作人员才会积极的进行改革。对档案管理人员进行科学与系统的电子信息化培训，从理论、技术和业务等方面进行学习，提高管理人员的计算机能力与信息化意识。提高工作者的文字语言能力、综合分析能力，培养好的信息录入与填写习惯，保证信息的完整与真实性，经常对档案进行更新与补充，保证档案的时效性[1]。人事档案电子信息化后对工作人员的要求的提高，使得先进人才与专业人才的引人就显得非常重要。专业人才可以对系统进行维护和更新，使管理随时紧跟科技的发展与社会的需要。

其次，建立医院人事档案的信息数据化

人事档案的电子信息化的实现，首先需要把库藏多年的纸质文件的内容输入到计算机内，这就要求医院加大对信息化改革的投入，增加工作人员，加快对纸质文件的扫描与输入，并对资料进行整理和分类，建立起一套由数据输入、整理、更改、信息查询及系统维护为一体的完整的档案数据库，实现了信息资源的网络与计算机一体化，并且可以进行信息的远程运输和区域化共享[2-4]。在完整的数据库的帮助下，医院各部门的管理工作可以更系统化、更方便、更有效率，减少了工作人员繁重的工作任务，为医院节省了大量的人力物力。

再次，提高人事档案信息化管理的安全意识

随着电子信息化人事档案管理的推广，计算机技术的应用，应该提高档案管理的安全意识，做好网络防护，尤其是档案信息资源共享中，那些价值大、保密性强的权威性信息，容易遭到“电脑黑客”的攻击，时刻存在着安全保密问题。这就要求人事档案管理人员要有高度的政治素质，并熟知计算机知识，比如开机或打开重要文件时最好加密，及时更新软件，防止系统的不兼容性或病毒的入侵。对已经处理好的文件可以设置成只读格式，避免人为故意的修改，确保信息的真实性。所有资料最好有多于两份的电子备份，在保存时避免高温、高湿、强磁场的环境，最好用塑料薄膜密闭起来，并由不同的人保存，确保档案的安全性。

综上所述，当今社会的经济和发展离不开信息化技术手段，在人事档案管理方面，数字化信息技术更是发挥着不可替代的关键作用。医院人事档案管理的电子信息化的实施，不仅可以减少档案管理者沉重的工作负担，有效的提高档案的安全性与保密性，同时还使医院的管理更具科学性、系统性、快速性与简单化，大大的提高了工作的效率与质量，对现代化医院的发展起到了推动作用。

参考文献

[1]吕晓霞.新形势下医院人事档案管理的体会浅析[J].医药论坛杂志，2011，32（15）：186.

[2]姜月仙.谭善梅.医院信息系统在医院人事档案管理中的应用[J].医学信息，2010，23（5）：1173.

[3]徐淳.新时期医院人事档案管理工作重点的探讨[J].现代医院，2007，7（6）：148.

[4]孙凤兰.信息化时代医院人事档案管理[J].中国实用医学，2009，4，（35）：261.