新建地方本科院校档案收集工作存在的问题及对策——以河池学院为例

陈祯

（河池学院 宜州 546300）

新建地方本科院校档案收集工作存在的问题及对策
——以河池学院为例

陈祯

（河池学院 宜州 546300）

针对新建地方本科院校存在档案意识淡薄；档案部门缺少创新思维，档案人员责任心不强；规章制度落后、督促检查机制不健全；电子档案载体档案收集不齐等档案收集工作中存在的问题，提出应加强宣传、提高档案意识；明确责任意识、强调创新精神；完善规章制度、建立督促检查机制；加强电子档案收集的措施。

档案 收集 新建 本科院校

新建地方本科院校是在原有专科学校的基础上，通过独立升格或者合并办学，由教育部批准组建的普通地方本科院校。笔者所在的河池学院就是2003年在原河池师范高等专科学校与原宜山民族师范学校的基础上合并办学的一所新建地方本科院校。相较与老牌的高校，新建地方本科院校在档案收集工作方面存在更多的问题，主要表现在以下方面。

1.档案意识淡薄，收集工作困难重重。

（1）收集的档案没能做到齐全、完整。在实际工作中，经常有的业务部门兼职档案员甚至个别领导，由于归档意识不强，档案法制观念淡薄，在文件归档时，“留一手”或者“没用的归档，要用的不归档”。有些人为了个人利用方便，将重要的文件特别是一些上级的批复文件锁在自己的抽屉内，或者以这些文件需要保密为由，不肯移交到档案馆（室）保存。还有些学校文件是由二级部门制作校内行文的附件，学校秘书部门制作文件的正文部分，这些文件在移交到档案部门时往往只有正文部分，缺少文件的附件。

（2）收集的档案没有进行规范化整理。有些学校领导及兼职档案员由于档案意识淡薄，对档案部门的工作职责不了解，错误地认为归档文件的整理是档案部门的事，因而进行文件归档时，既不整理，又不区分归档范围，把一包一捆的零散文件往档案馆（室）一放，严重影响了档案馆（室）档案收集工作。

（3）收集工作不能按时完成，收集档案没能达到归档质量要求。各部门的兼职档案员大多以工作忙，档案工作可以拖一拖、等一等为由，一再推迟档案移交的时间，档案按时移交归档的文件变成一纸空文。有些部门的兼职档案员，当部门使用的彩色打印机损坏时也不及时维修，向档案部门移交大量“黑头”文件打印件，有些文件打印件甚至没有盖印章，这些不符合档案收集要求的材料往往也向档案馆（室）移交。

2.档案部门缺少创新思维，档案人员责任心不强。原来我校综合档案室大多是每年年初下发收集文件材料的通知到各二级部门，被动地坐等各部门及个人按归档通知移交档案材料，交多少就收多少，交什么就收什么，这样做必定不能保证档案收集工作顺利进行。如河池学院在两校合并办学、院系重组、机构调整等过程中，出现了一些撤销机构档案，等第二年才开始收集档案材料，这些档案很有可能被相关人员带走或者遗留在某个角落，甚至被当成废品出卖，这将造成不可挽回的损失。

3.规章制度落后，督促检查机制不健全。在实际工作中虽然我校也根据档案法律法规制定了相应的档案管理办法及档案归档范围和保管期表、部门立卷归档制度等档案收集的相关规章制度但是这些规章制度大多是沿用原来专科学校甚至是中专时期制定的规章制度，不能适应本科院校这一新形式对档案工作的新要求；要么相关领导没有对档案工作给予足够的重视，没有制定相应的奖励处罚措施，导致制度执行力低下，以至各部门未能配合做好档案收集工作[1]。

4.重视纸质档案的收集，电子文件等其他载体档案收集不规范。原专科学校综合档案室最初使用的档案管理软件是广西壮族自治区档案局开发的GD2000单机版，只能进行纸质档案数据录入，不能有效地进行电子文件的管理，不能将电子文件进行批量挂接。而且我校使用的办公自动化系统不能与综合档案室使用的档案管理软件兼容，不能顺利地完成将电子文件批量挂接到档案管理系统。原专科学校在收集到的电子文件存在没有保留必要的背景信息和元数据信息，不能确保电子档案的真实、完整和有效。收集的电子文件没有刻录在档案级别的光盘上，没过多久电子光盘根本无法读取。

针对上述种种问题，新建地方本科院校综合档案室应采取种种措施，做好档案收集工作。

1.加强宣传，提高档案意识。新建地方本科院校综合档案室应充分利用各种手段，如校园广播、校园网、宣传板报、校报，对全校师生做好档案宣传工作，要积极宣传国家有关档案工作的法律法规及相关政策，使大家充分认识到将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为已有，拒交档案机构是一种违法行为，违法人所应当承担的法律责任。只有提高了各类人员的档案意识，特别是学校领导、二级单位分管档案工作的分管领导，具体负责单位兼职档案员的档案意识，才能保证档案收集工作的顺利进行。其次，深度挖掘室藏资源，配合我校中心工作，为领导决策提供档案信息支持，引起学校领导对档案工作的重视。例如，2011年底河池学院档案室围绕迎接本科教学工作合格评估这一学校中心工作时，档案室提供大量真实、完整的档案资料作为评估所需的各类支撑材料，为学校顺利通知评估发挥重要的作用。学校的人员也通过评估认识到档案收集的重要性，特别是学校领导也高度重视档案工作，学校领导重视档案工作是做好档案收集工作的前提条件。再次，档案室可以利用校史馆、举办各种档案展览、如老照片展、学校办学成就展、校庆专题展等，积极宣传档案价值和档案的重要作用，使越来越多的人走进档案，了解档案，提高档案意识。

2.明确责任意识，强调创新精神。《高等学校管理办法》第十六条规定，“学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。”文件材料的归档工作，主要是学校文秘和业务部门的任务，档案部门负有指导与监督的职责。只有真正做到了兼职档案人员为主，专职档案人员指导监督，学校各部门的文件材料归档工作才能落到实处[2]。河池学院综合档案室根据本校的实际情况，要求从学校档案室到二级归档单位、二级单位分管档案工作领导、具体的兼职档案员层层签订归档任务书，明确相关单位及具体人员的归档职责。

在我们进行档案收集时不能一成不变的按照常规的定期集中收集的方法进行文件收集工作，如我们可以创新思维，采用超前导入收集的方法，河池学院档案室对某些文件材料归档前发生归档责任者变更前，超前导入纳入接替人管理并按归档时间归档，避免档案收集工作的脱节，造成档案材料的遗失或归档不合要求。

3.完善规章制度，建立督促检查机制。没有规矩不成方圆，制度是规范个人与组织行为的各种约束和规则，起着规范约束人们行为的作用。河池学院综合档案室积极完善归档工作的相关制度：（1）按部门制定《河池学院档案归档范围及保管期限表》；（2）成立和及时调整各部门分管档案工作领导及兼职档案员；（3）规定归档工作相关的程序和归档办法；（4）规定归档文件的质量要求；（5）规定归档工作的时间。

对档案工作进行督促和检查，是做好高校档案收集工作的重要保证。（1）运用经济和行政手段，严把档案收集关。河池学院档案室与人事处共同制定出有关制度，在进行职称评定、年度考核、绩效工资考核、表彰先进时，必须认同档案部门出具的科研论文、论著等证明材料。也就是说单位和个人发布把科研、奖励等档案材料归档移交给综合档案室后，才参加职称考评、评比先进活动。另外，调出人员在办理调出手续时，必须经过档案室审核，确认已经将应归档的文件材料移交并在调出单上加盖档案部门公章后，学校人事处才能办理正式调出手续。（2）建立良性的激励机制。河池学院综合档案室建立档案收集工作的考核和奖惩制度，进一步明确校直各单位和档案专兼职档案员在档案收集工作中的职责和任务，把文件材料归档工作和各部门及个人的业绩挂钩，根据各部门及有关人员的归档情况的考核内容、分等级进行量化考核。同时学校应积极开展档案执法工作检查，评比和表彰活动，以此作为促进高校档案收集工作的有效措施。河池学院综合档案室制定了档案工作检查评分标准表，包含领导重视档案工作并形成制度、归档文件、案卷质量要求及安全保密和移交手续等评比项目，每个项目下设有详细的评分细则，每年12月定为学院的档案检查评比表彰月，将评比结果以文件形式下发，并对优秀的单位及个人给表彰。通过评比表彰活动，河池学院档案收集工作取得了很大进步。

4.注重电子文件等特殊载体的收集工作。河池学院档案室积极争取学校领导的支持，完善档案信息管理系统，购买了广西区档案局开发的GD20005.0版的档案管理软件，使其能够与学校的教学、科研、办公系统很好地衔接。档案室在进行电子文件的收集时必须确保电子档案的真实、完整、有效。收集档案必须保存电子文件的背景信息和元数据。收集的电子文件一定要刻录在档案级别的光盘上，保证电子文件的可读性。

[1]刘子侠.高校收集工作存在的问题与对策探究[J].黑龙江档案，2015（6）.

[2]赵宪珍.怎样做好高校档案收集工作[J].兰台世界，2015（8）.

★作者陈祯为河池学院馆员，研究方向为档案管理。

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2016-09-05