微信：提升高校档案服务的关键助力

张杰

（天津中医药大学 天津 300193）

微信：提升高校档案服务的关键助力

张杰

（天津中医药大学 天津 300193）

微信不仅是信息交流的工具，更是政府、企事业单位业务推广与宣传的利器，高校档案馆要利用微信提升档案服务。文章对微信对高校档案服务的影响进行了分析，探讨了微信在高校档案服务中的应用，设想了高校档案馆利用微信服务的发展方向。

高校档案 微信平台 服务

随着互联网技术的发展及大数据时代的到来，人们不再满足于通过传统的方式来获取所需的信息，QQ、微博、微信等新型信息交流工具应运而生。其中微信自2011年由腾讯公司推出以来，更是因其信息传播形式的多样性、信息传播的及时性、使用简便、功能强大、成本低廉等优点，迅速赢得了使用者的喜爱，成为使用范围涵盖个人、政府机关、企事业单位的广泛信息交流宣传平台。

国家档案局局长李明华讲道：“加快推进信息技术与档案工作的融合进程。当前，在国家‘互联网+’行动计划的推动下，互联网已经成为经济发展的新引擎、民生服务的新方式、信息传播的新渠道。我们要顺应趋势，主动作为。”[1]各级国家档案馆采取各种形式，升级档案服务，有的地区已率先尝试将微信与档案服务结合，创新服务方式，如天津档案馆就建立了微信公众号，通过设立老照片、专题展览、档案服务等菜单，实现介绍馆藏资源、编研成果、宣传档案文化等功能。

相比各级国家档案馆，各高校档案馆并没有很好地将微信应用于档案服务中，笔者通过搜索“档案”公众号关键词，发现全国共有东北师范大学、同济大学、上海交大等16所院校档案馆建立了微信公众号，有的院校微信平台建设得较好，提供的服务较全，如同济大学档案馆在平台设立业务咨询、网上利用、馆藏精粹三个菜单，关注后自动推送馆室地址、对外开放时间、咨询电话并提供微博、网站、档案利用服务系统链接，使利用者对馆室信息有全面的了解，有愉悦的利用体验。有的院校档案馆虽然建立了微信公众号，但存在着菜单设计简单、提供的服务项目少、没有实现实时咨询等问题。

一、微信对高校档案服务的影响

将微信融入档案服务，是广大用户的需求，更是摆在高校档案馆面前的机遇和挑战。微信将全面影响档案服务，这体现在以下几方面。

1.档案服务意识。高校档案馆通过建立微信平台，可以转变过去“重藏轻用”的传统观念，档案的价值在于利用，档案馆为中心的服务模式要被以用户为中心的服务模式所替代，用户需要什么，档案馆就应该提供什么。微信打开了档案馆封闭的大门，开放赋予了档案新生。微信在用户与档案馆之间架设了一座桥梁，使得馆藏信息可以快速准确地传递给用户，档案信息的传播、宣传更为便捷，用户与档案馆对等的关系，让用户感觉非常舒服，这对加深用户对档案的认识，提高自身的档案意识，起到了重要的作用。

高校档案馆要在创新服务方式上下功夫，做好收集、归档、整理、编研、利用等各环工作，以丰富的馆藏档案信息为基础，充分发掘信息资源，通过微信平台及时向所需用户传递。

2.档案服务需求。微信互动式的交流方式，既实现了各高校档案馆之间的交流需求，通过微信可以学习其他院校档案工作好的经验，又可以满足高校档案馆与国家档案机构之间的沟通需求，了解档案机构最新工作动态、法规政策，遇到问题可以及时请教上一级档案机构。高校档案馆、国家档案机构发布的信息可通过建立链接或推送的方式，实现资源的共享，用户可以通过关注的微信平台轻松获取所需信息，权威的信息传递渠道，减少了信息失真情况的发生。

微信的转发功能，使得档案信息的传递变得无比快捷，档案信息可以在短时间内向大范围人群传播，极大地实现了档案信息价值。微信的评论功能，使得高校档案馆可以及时倾听用户在微信上发布的意见，认清自身在利用服务中的优缺点，改进工作方式。

二、微信在高校档案服务中的应用

政府、企事业机构利用微信在自身宣传和业务推广上取得了巨大成功。高校档案馆应借鉴政府、企事业机构的经验，加强微信在档案馆服务中的应用，改变学校档案馆网站浏览量低、信息形式单一、互动性差的现状。

1.查询利用。档案馆微信平台要承担档案查询和利用这两项高校档案服务主要工作，这要求平台、档案网站、数据库实现无缝对接。用户通过微信平台查阅所需档案时，平台可将相关网站链接发送给用户，使用户通过数据库获得翔实的信息资源，档案网站资源是否丰富、更新是否及时，决定了用户档案查询的满意程度，所以不能忽略档案网站的建设。

微信要实现信息推送和服务的功能，高校档案馆要在微信平台的设计上下功夫，科学规划菜单布局，利用微信强大的开发模式，设置符合学校特点的菜单，利用高级接口上传文字、图片、视频等富媒体信息。有条件的学校还可以针对用户需求对微信平台功能进行进一步的开发。

2.文化宣传。每所学校都有独具特色的历史底蕴和文化传承，这在馆藏档案信息中得以充分的展现，要运用微信平台对校史、学校文化进行全方位的展示，使广大师生、校友突破时间、地域的限制，随时随地了解学校的历史、现在、未来[2]。此外，高校档案馆长期采取传统的被动式服务，上至学校领导，下至广大师生对档案认识不足，高校档案馆要加强档案宣传，可通过在微信平台设置专栏的形式向师生普及档案法规政策、档案基础理论、档案利用须知，避免因档案认识不足而对自身就业、职务晋升等重要事项造成不利影响。宣传要达到用户知晓馆藏范围、利用方法的效果。

3.其他服务。高校档案馆应充分发掘微信的功能，提供前所未有的服务，如在线咨询、档案论坛等。用户进入档案馆微信平台后不单单面对枯燥的文字，还要有感兴趣的反映学校标志建筑、重要历史活动的图片及视频资料等。用户通过在线咨询向档案馆提出问题，由平台甄别问题，提供自动回复或人工回复。自动回复针对的是用户提出的一些常见问题，由档案馆编辑预设回复信息，当用户提出相似问题时，系统自动发送预设信息。人工回复则是针对用户的具体询问或自动回复无法解释的问题，工作人员予以解答，档案馆可在工作时间采取自动回复与人工回复相结合的方式，非工作时间自动回复的方式提供咨询服务。电子地图的运用，可以使得初次到档案馆的师生或校外用户方便快捷地找到档案馆位置，缩短用户查询时间[3]。

三、高校档案馆运用微信服务的发展方向

首先，高校档案馆要坚持技术先行，及时学习更新微信功能，自主开发符合学校实际的其他功能。善于学习优秀平台的经验，对比自己学校的平台，认真思考改进的空间，反复摸索，实现技术突破。再次，微信内容要丰富、有深度。围绕档案宣传与档案服务，突出学校特色。要坚持发展的眼光，根据学校的发展、中心工作和材料的积攒，提高平台信息的数量和质量。档案馆只有提供满足用户需要的集文化性、趣味性、知识性、服务性于一身的信息内容时，用户才能持续关注档案馆微信平台。最后，要在功能拓展上下功夫，利用微信平台采纳用户对档案馆发展提出的好建议。争取学校领导支持，加大人力、财力、物力投入，完善平台功能。

微信是互联网及移动通信技术发展的产物，它不仅是信息交流的工具，更是政府、企事业单位业务推广与宣传的利器，高校档案馆要利用微信推送及时、传播范围广、使用成本低廉的特点，推动高校档案服务能力提升。微信技术虽然已经成熟，但还存在用户年龄局限性、网络安全威胁等问题，笔者觉得随着技术的发展，这些问题是可以解决的，微信对服务形式的创新作用现阶段无可替代，高校档案馆要抓住新机遇，依托微信平台，改变过去“坐等用户上门”的工作方式，主动开发开放档案信息资源，提升高校档案的服务能力。

[1]国家档案局局长李明华在全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话ht t p：//s aac.gov.cn/new/2016-01/11/cont ent_126600.ht m.

[2]肖玉，姚明淑.张宝玲.大数据时代高校档案馆微信服务平台构建研究[J].兰台世界，2016（9）.

[3]刘子侠.微信在高校档案利用服务中的应用探析[J].山西档案，2015（5）.

★作者张杰为天津中医药大学档案馆馆员，研究方向为档案管理。

W eChat：a K ey Boost erforA rchi ves Servi ce i n U ni versi t i es

Zhang Ji e

（Ti anj i n U ni versi t y ofTradi t i onalChi nese M edi ci ne,Ti anj i n 300193,Chi na）

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天津市档案局科技项目（2016-R-04）。

G 270.7

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2016-09-08