加强社区档案管理工作质量的有效方法

高 红

（大庆市让胡路区西宾社区工作站，黑龙江大庆 163000）

社区档案管理工作涉及社区工作的方方面面，目前社区档案管理主要涉及社区老龄档案，人口与计划生育，卫生，文化，以及社区服务管理，社会保障等方面。

1 社区档案管理工作的基本情况

1.1 社区档案管理制度情况

为了提高社区档案管理工作质量，目前社区已经基本建立起社区档案管理工作制度体系，形成了归档、保管、借阅等制度，为了提社区档案管理工作水平，有的社区还明确了岗位责任制度，并且根据档案工作流程制定了针对各专业的管理制度。但是，当前社区档案管理工作的制度仍不健全，有些社区档案管理工作还缺乏必要的档案销毁制度与换届交接工作制度。还有的部分社区的档案管理工作意识相对薄弱，在制度执行方面不严格，未能形成正确档案管理工作机制，相关制度与地方法规和国家规章制度对接不足，没能通过有效的制度措施保障档案管理工作必要的资金与设备，因此没能实现社区档案管理工作的高效运转。

1.2 社区档案管理硬件情况

目前基层社区的档案理硬件设备不足，现拥有独立社区档案管理工作用房的社区较少，现有的档案管理设备主要以铁皮柜为主，社区档案室的防盗设施不足，仅有部分社区档案室配备灭火设备，社区档案室普遍缺少监控设备。而且在信息化的大背景下，社区档案的电子化水平不足，大部分社区的档案管理停留在纸制档案管理阶段，档案管理工作的信息化水平不足，不能实现对档案标准化管理，因此制约了档案信息化建设水平。应当看到社区档案管理硬件水平正在逐步的提高当中，但是信息化程度仍不高，还需要进一步加快社区档案的信息化水平。

1.3 社区档案管理人员情况

目前社区拥有专职档案管理人员的较少，不少社区只拥有兼职档案管理人员，而且社区档案管理人员的兼职流动性较大，档案管理人员通常不固定。而且当前基层社区的档案管理人员只经过基本的纸制档案管理操作培训，还没能有效加强对基层档案管理人员的信息化培训和法制培训工作，因此使得现有档案管理人员不能熟练的操作计算机系统，现有的档案管理人员的法制观念不足，没能充分的认识档案管理工作的重要性。还有的社区档案管理人员对档案管理工作的重视程度不足，不能形成完善的档案管理工作绩效体系，导致基层档案管理人员的主动性不足，影响档案管理工作有效性，没能促进档案管理人员快速发展。

1.4 社区档案管理体系情况

目前社区已经建立起基本的档案管理体系，形成了上级业务部门指导，街道垂直管理与社区领导监督落实的具体档案管理机制，但是现有的档案管理机制的运行效率不足，存在着业务部门对社区档案管理工作干涉过多，社区档案管理不能按照部门规定立卷，以及档案不能统一管理等问题。加上当前社区档案管理工作经费不足，影响设备有效更新，不利于促进档案管理工作的快速发展，阻碍档案管理工作的质量提升。

2 社区档案管理工作有效方法

2.1 严格档案管理工作标准

只有加强档案管理工作的规范建设工作，形成完善的档案管理工作标准化体系，才能解决档案管理工作中的实际问题，实现档案部门与行政部门的协调沟通，全面加强档案管理规范性建设。首先，取得上级业务部门的支持，形成完善的档案报送机制，注重提高档案管理工作的协调性。其次，根据档案管理工作的实际需求，修订社区档案管理工作机制，形成完善的社区档案管理工作制度体系，加强对具体档案业务流程的修订工作，明确社区综治、老龄、社区保障、医疗服务等具体档案的业务规范。第三，全面加强对社区档案管理工作的调研，做好相关工作经验的总结，树立档案管理工作的典型，加强相关宣传推荐工作，促进档案管理工作的提升，解决档案管理工作制度方面的不足。

2.2 做好档案管理人员培训

只有加强对现有档案管理人员的培训工作，全面提高档案管理工作人员的能力水平，才能解决好社区档案管理工作中的实际问题和困难，提高社区档案管理工作有效性。首先，加强社区档案管理领导小组的建设工作，形成由本区行政、民政、社工、街道共同开展的针对基层社区档案管理人员的培训机制，全面强化做好档案管理人中的重点培训工作。其次，形成针对社区的行政管理部门、街道与社区领导构建的三层档案管理与档案人员的监督机制，全面加强对具体档案业务的指导工作。第三，加强档案管理专家与基层档案管理人员的交流沟通，形成完善的定期与专题培训机制，加强对档案管理人员的全面培训教育。第四，形成社区档案管理人员的群的建设，运用自媒体空间加强阶段工作布置，形成具体业务流程指导机制，积极在业务群进行专业探讨。

2.3 加强相关支持保障工作

只有加强相关保障工作，全面强化硬件配置，形成全面的齐抓共管的局面，才能解决好基层档案管理中的问题。首先，应当进一步关心基层社区档案管理工作建设，不断加强基层档案管理需要的人员经费、库房装具建设。首先，社区档案管理工作涉及到民政、卫生、计生与文明、综治等项目，应当加强相关部门的辅助，从专业角度给予社区档案管理必要指导。其次，实现社区档案资源的融合，有效加强综合型社区档案管理工作，注重开发针对社区的信息化档案管理办公系统，全面加强电子档案的收集工作。第三，由街道加强社区的档案管理的硬件配置，注重以标准化的方式解决社区档案管理办公用房等实际需求，着力满足基层档案管理的硬件条件，不断提高档案管理工作水平。

2.4 加强责任制度有效落实

社区档案事关社会民生，对社区居民的利益有重要影响，是做好社会事务的重要手段，应当层层落实社区档案管理责任制，督促基层人员做好具体工作。首先，明确社区领导的责任，加强社区领导对基层档案的监督工作，明确档案管理工作领导的具体分工，强化履行好监督责任。其次，形成良好的档案管理工作氛围，注重加强档案管理工作的宣传建设，注重加强相关法规的宣传工作。第三，注重加强对档案管理人员业务考核，有效测评档案管理人员素质，不断督促其提高业务水平。

结论：做好基层社区档案管理工作，应当形成有效的档案管理工作机制，全面加强对具体业务档案的精细化管理，并且发挥出档案管理人员的监督作用，在必要软硬件配置的基础上，全面提高档案管理水平。

[1]老姜.社区、社区档案与社会和谐[J].上海档案.2007(11)

[2]巨红星.社区档案管理应对现实之探索[J].广东档案. 2011(02)