“南大之星”档案管理系统中的数据导入功能应用分析

马国胜 王文慧

（西北农林科技大学档案馆 杨凌 712100）

“南大之星”档案管理系统中的数据导入功能应用分析

马国胜 王文慧

（西北农林科技大学档案馆 杨凌 712100）

“南大之星”档案管理系统是我国许多高校档案管理中应用的软件，软件的数据导入是一项应用范围广泛、非常实用、可显著提高工作效率和质量的功能。论文就数据导入功能的应用做了详细论述，此项功能的应用可显著提升档案信息著录的工作效率和质量，并有效减轻工作量，提高档案管理工作的现代化水平。

档案管理 数据导入 应用分析 信息著录

“南大之星”档案管理系统是南京中坦科技有限公司与南京大学档案馆、南京大学计算机科学与技术系合作研发的电子档案管理软件[1]29。“南大之星”档案管理系统是目前国内较为先进和成熟的档案管理软件，已经成为许多行业应用的电子档案管理软件[2]41，其高校版是应用于高校档案信息化建设和管理中比较理想的软件[3]206。高校版“南大之星”档案管理软件在我国高校的应用较多，如：华东师范大学、中国人民大学、西安交通大学、西北农林科技大学等[4]35。但是高校档案工作者对此软件的应用认识仍有欠缺，软件的许多功能仍待应用开发。笔者通过调研发现许多档案工作者对此软件功能的应用仍显陌生，使得数据导入功能没有得到充分的开发和应用。

高校版“南大之星”档案管理软件的数据导入功能是基于Excel电子表格的信息数据，功能的应用实践就以某校研究生学位档案信息的著录为例进行探讨。

1.制作档案表格并完成信息的填写。Excel版档案表要依据各门类档案信息的要求制作，制作成Excel版是因为“南大之星”档案管理软件对于数据导入要求是Excel软件版本的。就以某校研究生学位档案信息的录入为例，首先，我们要制作Excel版本的研究生学位档案案卷目录的电子表格，表格中包含的信息有：序号、案卷名称、责任者、起止时间、保管期限、备注等。其中，“案卷名称”中的信息内容和格式应为“学院+届次+专业+学生姓名+学位层次+学位档案”，“责任者”是本卷研究生学位档案形成的学院（系），起止时间是本卷研究生学位档案对应的研究生从入学到毕业的时间点，“保管期限”一般是永久，“备注栏”用于对特殊情况的说明。Excel电子表格的标准格式由学校档案馆设计制作好，交由各学院研究生秘书按照该学院研究生学位档案的实际情况，完成电子表格的填写工作，再将填写好的Excel版电子表格交回学校档案馆。

2.档案信息的检查和完善。教学档案管理人员将接到的Excel版电子表格进行检查，检查内容主要有两项，其一是检查该电子表格的格式是否正确，其二是检查该电子表格中信息内容的完整性和准确性。其一格式中常见的问题是案卷名称的错误，未严格按照案卷名称的填写格式要求做，其格式要求为：“学院+届次+专业+学生姓名+学位层次+学位档案”，有些案卷名称的填写将格式中的次序做错，虽然案卷名称的信息内容是完整的，却未严格按照格式的次序填写信息，这会导致录入“南大之星”档案管理系统中的信息混乱，发现此问题后应该予以纠正。格式中另一常见问题是“起止时间”栏的填写，常将起止时间中间用于分割的符合“-”误填为“—”，不注意看就不会发现此问题，虽然是小问题，但“南大之星”档案管理系统中对于起止时间信息仅识别符合“-”，并不识别“—”，因此，发现此问题应予以修正。其二是检查该电子表格中的信息内容的完整性和准确性，主要依据研究生学位档案实体进行逐一检查，发现问题及时予以修改完善。“南大之星”档案管理系统对于导入数据的Excel版电子表格要求较高，这样才能保证所导入的档案信息被“南大之星”档案管理系统正确识别，并保证档案信息的准确性和完整性。

3.档案信息数据的导入。修改完善好的Excel版电子表格的档案信息就可以导入“南大之星”档案管理系统了。以用户名和密码方式进入“南大之星”档案管理系统，在“档案信息管理”界面点击进入“系统设置”界面，在此界面点击进入“导入数据”功能中，目前，该功能仅支持Excel格式和DBF数据库格式的文件。在数据导入功能页面点击“浏览”，选择打开需要导入的Excel版档案信息的电子表格，之后点击“导入数据”按键，待数据初步导入系统完成后，就在“导入预览数据”表格中可以看到导入的信息，此时可查看导入的信息是否正确。随后在“导入数据字段对应设置”表格中进行原始信息数据和著录信息数据的字段匹配工作，点击“导入预览数据”表格中首行的F1、F2、F3……等数据模块，在“导入数据字段对应设置”表格中“源字段名”中就会相应产生出F1、F2、F3……等信息，此时就可点击“目的字段名”下的空白按键位置，会相应出现系统中的目的字段名，这是选择按键，在其中选择出该档案表中对应的正确的著录字段，点击该字段名称，就将该字段名和源字段名匹配成功，如将“导入预览数据”表格中首行F1的源字段名的“案卷名称”与“导入数据字段对应设置”表格中目的字段名的“正题名”相匹配，以此类推，就可以将初步导入的档案信息数据表的所有源字段名和目的字段名完成匹配。完成此项工作后就要对初步导入数据进行最终导入工作，即导入该门类档案管理员的账号中。此时点击下方的“导入数据”按键，就会出现下个界面“导入数据归属账号”，选择该门类档案管理员的账号，点击“开始导入”按键，档案表信息数据最终导入完成后就会出现提示信息：“数据被导入成功，导入数据编号为***”，点击确定，就完成了此档案信息数据向“南大之星”档案管理系统的导入工作。

4.导入信息数据的修改完善。档案信息数据导入后还需对其进行修改完善。首先，以用户名和密码方式进入“南大之星”档案管理系统，在“档案信息管理”界面就可看到红色显示的文字“导入数据”，点击打开，就显示出“导入数据编号***”，选择需要修改的导入数据就可打开该数据的档案表。在“档案文件信息管理”界面就可进行数据修改，对于本次导入的信息数据的共性问题可进行批量数据修改。以我校研究生学位档案信息导入修改为例，一般需要修改和完善的项目是“一级目录”、“二级目录”、“全宗号”、“实体分类号”、“归档单位”、“主题词”、和“输入员”等信息，采用批量修改的方法。在“档案文件信息管理”界面中，点击档案表下方的“全选”按键，之后点击其下的“数据整理”模块，就会显示出“数据整理”的选项，选择“移动文件到其他类目”模块下的“更改类目”，在“一级类目”和“二级类目”中填入相应的类目代码，我们在“一级类目”中填入“JX12”，“二级类目”选择空白，即完成了对于“一级类目”和“二级类目”的批量修改。随后点击其下的“辅助组卷”，就会显示出辅助组卷的选项，在“批量数据修改”模块下，选择“修改项目”选择框中的相应选项，如“全宗号”、“实体分类号”、“归档单位”、“主题词”和“输入员”等，在其后的“修改为”填写框中填入相应正确的内容，如我们将“全宗号”、“实体分类号”、“归档单位”、“主题词”和“输入员”分别填写为“8”、“2014-JX12-1”、“研究生院”、“研究生学位”、“张三”等，这样就完成了对导入数据的批量修改和完善工作。

5.移动信息数据至相应的档案表。修改完善好的导入数据只是暂存于“南大之星”档案管理系统的“档案信息管理”的暂存单元，要将其移动至相应正确的档案门类中，才能最终完成该档案信息表的导入著录工作。以用户名和密码方式进入“南大之星”档案管理系统，打开导入的信息数据表，点击“全选”按键，即表明将此档案信息表全部移动至对应的档案门类的类目中。之后点击其下的“数据整理”模块，就会显示出“数据整理”的选项，选择“复制文件到其他档案表”模块下的“移动到档案”，点击其下的空白选择框，就会显示出各年份的各门类档案，点击选择对应的门类档案名称，之后分别点选“保持原有类目不变”和“对当前类目下所有文件”两个选项，再次点击“移动”按键，就将之前导入的档案信息数据表移动到对应的正确的门类档案表中了。

此项功能可广泛应用于“南大之星”档案管理系统中各门类档案信息的著录工作中。也可先制作成Excel版的相关档案信息表，便于脱机修正Excel版档案信息表中的错误，以修改完善档案表的著录信息，再进行相关档案表信息的在线导入，从而完成相关档案表信息的著录工作。

[1]闫丽侠.使用“南大之星”软件著录归档文件的实践[J].长春师范学院学报（自然科学版），2012，31（9）.

[2]李华.运用“泰坦”软件著录文书档案的实践[J].兰台内外，2010（2）.

[3]杨伟龙.“南大之星”软件运用于档案管理的问题及对策[J].韶关学院学报，2011，32（7）.

[4]唐江玲.两种典型的高校档案管理软件比较研究[J].办公自动化（综合版），2014（4）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.06.05

西北农林科技大学基本科研业务费——人文社科项目（2014RWYB28）。★作者马国胜，硕士，西北农林科技大学助理研究员，研究方向为档案利用。

G275.3

A

2016-11-15