“数字记忆”视角下的明清档案管理研究——以第一历史档案馆为例

乔娜

（上海大学，上海 200444）

1 数字记忆与历史档案的结合

“数字记忆”是社会记忆的一种形式，是后者利用计算机技术、多媒体技术，经过编码、储存和重新提取信息形成的电子文件，目的是永久保存历史档案。使用数字记忆加工后的历史档案，可以真实的记录民族发展节点、还原朝代本貌，用数字化方式呈现久远的历史事实。明清档案在数字时代产生的是以电子文件为主要载体的数字记忆，通过构建、维护和传承历史记忆可以反映该历史时期的本质。这是档案界锐意进取、结合时代发展不断吸收新事物，运用网络数字技术，把历史档案与数字记忆工作做得鲜活起来的典型案例。

2015年10月24到25日，在中国人民大学举行数字记忆国际论坛暨第六届中国电子文件管理论坛，本次会议指出：开放式、跨领域合作将成为数字记忆建设的基本路径。记忆的功能是联系时间节点，首先居不可无“网”的时代促生了数字记忆的出现，人们贮存信息的载体正在从现实向虚拟空间迁移。其次，数字记忆的出现也是记忆管理的要求。社会的进步使人类生活丰富，相对应产生大量记忆，人类仅靠头脑记忆或笔记容易遗忘或记忆不全。档案馆如何参与数字记忆工程，如何研究数字记忆，档案工作者角色在数字记忆实践与研究中如何定位等，均需要档案人积极应对，数字记忆为我们从专业的角度拓展研究空间和实践领域提供了机遇。

2 一史馆明清档案数字资源建设情况

明清档案数字化的主要内容有二，一是将前后跨越550年之久，毁损情况严重，形制繁多，文种涉及100多个，内容包含政治、经济、军事、社会发展的纸质明清档案加工成为数字化电子档案；二是将档案检索编目全部实现数字化，该馆需要建立收纳全宗目录数据库，保证该库能够进行关系词检索。

2006年10月，中国第一历史档案馆（以下简称一史馆）等单位集中承担传统纸质档案数字化工作，开始对档案数字化的流程、技术规则、成果保护等方面着手探索。早在1973年，一史馆先后购置了缩微、照相、复制、电脑等成套设备，运用缩微技术手段对明清纸质档案进行保护与利用，培养了一批专业技术人员，形成了一整规范的工作流水。至2005年该馆共计拍摄缩微品（母片）10000余盘，完成了馆藏档案中满、汉、蒙等多种语言的100余万件档案的缩微拍摄计划。明清档案的主体是纸质档案，有形制复杂，容易破损等缺点，以缩微品代替原件利用，可以保护档案原件的安全。90年代之后，一史馆顺应当时技术要求，采用“模转数”即先缩微后数字化的方式对档案进行保护与利用。近些年随着光盘、硬盘、磁盘阵列等多种载体的相继出现且数字技术形成规模之后，一史馆及时调整加工措施，“数转模”技术大规模应用，即与“模转数”相反——纸质档案首先通过数字技术加工成电子文件，再对这些电子文件档案通过转化为缩微品。2001年一史馆网络中心正式成立，开始了规模浩大的明清档案数字化工程，截至2015年2月，一史馆已完成文件级馆藏目录近1000万条。

3 明清档案数字化记忆的价值

文化遗产档案保存的目的在于利用，将明清档案录入数据库和编制目录是为了更好地利用电子化的明清档案。第一，明清档案数字化对于学者的学术意义。明清档案记录了明清两朝中央政府及部分区域性政府的内政外交，蕴藏丰富历史文化信息。若学者可以利用一史馆丰富的数据库进行索引，大大拓宽明清史的研究领域，编纂更多的专题史料和其他延续性小说。第二，明清档案数字化对全民族的文化意义。明清档案数字化将“死档案”的变成“思想源泉”，加深民众对明清档案的理解，了解当时的风土民情、政治风貌和文化内涵，加深民族认同感，努力提升其在中华文化影响力。第三，明清档案电子化对于现实生活的指导意义。明清档案可以成为国家政治的辅佐素材，可以对国家工作大局方面发挥历史文献作用。可以成为地方与行业文化建设的特色元素，如故宫、天坛、颐和园等地标性建筑。

4 一史馆明清档案的数字化难点及改进意见

在明清档案数字化进程中出现了三个难点。第一，如何保证原件安全，“安全第一、质量至上、保障效率”为数字化图像加工的基本原则。由于明清档案原件文物价值珍贵，且残损状况严重，而档案从出库、加工到入库，经手人员多，容易出现安全防护隐患。第二，如何破解数据长期安全备份的难题，同时又不影响数据利用优势的充分发挥，这是包括明清档案在内的一系列数字化档案公同要面临的问题。第三，如何做好减少资源重复建设且保证现有明清档案数字化数据库整合工作，由于缺乏组织机构的规范化管理，复杂的机构间重复建设了很多数据库，造成了人财物的损失，并且在一定程度上，明清档案数据库的共享存在隔阂。随着数字时代逐渐渗透到生活，未来会有越来越多的数字化文献资源产生，针对以上三个问题，提出三个解决方案。第一，制定规范化的作业流水，保证人员接受正规培训，减少档案的破坏程度，保证档案原件的安全；并且严格按照文物古籍修复办法，扩大修损场地。第二，与时俱进，在长期探索中寻找更为安全的数据备份载体，多测试技术参考数据，关注国内外这方面的技术进步。第三，设立统一管理的分管机构，制定科学的加工归法，建立有效的沟通机制，并且加强北京与台湾的数据库联系，减少数据库重复建设，推动明清档案的资源整合。

如果能较好地解决以上问题，那么明清档案数字化工作才算圆满完成。使深深蕴含于大量的关于明清的数字化信息当中文化，在大数据、云计算等信息科技飞速发展的时代，用数字记忆的形式，发挥其构建良好的数字记忆生态的新力量。

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