地方本科高校转型发展背景下档案管理工作的开展——以长沙C高校为例

杨万欢

（长沙学院 长沙 410003）

地方本科高校转型发展背景下档案管理工作的开展
——以长沙C高校为例

杨万欢

（长沙学院 长沙 410003）

在国家积极推进地方本科高校转型发展的大背景下，以试点高校——长沙C高校为例进行了研究。总结转型发展对档案管理工作的新要求，分析当前高校档案管理工作与这些新要求不相适应的方面，探讨新时期地方本科高校档案管理工作的开展思路，以期进一步完善和拓展地方高校档案管理工作。

档案管理 地方本科高校 转型发展

党的十八大报告提出要推动高等教育内涵式发展，十八届三中全会提出要深化教育领域综合改革，深化产教融合、校企合作，培养高素质劳动者和技能型人才。针对党中央、国务院的决策部署，教育部、国家发展改革委、财政部联合发布《关于引导部分地方普通本科高校向应用型转变的指导意见》（教发[2015]7号），我国高教领域的重大改革正逐步推进——引导一批普通本科高校向应用技术型高校转型。目前，我国本科高校中绝大多数主要由省级政府管理，中央部门与地方共建的高校一般也以地方管理为主，属于地方高校。本文以长沙C高校为例，该校也是典型的地方本科高校，属于转型发展的试点对象。

一、地方本科高校转型发展对档案管理工作的新要求

长沙C高校作为省内转型发展的试点地方本科高校，应当主动适应湖南省，特别是长沙市的经济发展新常态，主动融入产业转型升级和创新驱动发展，向服务地方经济社会发展、产教融合、校企合作、培养应用型技术技能人才、增强学生就业创业能力转型，学校的各项工作应有利于全面提高学校服务区域经济社会发展和创新驱动发展的能力。就档案工作而言，应当根据新的发展背景，牢记“创新、协调、绿色、开放、共享”的理念，深刻理解新时期转型发展对高校档案管理工作的新要求，不断开拓创新，延展高校档案管理工作的功能与内涵，围绕服务理念从“被动”转变为“主动”、加大档案利用及开放共享力度、提高信息化档案管理水平、加强档案管理人才专业化培训、校企合作共建档案管理体系、为教学科研创新活动提供平台等新要求开展档案管理工作，进一步加强存续学校发展历史、宣传学校发展目标和办学理念、提供领导各项决策参考，变中求新、变中求进，围绕学校转型发展的中心工作提供优质的服务，努力推动高校档案工作创新发展。

二、高校档案管理工作的现状及存在的问题

面对新形势、新要求，掣肘档案管理工作发展的短板也日显突出。在明确地方本科高校转型发展对档案管理工作的新要求之后，应进一步了解目前高校档案管理工作的现状及存在的问题，并有针对性地提出改进方法，才能更好地使档案工作与学校转型发展实现对接。高校档案部门是永久保存本校档案的机构，在信息化及“互联网+”等国家重大战略推出后，档案部门作为综合性信息管理与服务机构的地位已逐步明确，当前也存在以下几方面的问题。

1.社会对高校档案工作认知度低。大众对档案部门的作用及功能还停留在以前的认识中，对此类工作认知有偏差，很多高校的档案部门被定性为高校内部教辅机构之一，在高校相关活动中常处于被动配合的地位。

2.高校档案管理工作信息化水平低，档案部门专业人才缺乏。当前以互联网技术为代表的信息技术高速发展，但我国档案管理信息化水平还较低，硬件和软件投入较少，档案管理网络化发展步伐小，既懂档案管理又懂信息技术的专业人才缺乏，接受系统化的档案管理培训较少，存在档案利用率不高、利用过程中信息不对称现象。

3.高校缺乏具有约束性的档案管理制度，档案服务水平还不高。各高校对于档案管理都制订了相关的制度，但对其他部门的约束力较弱，不同部门之间沟通与联系有限，使得档案信息收集难度大，同时也容易造成一些档案的损坏与丢失，档案服务的规范化和档案文化及制度建设还有待进一步加强，档案管理安全意识亦亟待增强。

4.依托企业及外单位开展高校档案管理的力度较小，使得高校档案管理的圈子只局限于校内，不能有效地利用相关企业资源来充实自身信息资源不足及信息化程度不高的现状，档案开放程度还比较低，档案利用形式较为单调，缺少针对大众的个性化服务。

5.档案资料范围有待进一步扩大，逐步增加高校重要教学和科研等创新活动的材料，拓宽档案信息采集范围，加强档案目录建设及公开。目前大部分高校的档案管理工作很少参与到学校各种创新活动中去，暂时无法全面地为学校服务区域经济社会发展和创新驱动发展等活动提供证明材料，在学校转型发展过程中无法准确定位。

上述问题造成了目前高校档案管理工作无法完全满足地方本科高校转型发展的要求，亟待改进与拓展。

三、新时期高校档案管理工作的开展思路

地方本科高校转型发展对档案管理工作产生了新要求，显现了新问题，按目前高校档案工作方法和思路不能完全满足高校转型发展的要求，高校档案部门应当与时俱进，积极开拓，探索新时期高校档案管理工作的开展思路，将高校档案管理工作提高到一个新水平，主动融入学校转型发展中心工作中去，服务学校大局。

1.转变服务理念，提高大众档案意识。档案服务方式改“被动”为“主动”，加强档案部门管理工作人员与各类档案需求者交流，了解不同类型档案利用者的具体需求，及时解答其困惑；在总结出大部分档案利用者的情况后，及时通过互联网发布不涉密的档案目录信息，“主动”地为他们潜在需求服务，而不是等他们来到档案室才“被动”地开展档案查询工作，有效地提高不同档案资源的利用率，在“面对面”服务基础上，增加网络实现档案服务的新方法；另外，通过定期开展专题档案研讨会或展览，展示档案管理工作的实质及对大众日常生活的影响，使普通大众全面了解高校档案资源，有效提高大家对档案工作的重视程度。

2.开发新的高校档案信息资源，提高档案利用率。为学校转型发展提供支撑档案材料，根据转型发展的主要任务，在现有高校档案资源的基础上，逐步开发和完善相关资源，为教学科研创新活动提供平台，为服务区域经济社会发展和创新驱动发展提供佐证材料，为广大群众提供个性化和多样化的档案服务；适当扩大档案资源采集范围，比如建立教师科研和教学工作、产教融合和校企合作实训实习基地建设、双师双能型教师培训、应用型技术技能型人才培养、产学研成果转化、学生就业创业能力培养等方面的档案资源，做好档案目录建设、编研及公开工作，并在转变服务理念的基础上，尽可能主动地为大众服务，提高各类档案利用率，有效地发挥档案的潜在价值。

3.大力提高高校档案管理信息化水平，采用“互联网+档案管理”的工作模式。进一步完善现有的档案管理信息化系统，增加其网络终端的查询功能，及时对档案进行信息化采集，运用数据软件及信息采集工具，完善收集平台，初步实现高校内部档案资源在线建档。将现有档案通过扫描等手段实现数字化，充分利用手机、平板和PC机等新媒体终端，通过多媒体的形式整合和传播档案信息，有效地实现档案资源开放和共享，符合“绿色、开放、共享”的发展理念。设立网上查询入口，可极大地提高档案管理工作的服务效率，有效地拓展档案服务的时间和空间，创建“互联网+档案管理”的工作模式，逐步实现存储数字化、管理自动化、利用网络化。

4.提高网络信息安全意识，完善高校档案管理制度。进一步完善现有档案管理制度，提高管理水平，明确不同部门对于学校档案工作的责任，提高制度对相关部门的约束力，有效地规范各类档案信息的记录、收集、处理、整理等环节，减少出现档案损坏和丢失的现象，使得本校档案集中管理，每一个步骤都有相关条例护航，同时要注重加强高校档案文化建设，成为学校形象宣传渠道之一；在新媒体兴起和“互联网+档案管理”工作模式下，要注重网络安全意识的提高，通过制定专门数字档案资源管理办法及保密工作条例，明确档案管理工作人员责任，按时进行资源的备份，同时加强对计算机病毒和黑客攻击的防范，实现全天24小时的安全监控，提高档案信息化管理水平，做到人防、物防和技防相结合。

5.加强档案管理人才专业化培训，注重其综合素质的提升。高校要重视档案管理人员的专业化培训，组织专题学习，同时创造条件和鼓励他们积极参加各种进修并与其他同行交流心得，鼓励档案从业人员开展档案管理方面的科学研究。在日常工作过程中，加大教育培训力度，做好档案管理工作者的继续教育和岗位培训工作，尤其是“互联网+档案管理”工作模式下互联网使用技术、数据库建设等技能的定期进修，提升从业者的计算机应用能力，拓展相关知识结构，培养工作人员的职业素质和思想道德，全面提升其综合素质，将档案管理知识与信息互联网技术知识应用结合起来；同时为具备信息技术应用能力的档案管理人才提供职称晋升、福利分配等激励机制，使他们安心在高校档案管理岗位为学校的发展服务。

6.尝试“产教融合、校企合作”，共建高校档案管理体系。根据地方本科高校转型发展的指导思想，在产教融合和校企合作模式下，高校档案工作部门可尝试联合相关企业和科研单位，建立和完善高校档案管理体系，可以进一步汲取先进档案管理理念，将企业的信息与高校信息完全融合，促进双方档案资源的共享和开放；联合相关企业，积极承担与档案管理相关课程的理论教学任务，成为公共事业管理等专业的教学实习实训基地，直接助推学校应用型技术技能型人才培养；通过与企业的深入合作，档案管理体系也将随着高校转型的深化而逐步完善，为大众服务的水平也将进一步提高。

综上所述，高校档案记载了学校发展的历程，档案管理是学校管理工作的重要一环。随着地方本科高校转型发展的推进和深化，高校相关工作对档案管理提出的新要求，档案管理工作的思路应围绕这些要求来开展，克服现有工作的不足。为此，需要广大高校档案管理工作者不断开拓进取，完善自我，以满足学校改革发展和师生档案意识增强后对档案工作的新期待为目标，努力满足社会各方面对档案信息的需求利用，将新时期的高校档案管理工作推上新台阶。

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湖南省级教学改革研究项目（2014年524号）、长沙市科技计划项目（ZD 1601068）。

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2016-09-30