民生档案服务平台建设的现实依据

曹培培

（上海大学图书情报档案系 上海 200444）

民生档案服务平台建设的现实依据

曹培培

（上海大学图书情报档案系 上海 200444）

在民生档案服务不断完善的过程中，依然存在各种各样的服务供给问题。面对日益频繁的民生档案服务需求，部分地区的档案部门试图建立民生档案社会化服务平台，尽量弥补在民生档案供给与需求方面的差距与不协调现象。文章探讨了我国目前民生档案服务问题，分析了民众需求的紧迫性，意在为民生档案社会化服务平台的建设提供现实依据。

民生档案 档案服务 问题 需求

随着民生意识的不断提升，关乎人民切身利益的民生档案问题也日益进入档案界的视野。2007年，国家档案局顺势而动，从全社会日益瞩目的民生角度出发，颁发了《关于加强民生档案工作的意见》，表明了档案部门重视民生的态度。随后，各档案部门依据档案局的建议，积极开展各项民生档案工作的建设。同以往的档案管理工作相比，我国档案部门的工作人员在民生档案问题上，不管在意识形态还是具体实践方面，都迈出了坚定的步伐。在民生档案服务意识提升的背后，可以看到，我国大部分地区档案部门从人员配备、技术更新到方方面面具体的民生档案管理和服务细节，都在大步跟随知识信息时代的步伐。当然，在部门建设的同时，公众对民生档案的利用需求也在与日俱增，人们在办理众多切身事宜（例如养老保险、住房公积金、房屋产权等）时，都需要出示证明自己各种材料真实可靠的民生档案，民生档案之于社会被人查阅利用的意义也逐渐凸显。但是，在民生档案服务供给与需求双双增长的背后，可以看到，民生档案服务仍存在各种各样尚未解决的问题，与民众不断增长的利用需求之间也仍存在众多急需解决的矛盾。部分经济发达城市（如上海）直面二者矛盾的现实，借助自身的经济、技术资源，搭乘数字化、网络化和智慧化的城市列车，积极推进民生档案服务平台的建设。

一、我国民生档案服务存在的问题分析

我国民生档案服务工作起步较晚，在建设初期，民生档案服务工作主要集中在整合资源、建立数据库、提供实地实体档案查询方面，虽然较之从前已有很大进步，但我国当前民生档案服务中仍存在很多急需解决的问题。

1.民生档案资源分布分散造成利用不便。自2007年《意见》颁布以来，各档案部门加大了对民生档案的收集力度。但由于2007年以前档案部门对民生档案的认识程度不够，加上民生档案内容涉及面广，使得民生档案长期分散于各个涉民部门，而且有些早期的档案还归在文书档案之中，历史遗留问题导致民生档案管理严重混乱。虽然综合档案馆近几年进行了一系列民生档案接收进馆的收集工作，但由于有些部门出于工作便利和利益考虑，拒绝将单位保管的相关民生档案移交进馆。而且，就目前档案馆条件而言，基本都面临着或多或少的胀库问题，如果再将种类丰富的民生档案全数纳入档案馆，那对档案馆容纳体积将又是一个极大的挑战。如此种种，都为民生档案资源整合带来了重重困难。

通过近几年民生档案资源的整合实践，虽然有了些许成效，但民生档案资源分散依旧是一个尚未解决的难题。针对民生档案资源保管地点问题，有部门对全国61个档案馆进行了走访调查。调查结果显示，50%以上的专门民生档案资源都由具体专门涉民单位负责，尤其是关系民众婚姻、住房、健康、养老等几个重大问题的民生档案。举例来看，超过三分之二的档案馆将住房城乡建设档案（房屋拆迁档案、房产档案、廉租房档案）安排给专管部门住房城乡建设单位留存使用；超过二分之一的档案馆认为，人力资源社会保障部门在工伤鉴定方面更专业，所以未考虑将这类档案接收进馆；同样，有55%的档案馆将农村五保供养档案保管在民政部门；47%的档案馆表示，城乡居民健康档案保管在卫生部门[1]97。

因此，就目前总体民生档案资源分布情况来看，我国民生档案仍主要处于分散保存状态，而且这种状态很难得到彻底性解决，这势必会导致档案馆在提供民生档案服务时可供查找的民生档案有限，给公众利用民生档案资源带来极大的不便。现实生活中，实地实体档案“查不到、查得不详细、多部门折腾”一直是公众抱怨的主要问题。

2.民生档案信息化建设不平衡且相对孤立。在信息化推进的时代，不少档案馆充分利用现代化信息技术手段，建立专门的数据库。但就现状来看，民生档案信息化建设开展过程中存在着建设不平衡和管理相对独立的问题。

首先，民生档案信息化建设不平衡。限于各地经济发展水平和政府意识政策的影响，我国民生档案信息化建设在地区和被信息化的种类方面存在很大的差别。从地区来看，我国民生档案资源信息化建设在市区档案部门开展得较好，在一些乡镇、社区和街道办事处等基层单位进行得速度较为缓慢。从民生档案信息化类别来看，目前仅对利用频繁的婚姻、社会保障等民生档案实现了绝大部分的数字化。在61个被调查档案馆中，有63%的基层档案馆已经建成民生档案专题数据库，13%的基层档案馆正在建设之中，还有24%的基层档案馆没有建立民生档案专题数据库。其中，约有49%的档案馆建立了婚姻登记档案专题数据库，28%的档案馆建立了知青档案专题数据库，20%的档案馆建立了公证档案专题数据库。其中，婚姻登记档案作为最为重要的数字化对象，57%的档案馆表示已对该类档案进行了数字化[1]98。但也有一部分档案馆由于认知能力、财力和人力方面的限制，对民生档案数字化工作的展开提出了质疑，使得民生档案数字化建设的广泛铺设受到了一定程度的限制。

其次，民生档案信息化建设相对孤立。虽然部分档案行政管理部门积极推进档案信息化建设，引进信息化技术和相关标准，但在各部门实施过程中最大的问题是，各单位所依托的技术单位不同，导致信息化中关键的几项要素，比如数据格式、数据库软硬件标准等，都不同程度地体现着各部门自身的需要和技术服务公司的独特性。虽然彰显个性是这个时代的特点，但是，在民生档案信息化进程中，这样的“独特性”必定会造成档案资源系统的相互孤立，无法实现民生档案信息资源的共享。各档案部门孤立的信息化建设使得民生档案数字化横向拓展受到了一定程度的限制，在自身档案馆民生档案资源收藏有限的情况下，如何加强与其他档案部门的合作与共享成为一个关键问题。

3.民生档案服务手段较为单一。就目前民生档案服务提供手段来看，上到档案馆、档案室，下到民生档案社区事务受理服务中心，大部分档案部门都是沿用传统的档案实体实地的窗口化服务方式，通过简单原始的人工服务窗口，为有需要的民众提供档案服务。当然，根据部门和所需服务范围的大小，窗口数量各异。但就全国城市规模和经济水平来讲，大城市还是屈指可数的，大多数都是二、三线城市，在这些地区，几个窗口便可解决民众档案需求问题，无非工作量大一些，业务繁忙一点，相比于先进技术投入，他们认为档案实体实地服务更切合实际。调查显示，超过85%的档案馆提供档案复印服务和馆内查阅服务，63%的档案馆提供了馆内参考咨询服务，36%的档案馆可以提供电子邮件服务，29%的档案馆提供了网络服务。可见，在基层档案馆中，传统的档案实体实地服务仍然是民生档案利用服务的最主要方式[1]98。但这种服务手段给利用者及档案工作者都带来很多问题：一方面民生档案服务窗口单一，一般都设在档案馆内，在靠近市民档案查询需要的服务地点，如市民中心、房地产交易中心没有服务网点，给公众利用带来很大不便，而没有提供方便的初步查询网点，公众需要在不同的机构之间来往奔波。另一方面，查询民生档案都需要集中到档案馆来，窗口办理排队时间长，利用者意见大，查询效率不高，同时也给服务窗口带来很大压力，档案工作人员的工作强度也很大。

因此，当前民生档案服务中主要采用的窗口服务方式手段过于单一，工作效率不高，给利用者带来很大不便，也使民生档案工作人员承受很大的工作强度和压力。而且这种单一的服务方式也导致在民生档案服务工作中档案工作人员疲于应付公众的查档出证需求，而无力也无法对利用者的类型、身份，对民生档案使用类型、使用频率作出统计分析，从而也无法有针对性地提高民生档案工作服务质量。因此也导致当前民生档案服务工作中因无法了解和掌握公众的需求，民生档案服务工作仍处在被动服务的局面。

二、民众对民生档案的利用情况分析

近年来，我国民主走在日臻完善的道路上。国家和政府从各个方面推出惠民政策，力图为民众提供全方位、无死角的民主保障。民主与法制相伴相生，民主的有力实行需要法律规范的保障。因此，国家要求各部门在提供民生保障（养老保险、医疗保险等）时，需要办理群众出具原始档案作为凭证。那么，曾被政府机关档案淹没的大量民生档案，理所应当地成为了保障人民群众合法利益的重要凭证。近几年，上海市各区县档案馆的档案利用人次都在节节攀升。以崇明县为例，婚姻、计生、农民建房等民生档案的利用率居高不下，这些档案为百姓购房、补证、解决社会保障等问题提供了有力凭证，解决了实际困难[2]30。以浦东区市民中心为例，约有12类以上的事项需要直接查询相关档案材料（还不包括间接提供材料的），以每类事项周平均45例查询为基数，则年查询量约为21600次以上，在房地产交易中心，涉及的房屋登记、交易、抵押等事项也直接或间接地需要查询相关的产证档案，而且这部分的需求非常迫切，查询人数在激增。2014年，浦东新区档案馆馆藏档案利用中，民生档案利用是主体，其中房产档案和婚姻档案两项合计利用占比达53%，社员建房、独生子女、土地档案、知青子女回沪等民生档案利用总量保持稳定，这六大类档案利用占比近85%[3]30。由此可见，满足民生档案利用需求已成为档案部门的重点工作内容。

但是，随着民生档案利用率的攀升，我们发现这样一个事实：民众需求的快速增长并不代表民生档案工作已十分令人满意。相反，民众在需要利用民生档案时，往往会由于实体资源的分散性及服务方式和手段的单一性等问题，需要奔波于办事部门和档案馆之间查询相关档案资料和其他证明。而且，时常会面临档案资料不存在、窗口办理手续烦琐、等待时间过长等各种令人心生郁结的不便现象。因此，民生档案服务中，公众对民生档案的利用需求剧增与民生档案服务资源分散性及手段和方式的滞后性之间的矛盾成为当前民生档案服务急需解决的问题。于是，部分试点城市和单位便采用网络、数字化方式，将民生档案服务平台引入档案管理，摆脱民生档案服务过程中的传统问题，缓解民生档案需求压力。

三、小结

面对民生档案服务供给与需求方面矛盾不断加深的难题，各级档案馆和档案机关如何从满足人民群众日益增长的查档需求出发，以服务为先，民生为要，围绕“贴近百姓、服务民生”，全面推进民生档案利用服务工作。可以预见，民生档案服务平台搭建成功后，随着民生档案内涵外延的不断丰富，广大群众需要的不断更新，民生档案服务平台会不断拓展，不断进化，融入服务民生的大生态系统中，预计整体服务能效能提高20%—30%。平台的建立可分流窗口服务人群，提高群众满意度；可大大缩短服务时间，提高服务效率；提高档案利用的便民性、惠民性，减轻群众办事的来往奔波之苦；扩大档案服务人群；通过建立相关档案被调用使用的信息数据库，为数据分析、提高服务质量提供条件，从而实现档案的智慧服务等成效。总之，随着民生服务平台的建成，民生档案的利用会更加便捷，总使用人数也将会进一步增长，在需求和服务之间形成良性循环。不难预测，民生档案服务平台将会是解决目前民生档案问题的可行性方案。

[1]肖秋会,张欣.基层档案馆民生档案工作：现状、问题与对策研究[J].档案学通讯,2014（2）.

[2]陈美玉.民生档案工作发展之我见[J].上海档案,2013（9）.

[3]丁红勇.2014年上海市浦东新区档案馆档案利用分析[J].中国档案,2015（5）.

★作者曹培培为上海大学图书情报档案系研究生，研究方向为档案资源开发。

Real i st i c Basi s ofLi vel i hood A rchi ves Servi ce Pl at form's Const ruct i on

Cao Pei pei

（Li brary,Inform at i on and A rchi ves D epart m entofShanghaiU ni versi t y,Shanghai200444,Chi na）

In t he process of const ant l y i m provi ng l i vel i hood archi ves servi ce,t here are st i l l al l ki nds of servi ce suppl y probl em s.Faci ng i ncreasi ngl y frequentarchi ves servi ce needs of l i vel i hood archi ves,archi ves depart m ent s of som e areas t ry t o bui l d a l i vel i hood archi ves soci alservi ce pl at form,m aki ng up t he gap bet w een suppl i es and dem ands.The art i cl e di scusses t he currentprobl em s ofl i vel i hood archi ves servi ce and anal yzes t he urgency ofpeopl e's dem ands,ai m i ng t o provi de real i st i c basi s forl i vel i hood archi ves servi ce pl at form's const ruct i on.

l i vel i hood archi ves;archi ves servi ce;probl em s;dem ands

G 270.7

A

2016-09-18