新形势下我国档案事务服务中心的发展策略

吴放 张建华 郭玉书

（辽宁科技学院档案馆 本溪 117004）

新形势下我国档案事务服务中心的发展策略

吴放 张建华 郭玉书

（辽宁科技学院档案馆 本溪 117004）

通过调查档案事务服务中心现阶段研究所取得的成果、目前的状况及现有的问题，并结合国家的方针政策探讨了档案事务服务中心发展中所遇到的挑战和机遇，并结合国家政策倾向做出合理预测，提出几点具体的档案事务服务中心发展策略。

档案 事务服务中心 档案中介

一、我国档案事务服务中心的运作方式

我国档案事务服务中心的管理体制，是由档案行政管理机关进行直接的行政指导。因此，档案事务服务中心在我国的发展受到档案行政管理部门诸多方面的限制。通过分析档案事务服务中心与档案行政管理部门的关系，可将我国档案事务服务中心的运行机制分为三大类来说。

第一种是重叠型，即档案事务服务中心成为档案行政管理部门的职能部门，这种档案事务服务中心与档案行政管理部门是一套班子、两块牌子。这种档案事务服务中心属于行政化运作方式，是依靠档案行政管理部门的权利来实现日常运作，把服务与管理挂钩，通过强制性手段保障档案事务服务中心的业务开展。虽然就初期效果来说，确实扶持了档案事务服务中心的发展，但很明显存在着一些弊端，如公私混乱，公职人员变相收费等，会损害档案行政管理部门的形象，不利于档案事务服务中心的长期发展。

第二种是紧密型，就是档案事务服务中心的负责人是档案局或档案馆的干部兼职，但是属于档案行政管理部门的下级企业，从业人员大多为退休的档案专业人员和社会人员，这类型的档案事务服务中心基于档案行政管理部门密切相关，又具备相对的独立性，是当今档案行业市场化中的主流形式。这是一种介于重叠与松散两者间的运作方式，既依靠权力又贴近市场，这是政府职能转变的必然产物，这种经营方式在一定时期内有一定的合理性，但从长远来看，这仅仅是一种过渡手段。

第三种是松散型，就是档案事务服务中心与档案行政管理部门除了业务上的指导与监督外，没有直接的领导与被领导关系。这种类型的档案事务服务中心是独立的法人，自主经营自负盈亏，虽然比较少见，但是数量还是有所增加。松散型的档案事务服务中心基本上都是采取依据市场规则，自主经营自负盈亏的经营方式。这种方式更符合市场经济的要求，也更容易让社会接受和认同，会成为今后的主流趋势。

当前，我国发展较好的档案事务服务中心以公共性档案事务服务中心为主，这类机构官办色彩较浓，这是现行管理体制下档案事务服务中心发展的一个特点。可以说，在当前档案事务服务中心发展环境比较艰难的环境下，这种管理体制使部分档案事务服务中心在档案行政管理部门的帮助下有了一定的进步。因而，对档案事务服务中心现行运用的行政管理体制还是拥有一定的积极意义。

二、提高档案事务服务中心的自身建设

1.转变行业观念，增强服务和竞争意识。每一个行业的自身发展不仅仅靠外部建设推动，更需要主观思维的转变，这样主客观相结合，建立完备的行业体系，形成符合当今形势的行业规范、行业道德、评估标准及监督机制，全面推动行业发展。档案事务服务中心要转变旧观念，摆脱依靠行政机关的官本主义思想，把自己定位为服务者，树立为社会服务的思想，要为社会提供优质的服务来获得经济效益，要讲究服务的质量、水平、方法及售后。这些思想观念的转变是档案事务服务中心建立高效运营团队的前提。档案事务服务中心必须明确自己的核心经营理念，只有在正确观念的指导下，档案事务服务中心才能获得真正的独立，成为市场经济下有竞争力的个体。

2.强化经营意识，建立良好的运营机制。档案事务服务中心发展的最终方向要走商业化道路。因而，档案事务服务中心应改变其现有的依靠行政机关的经营模式，建立属于其自己的现代化企业经营模式，要有营销意识，要贴近市场，根据市场的变化来决定自身定位。还要有竞争意识，不断提高自身的技术水平以满足市场的需要，要了解同行业的不同单位的实力，来保证自身的优势，适应市场经济的需求。市场需求既是档案事务服务中心的发展方向，还是其发展的外在推动力。因此档案事务服务中心应自觉遵循市场经济的需求，进行运行机制的变革，从技术、服务、人才、效率等多方面入手，全方位提升自己的核心竞争力，为社会主义市场经济下的档案行业注入全新的活力。

除此之外，档案事务服务中心还应该尽力提高民众的档案意识，社会对档案事务服务中心普遍认知度不高，除了社会本身的档案意识不高之外，档案事务服务中心自我宣传力度不够也是重要原因之一。这就需要档案事务服务中心走出传统的依靠档案行政机关的分配式经营，学会运用各种现代化的宣传手段进行自我营销。在信息化时代的当今，网络成为重要的宣传途径，档案事务服务中心应该通过建立自身的门户网站进行宣传和承接业务。网站要流程简单，功能齐全，加载迅速，内容要全面而且要定期更新，以满足用于对信息的需求，跟上市场潮流。

3.加强队伍素质建设，提供高质量服务。要想建立一支竞争力强的档案事务服务队伍，离不开高素质的人才。对现有从业人员进行专业培训，提升从业人员和销售人员的专业水平；还要制定严格的从业人员选拔标准，筛选出高素质、高水平的工作人员，提升团队总体的技术水平；除了对人才素质的提升，还要提高相应的待遇水平，以鼓励从业者的工作积极性，留住有能力的人才；高质量的服务不仅需要高水平的人才，还需要档案事务服务中心本身要具备端正的服务态度，要定期进行行业法规培训，使从业人员具备超高的职业道德水准。这样以上几方面的结合是档案事务服务中心的工作人员在思想上、行为上均保持高水平，推动了档案行业整体的进步。

4.规范收费标准。档案事务服务中心属于商业性质的机构，它以盈利为目的，追求更高的利润。因此档案事务服务中心在为用户提供服务时收取费用则是必然的。国内有一部分学者认为我国的档案事务服务中心也应该像国外一样，在提供服务时不收取费用，是公益性的组织，但是我国的档案事务服务中心并非是国外理论的直接实践，而是符合市场规律的商业性机构，是利用自身的资源为社会提供服务；是一种交易关系，符合市场的规律。档案事务服务中心是我国档案行业中重要的组成部分，不同于其他社会中介机构，它同样也是文化产业中的重要组成部分，提供的是文化方面的服务。所以，要制定科学合理的收费标准，不能盲目追求利益漫天要价，也不能只看其社会效益而忽略其经济效益。在这就需要档案部门和工商部门联合制定相关的收费标准，以防止档案事务服务中心的社会效益和经济效益失衡。

三、外部环境建设

1.职能分割，提供适合的环境。档案事务服务中心一直与档案行政管理机关有着不可分割的关联，有些档案事务服务中心直接就是档案行政管理部门的分支机构。虽然档案行政管理机关作为档案行业的管理者，对档案行业有管理和监督的权利，档案事务服务中心也有接受档案行政管理机关监督、指导的义务。但我们更应该看到的是档案事务服务中心从其本质来讲本是独立的法人，与政府部门之间的关系应该是相互独立又相互依存的关系。

档案事务服务中心是独立的法人组织，是政府机关和社会之间重要纽带，也是我国档案行业体系中不可缺少的组成部分，它的出现弥补了档案行政管理机关在多方面的不足。所以档案事务服务中心不应该是档案行政部门的依靠者，也不能成为其附庸机构。档案行政管理机关应充分发挥其行政职能，在宏观上对档案事务服务中心进行业务监督、业务指导。要联合其他相关部门，制定合适的市场规则、保证档案事务服务中心在良好的市场环境中生存发展。同时也应该积极接收档案事务服务中心反馈回来的信息，为档案行政管理机构下一步的发展提供新的思路。档案行政管理机构只有看清楚这样的关系，才能做出符合当今形势的决定，才能更好地履行各自的职能，要积极理清与档案事务服务中心的关系，该放手的放手，该紧抓的紧抓，营造公平的竞争环境，进而促进整个档案大行业的完善与进步。

2.加强法制化建设。与其他的服务中介类机构相比，我国关于档案事务服务中心相关的法律和法规体系建设缓慢。档案事务服务中心不同于其他社会组织如婚介所、房产中心等，其服务对象和内容具有特殊性。档案事务服务中心参与到用户的档案管理过程中，涉及服务需求者的档案实体安全及信息安全问题，如果监管不力，可能会出现泄密等损害服务需求者利益的事情。因此更需要对档案事务服务中心加大监管力度，进一步严格规范其行为，虽然近年来，国家各地也逐步认识到这一现状，积极进行管理探索，但总体来说，档案事务服务中心的法律监管并不十分明确，法律体系也不完善，尤其是地方的法律法规更是匮乏。这就导致了档案事务服务中心工作开展困难，管理混乱。因此，在这种时候更应该尽快出台相应的法律制度，加强法制体系建设，使档案事务服务中心尽快摆脱混乱的局面，在公平的环境中竞争，在竞争中求发展。

四、档案事务服务中心的发展方向

1.建立现代化企业制度。档案事务服务中心的类型多样，经营模式多元化。但在将来占主要地位的应该是以现代化企业制度为经营模式的档案事务服务中心。理由如下。

（1）档案事务服务中心的发展趋势是市场化。这是由自主经营、自负盈亏的独立法人机构本质决定的。档案事务服务中心众多特性中很重要一点就是市场化。其经营需要遵循市场经济多种规律。按照经济学的划分标准来看，档案事务服务中心属于第三产业，但是我国目前很多档案事务服务中心仍和档案行政管理机关有着千丝万缕的关系，很多档案事务服务中心成为档案行政管理机构创收的一种手段。但随着行政机构职能的进一步转变，档案事务服务中心将逐渐成为独立的市场经济主体。因此，档案事务服务行业最终将成为完全市场化的行业。

（2）相对于其他类型的经营模式，公司化经营模式具备更强大的竞争力。公司是以营利为目的，从事生产、经营活动的社会组织。公司是市场经营的主要模式，是市场经济下的产物，符合市场经济的运行规则。档案事务服务中心如果采用现代化公司经营模式，既可以自然而然地摆脱档案行政管理部门的过分指导，又可以向社会融资获得更多的生产经营资本。现代化企业所有权和经营权相分离的特点，有利于聘请专门人才做管理者，真正实现提高管理水平，摆脱了个人的经营色彩，管理的稳定性、持续性得以提高，因此公司化的档案事务服务中心具备更强的市场竞争力，是档案事务服务中心未来经营模式发展方向的最佳选择。

2.拓展档案事务服务中心的服务领域。

档案事务服务中心要更进一步发展，除却做好传统的业务，为社会提供便利外还要扩展服务领域。本文对将来有可能发展的领域做了简单的推测。

（1）社区档案。社区档案是指将居委会在社区建设中产生的大量文件材料，如党政、服务、教育等工作活动中产生的有保存价值的材料进行整理归档保存。目前，我国关于社区档案的管理存在不少问题，如制度混乱，经费缺乏，领导重视程度低等。但社区档案是国家档案的一部分，也是珍贵的历史遗产。因此，档案事务服务中心可以介入这一方面，和社区商谈，负责日常整理和保管工作，这样既可以为社区减少开支，解决经费问题，保存了珍贵的社区档案，同时也能是档案事务服务中心开拓了一个新的经营领域，增加了自身的收益。

（2）中小企业档案服务。由于我国中小企业一般规模较小，机构设置较简单，人员不足等因素，没有专门的档案管理机构，甚至很多单位档案工作根本没有开始。这并不是因为他们不产生档案，反而在日常工作中，中小企业会产生大量的档案，这些档案除了有历史价值，很大一部分也具备现实作用，可以在企业经营中提供查考利用的作用。大量无序的堆积不利于发挥档案的作用，我国档案行政管理部门受国家规定的限制，编制有限，人员不多，没用能力去处理这么多的历史遗留的档案。这正好需要档案事务服务中心来解决这一问题，但是就我国国情来看，近乎没有档案事务服务中心注意到中小企业这一领域，他们大多把目光放在事业单位和大型企业，这就使中小企业成为盲区。档案事务服务中心不应该等待档案行政管理部门安排进行工作，要主动接触客户，积极帮助中小企业处理档案工作，利用自己的高端技术帮助中小企业建立自己的档案管理机制，这样既得到了经济利益，当中小企业发展为大企业的时候，又获得了新的大客户。所以，总结起来就是档案事务服务中心要发挥自身优势介入中小企业的档案管理，既获得了经济效益又拓宽了服务市场。

（3）私人档案。伴随着社会的进步，私人档案越发受到个人和社会组织的重视。可是由于私人档案所有者的条件限制，其管理情况并不乐观。档案事务服务中心可以在具体档案管理上提供相应的帮助，保护私人档案实体及内容的安全。档案事务服务中心的保密性和安全性，也有利于消除档案所有者的顾虑。档案事务服务中心可以提供以下服务：A、提供评估服务。鉴定私人档案的价值，鉴别档案的保存与销毁。B、提供技术上的服务。档案事务服务中心利用其技术为私人档案提供信息化和档案的原件修复服务。C、提供保存场所，减轻私人档案受到的损害。

（4）为文化产业服务。当今大力发展文化产业，党中央的各项会议均有提及，档案事务服务中心要抓住机遇，发展新的服务手段，找寻新市场。档案具有历史性和社会性的特征，有传播文化功能，是人类文化遗产的重要部分。档案事务服务中心可以为文化产业提供史料，并且相关文件明确规定档案行业可以参与文化产业建设。档案事务服务中心除了普通的档案修复外还可以联合相关部门提供档案展览，为电视台提供素材，制作精彩的节目，既揭秘了真实的历史，又可以间接宣传档案行业，提高了档案行业在市场经济体制下的核心竞争力。

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★本文为辽宁省档案科技项目，项目号：L－2016-R-19

★作者吴放为辽宁科技学院档案馆馆员，本科学历，主要研究方向为档案服务与利用；张建华为辽宁科技学院档案馆馆长，硕士，主要研究方向为档案数字化管理；郭玉书为辽宁科技学院档案馆馆员，硕士研究生，主要研究方向为档案数字化管理。

The Development Strategy on the Service Center of Archives in Present Situation

Wu Fang, Zhang Jianhua, Guo Yushu

(Archives of Liaoning Institute of Science and Technology, Benxi 117004, China)

By investigating the current achievements, conditions and problems of archives service center at present in combination with national policies and regulations, the paper explores the challenges and opportunities, makes reasonable prediction, and puts forward some specific suggestions on development strategy of the center.

archives; service center of archives; intermediary service of archives

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.06.07

G279.27

A

2016-12-05