浅谈财务部门电子文档的风险管理

张会民++李颖++陈楠

摘 要：随着互联网的不断发展，其互联网的优越性体现在各行各业的工作、管理中。该文针对财务部门信息化管理，首先分析了财务信息化管理的技术特点和优势，进而分析了当前财务信息化管理中电子信息的风险因素，并结合财务管理部门中实际的风险情况，提出能够应对财务管理中出现的各种风险方法。

关键词：财务部门 电子信息 风险管理 措施

中图分类号：F40 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）08（c）-0102-02

Talking about Financial Risk Management Department of Electronic Documents

Zhang Huimin1 Li Ying1 Chen Nan2

（1.The China geological survey of hydrological geology environmental geological survey center， Baoding Hebei，071051，China；

2.Agricultural University of Hebei，Baoding Hebei，071000， China）

Abstract：With the continuous development of the Internet， the Internet reflects its superiority in all walks of life work and management. In this paper， the financial sector information management， analyzes the technical features and advantages of the financial information management， further analysis of the current risk factors of financial information management of electronic information， combined with the objective reality of the financial sector of electronic information risk management proposed financial information management departments should specific measures of electronic information risk incidents.

Key Words：Financial department； Digital information； Risk management； Measure

物联网技术的加速发展，将信息化管理应用到财务管理中，这对于财务管理中的各种工作提供了较为便捷的手段。财务管理与一般的管理工作不同，首先工作内容复杂，其次工作标准要求高。利用互联网技术，可以方便财务管理人员日常工作的信息共享，方便上级领导的查阅和监督。

风险与收益往往都是并存的，信息技术能够提供“丰富的文件表达形式，同时技术漏洞附加在电子文件及其管理上”。随着重复的财务管理工作，将有大量的电子垃圾。伴随着科技的发展产生新的问题：电子文件因保存不当或者误删等操作，会带来较为严重的错误。因此，如何认识并防范这些风险才可以保证电子文件的真实性和完整性，也能最大限度地为财务部门的科学管理的持续开展提供真实有效的信息支持与信息保障。

1 特点和优势

网路技术的飞速发展，提高财务管理体系的信息化水平，是满足新时期财务管理工作需求的关键信息化管理模式，其具有以下技术特点。

1.1 财务信息的实时性

过去，我们处理财务问题会经历较长的周期，如业务部门上报的各类信息、单位向上级部门上报的各类报表等。目前，信息化的管理技术，保证了单位信息的及时传递和共享。这样，既能拓展信息渠道，也能丰富信息内容。采用信息化管理，可以大大提高财务管理的时效性。

1.2 数据共享

数据和信息共享是当今信息化时代下的主题，这样既节约了时间成本同时减少了人力和财力的浪费。引进财务信息化管理，可以让单位内部、上级管理部门及时掌握财务管理信息，了解各项工作进度，这样可以节约成本。数据资料共享，是确保各项经济活动的重要保障。

1.3 管理辦公的自动化

财务信息管理平台业务是一个高度集成、统一的系统，加速了各部门的相互连接。合理的工作流程，是确保各项经济活动的保障。通过授权管理，用户可以随时登录财务信息化管理平台，查阅各种事项：如已办事项、待办事项等。财务审批的网络化，财务报告、财务单据可以通过扫描件的方式进行系统内上传，等待领导查看和审批。这样省去了找领导签字，等待时间大大减少。

2 财务管理过程中的风险因素

随着现代通信技术的不断发展，信息化程度越来越高。电子文件在给我们带来便利的同时，其自身存在不可规避的风险。主要表现在以下几个方面。

2.1 电子文档的可读风险

电子文档属于特殊介质，需要借助各种设备进行文件的读取和写的操作，在整个信息传递的环节中，电子文件缺少防范和风险控制，则带来不良后果。

2.2 电子文件的可分离性造成安全性风险

信息与载体的可分离是电子文件的主要特性。可分离性是电子文档的一个重要特征，同时在传递的过程中可产生一系列问题，如病毒入侵、文件被修改等。另外，网上黑客与计算机病毒也是造成电子文件不安全的因素之一。

2.3 更新换代带来的浪费

众所周知，电子产品是更新换代非常快的，新的产品不断涌现。根据日常工作，其设备过时一般有两方面的原因：一是因为技术不断更新，旧的存储技术逐步消失；二是商业供货是一个动态的平衡，在不断的竞争中存在部分企业无法继续生产导致破产。

3 造成财务部门电子文件风险的主要因素

每个事业单位所用的财务管理系统、管理制度等本身存在漏洞，进而给财务部门工作带来相应的连带损失。在不断的工作和研究中发现引起电子文件风险的因素很多，主要有内部因素和社会环境因素。内部因素包括组织、信息基础建设、人员、资金等。社会环境因素包括主管部门、规范体系、支持部门等。

4 应对电子文件风险的措施研究

4.1 借鉴先进理念

近年来，风险管理是一个比较新的概念，对于管理工作不失为一种好的方法和手段。对于各行各业的管理人员来说，先进的理念是一种方法指导，同时可以为大家所借鉴。

4.2 应用先进技术

将先进的风险管理理念及技术应用于财务信息系统的设计、生成、运行、保存等各个阶段。对电子文件生命周期内各个阶段所有活动和内容全程管理、统筹兼顾。将全程管理和前端控制的理念贯穿于系统设计中。电子文档的传递过程中，可以采用多种手段进行保护，尽量采用标准或通用格式进行记录，要切实保证数据安全与长期保存过程中的有效读出，并确保在格式变换中文件信息的真实性和完整性。

4.3 吸纳和培养高科技管理人才

针对现代财务信息化管理工作需求，加强人才的培养与引进，提高技术人才电子文件风险管理的理论素养。在提升信息化财务管理的同时，过硬的人才队伍也是主要因素。每年应该开展信息化财务管理培训，通过培训工作的有效开展，提高财务人员信息化技能，促进财务信息化管理工作的开展。

4.4 加强基础设施建设

应增加对于财务信息化建设的资金投入，确保财务信息化管理软硬件设施的齐全。各个单位在选择财务管理信息系统应用软件时可以依据不同单位的财务要求进行二次研发，开发出适合该单位的财务管理软件。此外，网路安全是一个不容忽视的问题，针对目前的网络安全问题，可以采用多种手段进行网络防护，如设置防火墙，安装局域网及内部网站等，这些手段可以有效预防网络黑客的侵害。

随着科技和信息化技术的不断发展，电子文件如何进行安全的保存是值得探索的问题，我们应该如何在信息化的大背景下，将这种先进的科技和安全管理结合的更为密切是值得探讨的问题。

参考文献

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