事业单位档案管理工作的优化路径

2017-03-12东莞市文化综合服务中心523000

大众文艺 2017年16期

陈云（东莞市文化综合服务中心 523000）

事业单位档案管理工作的优化路径

陈云（东莞市文化综合服务中心 523000）

档案管理工作是事业单位管理重要内容，档案管理质量对事业单位工作效率及未来发展具有非常重要的作用。我国事业单位要正视当前档案管理工作在制度、管理模式及人员方面存在的问题，采取积极措施实现档案管理工作规范化、专业化和现代化发展，为事业单位管理体制改革奠定良好的基础。

事业单位；档案；优化；制度

档案管理工作在事业单位日常管理中起着非常重要的作用，档案管理工作规范化、科学化与否直接决定着事业单位的工作效率及管理水平。然而随着网络信息技术的不断普及，事业单位体制、机构、人事及管理制度等改革的不断深入，现行档案管理工作中制度不健全、技术手段匮乏、人员素质较差等问题逐渐暴露，不仅严重影响了事业单位的工作效率，而且还制约了我国事业单位未来的良性发展。因此要想促进我国各类事业单位长久健康发展，就必须对事业单位的档案管理工作进行优化创新，适应信息时代的需求。

一、事业单位档案管理工作优化的重要性

事业单位的档案管理工作主要指通过对事业单位档案信息的搜集、整理和归纳而为单位提供信息服务的工作，是衡量管理水平与业绩最重要尺度之一。档案管理的优化创新对我国事业单位深入发展具有非常重要的意义：首先，事业单位档案管理工作优化创新通过对相关人员的培训与系统教育，可以极大提高其管理技巧，提升事业单位档案管理的效率。其次，档案管理工作优化创新可帮助事业单位实行网络信息化管理，让单位能获得更准确及时的数据档案，提升事业单位系统化、科学化及网络化管理水平。最后，事业单位通过对档案管理人员和手段的优化，有利于单位及时发现及解决管理过程中出现的相关问题，在理论与实践上完善档案管理体制，推进事业单位管理的体制化建设进程。

二、事业单位档案管理工作中存在的主要问题

随着我国事业单位管理模式及服务模式的不断创新，档案管理工作已经取得了显著发展，但是其在制度、管理方式、人员素质等方面还是存在一定的问题，具体来说主要表现为：首先，管理制度不规范。当前绝大多数事业单位已经建立了档案管理制度，但是在实际工作中却在档案搜集、整理、归纳、借阅、归档等方面缺乏规范性，导致档案丢失、破损等现象比比皆是，严重影响了档案信息的后续使用。其次，档案管理方式落后。当前我国事业单位档案信息量日渐庞大，然而很多管理部门却仍遵循账目记录的方式，导致大量信息无法有效快速存入档案库，同时由于缺乏信息化档案管理设备，在一定程度上也影响了档案的查找与查阅效率。第三，档案管理人员专业素养较低。当前很多事业单位档案管理人员大都缺乏档案管理专业学习背景，导致其在建档、档案管理、归档等方面的专业技能与事业单位管理需要存在严重的矛盾。同时部分管理人员缺乏必要的信息素养，无法充分利用网络及信息管理平台提升工作效率。

三、事业单位档案管理工作的优化路径

档案管理工作是事业单位历史面貌重要原始记录，同时也是事业单位工作、总结教训经验，探讨未来发展重要依据和参考。因此，事业单位必须着眼于未来发展，根据当前存在的问题，对档案管理工作进行优化创新以满足其未来发展需求。

(一) 树立档案管理意识

档案管理在事业单位中属于服务性工作范畴，因此档案管理必须要充分体现出以人为本的服务理念，满足新时期事业单位档案管理的发展诉求。而为提升事业单位内档案管理工作效率，管理者应在做好管理本职工作基础上，重视并保证单位内档案工作重要地位，同时提升管理者自身服务意识，对档案管理工作进行精确定位，充分保证档案的有效利用效率。另外，档案管理者要加强对档案管理的宣传，通过单位公告栏、局域网、讲座等方式让档案使用者、档案室专兼职工作人员及单位领导对档案及档案管理形成全方位的科学认识，明确档案管理的各项要求，从而在事业单位内建立“服务性、人本性、公共性”的档案管理意识，为档案管理后续发展奠定基础。

（二）健全落实档案管理机制

完善的档案管理机制是事业单位档案管理的基本保障，事业单位应根据其实际情况和发展需求，健立更为科学的管理制度，在档案管理实践中实现有章可循、有法可依。与此同时，事业单位要健全档案管理人员的岗位责任制度。主管领导承担总责，而各级分管领导应制定专职人员做好部门档案搜集、归档的工作，单位档案部门应定期检查验收、总结评比，开展集中统一的管理。除了要制定制度外，事业单位也要重视档案管理制度落实情况，根据具体的档案管理规范制定内部考核细则，将档案管理纳入部门、责任人员考核范围，让档案工作实现具体化，真正融入事业单位管理各个环节，满足信息时代对事业单位管理的要求，向着制度化、科学化和规范化方向发展。

（三）改革传统档案管理模式

随着信息技术发展及普遍应用，事业单位档案管理工作也必须根据技术发展，对现有管理模式进行改善，实现由传统手工档案管理向着信息化档案管理模式发展，实现档案信息资源的共享，以便更高效、更快捷地为单位决策提供数据参考，为单位内员工提供档案服务。而要想实现管理模式的改革，一方面事业单位要加大对档案管理基础设施的投入，尤其是要建立档案管理平台，通过档案系统平台实现档案资源共享、管理及利用。在档案管理平台构建中，事业单位要逐步提升其应用深度，采取条形码等方式，提高档案归档与借阅效率。另一方面，事业单位要做好档案的信息化资源转化或开发。事业单位要根据工作重点，分析单位档案内容特点、需求特点、借阅方式特点，编制适合单位改革与发展的档案电子资料，实现被动式档案服务向主动式的转变。

（四）提高档案管理人员专业素养

事业单位管理工作的优化创新离不开高素质的专业管理人员，只有充分发挥档案专业管理人才优势，才能让事业单位档案管理更具活力和动力，实现有效持久的发展。首先，加速事业单位档案管理人员的业务拓展和知识更新。事业单位要根据档案管理工作发展需要对内部管理人员进行档案理论及业务基础培训，同时在培训基础上加强对档案管理人员信息技术、办公自动化、数字档案管理等现代化档案及相关管理知识的培养，丰富管理人员的知识结构以适应管理体制改革对其综合素质的要求。其次，重视加强档案专兼职人才队伍建设。在事业单位管理实践中，一方面管理者要积极推进档案管理专职队伍的建设，提升管理的稳定性。管理者应该积极引入档案管理专业人才，让其承担档案管理的主要工作，提升档案管理专业水平。另一方面，管理者应该根据档案管理工作的变化，适时、适量挑选兼职人员对档案管理队伍进行补充，适当减轻专职档案管理人员工作压力，实现档案管理人员的合理利用。