效益原理在档案整理工作中的指导作用——以档案利用工作为例

马振锟

（南京大学信息管理学院 南京 210023）

效益原理在档案整理工作中的指导作用
——以档案利用工作为例

马振锟

（南京大学信息管理学院 南京 210023）

效益原理在当代档案工作中具有重要的地位。主要在了解现代管理工作的基础上，由效益原理的概念入手，分析效益原理是如何通过档案利用工作发挥其重要作用的。并且介绍了效益评价的具体方法。

效益原理 档案工作 现代管理工作 档案利用工作

在封建社会，文书档案工作不是一种具有社会性质的工作，其作用一直是作为维护统治阶级政权的工具，只单纯为统治阶级而服务，寻常百姓是没有资格参与档案工作也没有资格从档案工作中获取有用的信息。但是随着社会不断地向前发展，现代文书档案已经不再是服务于某一特定阶层和人群的工具，取而代之的是作为一种服务于全社会，服务于广大群众的工具而存在。1985年2月8日，中共中央、国务院批转《关于调整我国档案工作领导体制的请示》的通知中指出：“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。”[1]106由此可见，档案工作在当代社会处于一个非常重要的地位。

我国“十二五”规划实施以来，档案事业取得了长足的发展，究其原因是因为我国档案事业创新思路，转变观念，提出了三大战略来促进档案事业又好又快发展。其中，“服务为先”战略提出：“服务是档案工作的立身之本。要想提高社会的档案意识，必先提高档案部门的服务意识。只有通过服务充分体现档案和档案工作的价值，档案事业才能得到党和政府的进一步重视，才能得到社会各方面的更大支持，才能赢得更加有利的发展环境。”[2]18然而，要想更加合理地服务社会、服务大众，档案工作就避免不了涉及经济问题，如何通过提高服务效率和扩大服务效果实现档案工作发展和服务社会目标就成为了当代社会档案工作一个需要重视的问题。所以，利用效益原理对档案管理工作进行有效直接的指导是非常必要的。

一、档案效益原理的概念

效益是指劳动占用、劳动消耗与获得的劳动成果之间的比较。效益是管理工作中永远不变的重要问题，任何现代管理工作都与效益有着密不可分的关系，现代档案工作也不例外。如果将效益放在档案工作中来看的话，档案工作的效益就是对档案工作的重视与档案部门对社会反馈其满意的档案信息之间的关系[3]27。换句话说，就是档案的有效产出与投入之间的一种比例关系，在对档案工作的投入方面固定不变，档案部门对社会反馈的档案越有效，则效益越高；档案部门对社会反馈的档案有效程度一定，对档案工作方面的投入越少，则效益越高[4]125。

从古至今，无论在任何条件下开展任何工作都是存在投入的，至于产出则需要依据其特定的环境来进行具体的分析。封建社会档案工作是作为维护皇家地位和权利的工具而存在，只要是需要无论投入都少多在所不惜，所以对档案工作的投入与档案工作获得的效果并没有直接的联系，效益也不被重视。建国初期，为了维护社会和国家的稳定，档案工作被视为巩固政权的重要保障，国家对其大力投入，只求效果显著，所以这之中也无法用效益去衡量。随着社会的发展，不能将档案部门只看做享有一定优先权的一个部门，而应把它看做改善国家政治、经济和行政管理工作的一个基本手段，其效果是能为国家削减开支，从而对国家政治、经济等各个领域产生影响。

二、档案工作的投入与效益

档案工作能否有效地开展离不开对其进行的投入，只有对档案工作进行一定有效的投入才能使其正常的开展。一般投入的资源可分为有形的和无形的两类，有形资源可分为人、财、物等；无形资源可分为时间、信息等等。在有形资源中，档案工作中人力资源的投入一般指对档案进行管理的部门或者机构以及负责档案相关工作的人员；财力资源的投入一般指进行档案工作时所包含的所有花费包括档案的材料费用以及其他相关费用；物力资源的投入一般指档案馆、档案库房的建设以及数字化电子化的相关载体以及设备。在无形资源中，档案工作中时间资源的投入主要指开展档案工作前期的培训时间、开发时间以及后期的维护时间和保管时间等等；信息资源的投入一般指在档案信息资源维护与整合的过程中花费的一些必要的信息资源，主要是存在于数据的整合、加工、统计和整理等方面中。

既然有了投入，那么就需要档案工作能产生效益，这样才能形成一个有益的循环，维护国家的稳定，推动社会的发展。总的说来，档案工作主要产生的效益有两种，分别是社会效益和经济效益。

社会效益是组织行为为社会所做的产出，是一种间接的经济效益。对于企业来说，经济效益是一个企业最为重要的目标，而对于以服务为目标的档案工作来说，社会效益则是衡量其档案工作好坏的标准。档案具有多种价值和作用，无论是其凭证价值，还是情报价值，或是文化作用、法律作用以及教育作用，其目的都是为社会和群众提供服务。以公共档案馆为例，利用其档案为社会和大众提供服务就是公共档案馆最主要的社会功能。如何利用档案为公共服务的功能创造社会效益是公共档案馆的职责所在。公共档案馆普及文化传播科学的任务特点使其档案工作必须以社会效益为主，从长期的保管工作与利用工作实践来看，档案馆的功能仍然体现出的是档案工作的社会效益。在这里，档案馆的经济效益是次要的。虽然社会效益是档案工作的主要目标，但是社会效益是隐性的，不容易通过各种测量以及评估来衡量其产生的价值，必须经过长时间的积累才能展现出来。而且一般来说，档案的社会效益会直接影响档案的经济效益。

经济效益的产生是档案工作在现有经济环境下的一种必然的发展趋势。虽然档案工作所产生的效益是间接性的，档案的收集、整理、鉴定、保管和统计都是依靠最后利用来产生经济效益[5]34。例如，档案机构在为大众提供利用的时候可以实行有偿服务，向利用者收取相应的费用，这就是一种档案工作经济效益的来源。再如，企业利用企业档案为自身发展制定发展道路，设定未来发展规划，帮助企业在市场竞争中规避风险，赢得先机，这都是一种隐形的经济效益。小到企业，大到国家利用档案为自己制定发展规划，这个可以说是一种经济效益，也可以理解为一种社会效益。国家档案部门不能单纯依靠国家对档案工作的投入来开展日常工作，这样畸形的发展不利于我国档案工作的健康成长。在当前社会环境下，必须要将档案工作作为一种独立的能产生经济效益的独立个体来看待，才能促进档案事业的蓬勃发展。

三、效益原理对档案利用工作的意义

近年来，社会在不断发展，群众的档案意识也不断提高，档案工作的重要地位也越发凸显，但是在档案工作中存在着的越来越多的问题也渐渐暴露出来。在档案利用工作中，档案利用程序普遍十分烦琐，档案利用者在对自己所需要的档案进行查找时都是希望用最快的速度查找出自己所需要的档案，可是档案利用程序的烦琐以及档案检索工具检索效率的低下导致了档案效益的无法提高。这只是档案利用工作中暴露出来的一个问题，还有许多影响档案工作效益的问题在慢慢出现，所以如何提高档案工作效益是一个急需解决的问题。

从档案管理工作的全构成来看，一般可分为收集、整理、保管、鉴定、统计、利用六个环节，其中利用环节可包括编研、检索等内容。效益在档案利用工作中可以通过社会和群众对档案部门提供的材料进行利用所产生的对社会、经济和群众自身所产生的效果来进行评估。

由于其特殊性，档案利用工作直接面对社会，其直接目的就是满足社会和大众的服务和利用。对档案利用工作完成的好坏不能单单只通过简单的对利用人次和利用卷数的统计来评价，而是要以用户实际受益的程度来评价。如果档案馆在一定时间内接待了大量的人次，为这些人提供了大量的档案资料，但是用户评价却平平，因为这些大量的资料中用户并没用获得与他们所花费时间所匹配的有用信息，这样的情况我们只能认为该档案馆的利用工作效益比较低下。对档案利用工作进行评估有助于改进档案利用工作服务质量[6]。

另外，通过效益观点对档案利用工作进行评价，不仅可以暴露出档案管理人员在档案工作中所产生的失误与不足，同时也可以用一种量化的眼光来对在档案工作中所取得的成绩进行审查。由于档案的隐形效益多于其显性效益，也就是说档案工作最主要的目标就是为社会服务而不仅仅是为了取得经济效益，所以在档案工作中很难通过以获得经济利益的眼光去衡量其取得的成绩。通过效益评价可以评价利用工作的效果，这样不仅为改善档案利用工作的形式，提升工作效果，加强工作的满意度，克服盲目性、主观随意性提供了理论依据，又可以发挥人力、物力的作用，激发档案工作者不断总结利用经验促进整个档案利用工作水平提高。

四、利用效益原理评价档案工作的方法

评价一个工作的效益有许多种方法，我们应该依靠工作的特点采用相对应的方法对其进行评价。档案管理工作中利用环节是比较特殊的一个环节，因为档案的利用工作不仅需要档案工作者采用合理的方法和适合的理论对其进行管理，利用工作还需要为社会和大众提供服务，这是档案的其他管理工作环节所不具备的。所以，在运用效益的原理来评价档案利用工作时不仅需要对档案工作者的工作效率进行统计和评估，还需要对档案对社会和群众的利用程度进行统计和评估。毕竟档案工作是以服务为最终目标的，所以用户的利用程度和满意度也是评价档案利用工作好坏的重要因素。

1.档案利用工作用户利用效果评价方法。档案工作的效益主要有两方面，分别是社会效益和经济效益，所以在评价档案利用工作的用户利用效果方面需要采用两种不同的方法分别对这两种效益进行评价。

（1）定性评价方法。档案利用工作中的很大一部分是很难用定量的方法去进行评价的。例如社会效益，这部分效益一般不能在用户进行档案利用后直接产生效果，而是转化成知识或有用信息被用户获取，在用户以后的社会活动中间接发挥作用。在档案的教育和文化传播作用中表现得尤其明显，档案工作通过展览以及讲座等方式进行宣传教育，这形式无法采用量化的形式进行统计和评价，只能通过调查活动开展情况以及用户满意度等定性的方法进行比较。

（2）定量评价方法。档案利用工作中也有一部分是可以通过量化进行评估的，这一部分主要属于经济效益的方面。档案馆在提供服务的同时可以向需要利用档案的人员收取一定的服务费用，这些费用是作为经济效益的一个方面来评价档案利用工作开展的情况。但是由于经济效益不是档案工作的主要目标，也不是档案工作的主要收入来源所以不会对用户索取过多的服务费用。所以，在用定量方法衡量档案利用工作时，不能采用普通企业以及机构所采用的收入减去成本就是所获得的利润的方法。目前，还没有确切的方法来规定如何通过定量的方法对利用工作进行确切的评价，但是国家在1994年出台的《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定（试行）》[7]53对科技档案所获得经济效益的计算办法进行了规定，虽然该规定已经被废除，但是其中的计算方法可以给我们一定的参考。

该规定中规定开发利用科技档案所创经济效益（J），等于科技档案作用系数（α）乘以某项科技措施获得的全部经济收入（S），减去开发利用科技档案的成本费用（C）（以下简称成本）。公式：J=αS-C。不同部门可以设定不同的α系数来计算经济效益[8]。

2.档案利用工作效益评价方法。档案利用工作的环节主要由编研、检索两部分组成，除过档案利用工作所产生的经济效益和社会效益之外，对档案利用工作中各项工作内容的具体效果进行统计和调查，这样可以了解工作中还存在哪些漏洞，还有哪些工作内容存在不足，可以帮助档案工作人员更好地发现问题并改进现有方案。

档案管理部门一直属于负效益领域部门，负效益的意思就是不通过直接产生经济效益来保证工作的正常开展，而是通过工作削减成本、减少开支从而获得效益。因此档案管理部门“产出”往往难以估量，所以需要依靠“投入量”来对其工作效益进行评估。本文将从档案利用工作的两部分分别进行分析。

（1）编研。档案编研是为了满足社会多样的和广泛利用档案的需求，档案馆利用自己现有的档案，研究其内容，经过整合以及加工后出版各种档案参考资料、档案文件、编史修志以及论文专著等。档案原本都是一些原始材料，经过编研后提炼出来有用信息进行汇总并提供利用。所以应对档案文献资料的开发情况进行调查统计，并与档案原件资料的总数进行对比，研究档案的开发情况。另外，对编研文件的利用情况进行调查，并与被编研文献总数进行对比，研究编研文献的利用情况。对档案的开发情况和编研利用情况进行统计后，分别与对该工作的投入量进行对比，就可以得到该工作的效益。

（2）检索。档案数量极其庞大，经过编目后，档案为了适应社会对其多样性的需求所以按一定的体系进行存放。为了能够从众多的档案中提取出自己所需要的档案为自己所用，就必须要依靠好的检索工具为档案的查找提供手段。所以，快速地查找到用户所需要的信息是衡量检索好坏的标准，所以应对平均检索到一件自己所需要的档案的时间进行统计，研究档案检索的情况。对档案检索的情况进行统计后，对该工作的投入量进行对比，就可以得到该工作的效益。

在档案工作中档案管理人员应着眼于社会和大众对档案利用工作的需求，从社会发展的各个方向去寻求全面提高档案工作效益的有效途径，并在档案工作中重视协调社会的公共关系，加强档案工作效益的推广与普及，从而为档案工作的健康、持续发展形成一个有益的社会环境[9]19。

[1]冯慧玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[2]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话[J].中国档案,2011（1）.

[3]周彩英,高松俊.档案信息利用服务评价指标个体评析与体系构建[J].兰台世界,2012（26）.

[4]赵婷.浅谈档案开放利用工作的经济效益[J].黑龙江科技信息, 2013（6）.

[5]张偶.档案工作效益实现及评价研究[J].兰台世界，2013（5）.

[6]陆懿琦.新时期高校档案利用服务工作初步研究[D].上海：上海交通大学,2010.

[7]吴春娥,孙雪梅,解广平.浅谈档价值对社会的有用性[J].黑龙江史志,2009（13）.

[8]法律图书馆.开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定（试行）[EB/O L].ht t p：//w w w.l aw-l i b.com/l aw/l aw_vi ew.as p?i d= 311743

[9]王寺凡.论档案工作与社会环境的互动性关系[J].山东档案,2015（2）.

★作者马振锟为南京大学信息管理学院硕士研究生，研究方向为档案管理。

The G ui di ng Rol e oft he Pri nci pl e ofBenefi ti n A rchi valA rrangem ent——Il l ust rat ed by t he exam pl e ofA rchi valU t i l i zat i on W ork

M a Zhenkun

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2016-10-09