如何高效利用OA系统提高机关档案管理

齐睿嘉

（辽宁教育研究院 沈阳 110034）

如何高效利用OA系统提高机关档案管理

齐睿嘉

（辽宁教育研究院 沈阳 110034）

随着OA（办公自动化）系统的常态化，机关单位的档案管理工作中也逐渐引入办公自动化系统的概念，其主要是通过数字、网络、信息技术的结合应用服务于档案管理工作，本论文正是基于此，对就如何在机关单位的档案管理过程中更高效的利用OA系统服务展开分析，具体从计算机系统的开发运用，档案人员的工作素养，档案自动化管理的质保建设这三个方面展开论述，希望本论文的研究能为OA系统在机关档案管理工作中的运用提供一些参考。

高效利用 OA系统 机关档案 管理

伴随着计算机技术的不断更新，各类办公系统也随之不断的发展，随之而来的是工作模式也产生了翻天覆地的变化。计算机办公系统所产生的高效节能、方便快捷的优势使得过去人力堆积的办公模式得以改变，这种情况下所发展而来的OA（办公自动化）系统又成为档案管理在计算机中得以应用的直接表现，进一步推动了档案管理数字化的发展，这对于档案工作的影响是深远的，特别是对机关档案工作人员来说，OA系统的开发大大优化了他们的工作模式。面对如此便捷快速的管理模式，如何更好的把机关档案管理工作纳入到可持续化的数字化管理范畴中去，如何把机关档案管理工作提高到一个新的水平，使管理工作变得更加高效实用，是本论文研究的主要目的。在通过资料研究与实际工作体会的基础上，本论文将首先通过机关档案管理工作与OA系统相对关系的论述，结合工作中的实际应用，再从计算机系统的开发运用、档案人员的工作素养、档案自动化管理的质保建设这三个方面就如何高效运用OA系统为机关档案管理工作进行优质服务展开研究，以实现机关档案管理工作办公效率的提升。

一、O A系统对机关档案管理的影响

机关档案是指由文字、图表、声像等形式形成的各种执行代议机关制定的法律和决定，管理国家内政、外交、军事等方面的行政事务文件。办公自动化（Of f i ce Aut om at i on,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，提高工作效率，增加协同办公能力，实现决策效能的提高。

如今，机关档案的种类也变得多样化，单一的文件档案管理逐渐转化为今天的文件、声像、实物形态、照片等形式的结合，所需的人力、物力、财力和空间都越来越不利于传统档案管理的可持续发展。而OA系统的使用则大大提高了档案管理的工作效率。首先，计算机系统可以对音频和视频文件进行编辑、剪接、重组和改造，通过编辑系统可以完全恢复部分损坏的文件；使用多媒体存储文件可以方便后续文件调查使用；二是可以保证原始文件的完整性；三是OA系统的使用使得文件之间的连接、记录、信息更紧密的合作，再一步一步走向统一管理步骤的方式，这对质量保证要求越来越高的档案管理体系将呈现标准化的自动化办公档案管理系统。

二、高效利用O A系统的措施分析

1.档案管理OA系统的开发运用。机关档案对于机关单位的政务工作具有极大的历史意义，而所形成的档案管理也是日趋重要，如何更好的把档案管理与OA系统结合起来，要做好以几下方面。

（1）需要机关单位领导对档案管理有所重视。提高领导和工作人员对档案管理自动化办公意识，将机关档案的办公自动化与社会发展的趋势相协调，通过相关的现代化管理水平的培训，来改变领导的知识结构，并让他们逐渐认识到自动化的办公系统能对机关档案管理工作带来极大的好处，既减轻人力工作强度，也节省机关档案管理开支成本，机关领导和档案工作人员的重视能为OA系统的开发引入与高效运用提供坚实的基础。

（2）OA系统对档案管理的技术服务需要很好的切入点。机关档案在立卷、信息收集与归档、数字化档案的维护及查阅都可以在OA系统上实现，因此在OA系统档案归档保存时，要对档案信息的著录进行规范、标引、分类及排列，实现档案信息的有序化。另外，将属性相同的信息进行分类，能及时解决因为政务信息资源量大、不集中、难查询带来的困难，这些都是OA系统所具有的档案管理功能。现如今OA系统种类繁多，功能各异，需要选择适合机关档案管理的系统，这样才能在日后的工作中体现实用和高效。同时，需要机关档案工作人员很好的掌握系统，充分利用OA系统所具有的潜在功能，为档案归档和档案调阅的规范性提供数据支持。

（3）机关档案的管理制度要符合自动化办公特点。制定规范的档案管理工作流程，可以为工作的展开提供很多方便。比如，规范档案管理流程标准，可以实现档案前期处理、电子文档格式以及归档流程的标准化。同时在档案信息管理系统的设计过程中，要对技术参数、技术标准进行规范化设置，要考虑到系统的兼容性、实用性以及便捷性，对数据的安全标准、接口标准以及非同一类型的数据实施转化等等。只有对整个系统进行标准化处理，才能使其被高效利用，降低档案过程中错误发生的几率。

2.提高档案人员的工作素养。机关档案管理虽引入了OA系统，但这个系统的具体执行，还需要人力的支持，档案管理人员依然不可或缺，要想更好地发挥OA系统在机关档案管理工作中的作用，就必须提高机关档案管理工作人员的个人素养，这是实现档案管理与办公自动化更好融合的重要前提。机关档案的特殊性，使得管理人员要具有坚定的政治立场，对档案内容的保密工作熟记于心，同时需要纯熟的档案管理知识与熟练的计算机操作技能。对OA系统的各种功能操作熟练，且能在恰当的时候发现OA系统中可能存在的问题，并有提出改进的方法，这些对促进OA系统在机关档案管理处理过程中的融合大有好处。在工作中，需要档案人员不断努力学习，更新自已的知识结构，与时俱进，为实现档案管理事业的发展发挥出自已应有的作用。随着计算机网络技术的快速发展，网络安全至关重要，电脑病毒的泛滥，黑客入侵技术的不断更新，这些都会对要案信息管理构成威胁，这就要求广大档案管理人员必须熟练掌握信息安全技术，努力提高自已的综合素质，这样才能确保OA系统在机关档案管理工作中正常高运转。

对于档案管理工作人员个人素养的提升来适应OA系统的需求，可以从以下几个途径展开：一是建立健全考核制度，提高档案管理人员的积极性。通过评估系统，文件管理可以客观、真实、实时的评估，这是提高档案管理水平的重要措施，个人修养的提升将极大地促进办公自动化系统功能的高效利用。二是加强档案管理人员办公自动化培训与指导，对机关单位进行各种业务培训、交流沟通等工作，进一步拓宽档案管理人员的视野，提高办公档案管理人员办公自动化的专业素质。

3.档案自动归档的质保建设。档案管理过程中的质保建设是为了迎合OA系统的提升需求，计算机操作平台下的系统在流程上相对快捷但容易出现质量上的疏忽。比如，在机关档案归档的过程中，档案内容的清晰度与完整度是必须检查考核的一方面，这个过程需要相应的归档人和校核人，以确保档案内容在OA系统运行的准确性，为后续的档案调阅提供质量保障。这些质保建设需要相应的规范，这种建设的目的是为了规范档案管理的工作流程，使工作更加高效规范，而不至于无序。同时，为了确保OA系统在机关档案管理过程中的高效使用，需要为系统设置内外网隔离与防火墙，数据备份与安全审计等，以确保OA系统中的机关档案安全。同时对机关档案管理中的政务信息保存归档、分类整理以及著录标引等相关工作纳入OA系统质保建设的指导性、规范性文件中，建立集中统一管理的制度，减少信息的重复、交叉，减少档案信息的不准确、不完整和不一致现象，以确保档案在OA系统中的清晰明了。

机关档案的信息来源广、覆盖范围大，OA系统所依据的计算机工作平台能很好的缩减机关档案管理工作中的人力物力，对促进机关政务信息的有效整合大有裨益。OA系统功能众多，要想更好的使其服务于机关档案管理工作，还需要机关领导对OA系统的重视，需要相应的制度与规范建设，在档案管理工作人员的个人素养要求也应对比传统的档案管理要高，计算机技术是关键点，同时机关档案的特殊性，使得质保建设不能被忽视，只有全面的统筹管理才能使OA系统高效的服务于机关档案的管理工作。

[1]高伟.浅析机关档案管理在信息网络环境下的发展[J].速读旬刊, 2014（10）.

[2]芦蕾.浅谈机关单位档案网络化管理[J].黑龙江史志,2014（7）.

[3]左鑫芫.浅谈提高机关档案管理人员素质的策略[J].管理学家：学术版,2014（2）.

[4]梁玉莲.信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择[J].办公室业务,2012（5）.

[5]杨洋.浅析新时期机关档案管理的发展趋势[J].黑龙江史志, 2015（5）.

★作者齐睿嘉为辽宁教育研究院办公室副主任，档案系列馆员。

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2016-09-28