国有企业科技档案检索方法提升与大数据管理探究

戚颖欣

摘要：文章首先针对目前国企科技档案现状加以深入分析，而后进一步在此基础之上，对于大数据环境下科技档案检索的发展特征和未来走向进行了讨论。

关键词：科技档案；管理；大数据

档案是记录人类社会实践行为的重要依据，是文化财富和智慧的凝结，对于未来的实践工作有着重要的指导意义，记载着人类活动的诸多情况、数据、理论以及方法。而科技档案，本身作为关系到组织环境中科技发展的重要文献材料，其对于企业的发展意义重大，尤其应当引起重视。

一、当前国企科技档案现状分析

科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料，在当前多媒体数字时代中，记录材料开始呈现出明显的面向新媒体载体倾斜的特征。对应地，在科技档案的管理工作领域，我国早在1980年即由国务院出台“科学技术档案工作条例”，其明确指出了科技档案的概念，并且对其管理工作进行了界定。在实际的工作环境中，除了要遵从工作条例的界定和说明以外，一般企业环境中还会进一步针对行业内部的技术特征，修正完成更为具体的档案管理工作规范制度，进一步从细节上指导档案管理工作的展开。

虽然存在这样多方面的工作指导与保证，科技档案的管理，仍然存在比较大的提升空间，这种状况由多方面因素共同作用而成。首先对于国有企业工作环境而言，档案的管理一直都较为重视，这种重视起源于人事领域，并且随着科技的发展，以及科技对于企业发展重要性的提升，企业也开始给予科技档案以必要的关注。但是在科技档案管理领域中，仍然残存了严重的传统档案管理思想，即档案角色更多作为既往工作记录存在，而非一种能够指导未来实践的经验。这种思想进一步造成科技档案自身价值实现，并且成为其深入利用的阻碍。除此以外，科技档案自身的特征也不同于以往传统人事或者工作档案。科技档案作为记录生产实践过程中诸多细节的载体，尤其是在当前数字时代之下，呈现出诸多新特征，其中以多媒体信息记录材料最为突出。这些多媒体数据格式，虽然极大地丰富了信息可供采集的来源以及科技档案自身的内容，但是也从另一个侧面为档案的查找和利用带来了不利影响。尤其是当前得到广泛应用的流媒体数据格式，本身难以实现有效检索，阻碍了档案的检索和深入利用，这也成为当前科技档案，甚至于一般性的工作档案在应用环境中最为不利的方面。

与此同时，大数据时代所带给档案领域的冲击同样不容忽视。这种冲击从两个方面形成显著影响，其一在于海量数据，从客观上要求对档案信息和数据展开更为有效的分类、存储以及检索，并且考虑到更为多样化的数据格式，传输等策略也应当纳入到档案管理工作体系的视线之中。另一个方面，则是大数据环境推动了对应的大数据技术的成熟，更为快速的服务开始涌现，甚至于网络架构本身的均衡性也开始得到重视。反映在科技档案领域中，就是对更多种类数据格式的识别，以及检索，在近年来成为可能，这些技术都推动者科技档案的检索效率不断提升，档案利用效果也得以不断优化。

二、大数据环境下的科技档案检索优化应用

大数据环境之下，数据在总量以及多样化方面都有所突破。进一步体现在科技档案领域，就是检索的简易化和检索的不可执行特征朝向两个方向同时延伸。简易化，即指曾经的以纸张作为媒体主要形式的档案格局，被数字所打破，数据库技术以及Web技术的广泛应用，直接使得档案本身能够支持起更为有效的检索查询。档案面向的服务对象可以突破时间和空间的限制，用电子化的手段来实现检索并且获取到相关档案信息。除此以外，档案本身的全电子化，突破了纸媒时代的传统标签检索体系，同时能够支持起更为复杂和自动化的模糊查询等功能，对于推动科技档案应用有着积极价值。另一个方面，数字化的进步，使得很多新型数据格式涌入到科技档案环境之中，其中以图片和流媒体作为主要的表现形式。这些新型的媒体格式，虽然能够实现全电子化，但是却无法实现有效检索，包括对于图片和流媒体的识别，迄今为止也仍然未能取得实质性的突破。

大数据管理在科技档案领域中的另一个主要应用，在于实现整个网络环境的快速响应。由于海量数据的出现，想要实现更好的档案内容检索，提升档案利用率，就必然需要从每一个细节来推动用户体验的完善，从而才能帮助用户形成检索档案的习惯，进一步在实现科技档案自身价值的基础之上推动科技进步。在这个过程中，比较常见的技术包括分布式数据存储和处理，以及包括数据挖掘在内的技术等。分布式数据存储和处理，能够在云思路的基础之上打造更大容量的数据库，并且集合网络环境中的全部运算能力，来面向用户实现高效的数据检索。而数据挖掘，则通过获取海量的用户行为，分析出其相关特征，來对数据库中的数据进行甄选和优化，决定不同数据所存放的地方，甚至于对检索结果的缓存等细节，也都实现优化，从而达到检索速度和效果的提升。

除此以外，大数据环境下的安全和开放特征，也成为推动科技档案价值实现的重要武器。包括用户访问权限授予在内的安全体系，能够在确保安全的基础之上，提供面向更多档案受众群体的信息提供。安全和开放，成为大数据环境下档案管理的一种微妙平衡，而这种平衡的实现，必然对于推动档案自身价值实现而言意义深远。

三、结论

随着大数据时代的到来，面对档案信息资源海量化、多样化和复杂性的特点，传统的、被动的利用方式也需要适应时代的要求进行创新和变革，加强档案馆的信息化建设，整合档案资料中显性知识，深度挖掘隐性知识，使显性知识规范化，隐性知识显性化，是当前档案管理工作的重点，也是能否推动档案自身价值实现的关键。

参考文献：

[1] 邬贺铨.大数据时代的机遇与挑战[J].信息安全与通信保密，2013（3）.

[2] 李国杰，程学旗.大数据研究未来科技及经济社会发展的重大战略领域-大数据的研究现状与科学思考[J].中国科学院院刊，2012，27（6）.