新医改环境下的医院档案服务策略探析

何锋

（铜陵市人民医院档案馆铜陵244000）

新医改环境下的医院档案服务策略探析

何锋

（铜陵市人民医院档案馆铜陵244000）

医院改革任重道远。医院档案专业人员应积极承担改革职责的神圣使命，强化服务意识，加强档案的规范化管理，提升档案的供给侧改革水平，充分发挥档案的资源信息优势，为管理者出谋划策，为档案用户利用提供优质服务，确保档案工作始终为医疗卫生事业改革和人民健康事业服务，为推进健康中国建设和全面建成小康社会奠定坚实基础。

档案工作 医院改革 服务 探析

为深化医改，中共中央办公厅、国务院办公厅制发通知，要求各地区、各部门结合实际认真贯彻落实国务院深化医药卫生体制改革领导小组《关于进一步推广深化医药卫生体制改革经验的若干意见》（以下简称《意见》），《意见》从医疗、医保、医药“三医”联动工作机制、建立健全公立医院运行新机制等八个方面就医药卫生体制改革提出了指导意见，其中医院改革涉及更加复杂的利益调整、矛盾凸显的体制机制，是改革的关键，因此确保医院改革顺利推进，让广大医务工作者和老百姓得到实实在在的利益，是改革成功与否的试金石。在这次规模宏大、前无先例的医院改革洪流中，档案专业人员应勇立潮头，责无旁贷地承担“为党管档，为国守史，为民服务”的神圣使命，充分发挥档案的资源信息优势，为管理者出谋划策，为档案用户利用档案提供优质服务，确保档案工作始终为医疗卫生事业的改革和人民的健康事业服务，为推进健康中国建设和全面建成小康社会奠定坚实基础。

一、强化服务意识，变被动应付为主动出击

医改前的医院档案工作，多数是处于看门守摊状态，日常工作都集中在档案保存、档案分类以及查阅咨询上，被动服务的成分较多，对档案的编研以及档案信息化建设领域很少涉足，其作用未得到充分的发挥，档案部门也未得到相应的重视。随着新医改的深入实施，档案工作应当变被动为主动，积极找准位置，主动出击，改进工作作风，创新工作方法，提高工作效率。医改给医院的发展带来了机遇，但同时也赋予更大的挑战，要将风险降到最低，就要科学地决策，决策的根据是信息，信息的来源是档案，是日常档案工作过程中收集和加工的有价值的材料。没有档案的参考，决策的依据就成为无源之水、无本之木，因此快速有效的开发蕴藏在档案室中的信息资源，是档案专业人员的当务之急。档案专业人员首先应当熟悉馆藏结构、数量，在总结以往档案利用经验的基础之上，掌握档案信息的新需求，提高档案信息资源利用的准确性、针对性，避免做无用之功。档案专业人员应主动参与医改工作的全过程，预测医改过程中档案利用的方向和领域，尽早开发相应的档案资源，变“死档案”为“活信息”，为新医改提供多角度、全方位、有价值的服务，变档案资源为现实生产力。医改工作启动以来，我院档案工作超前谋划，组织学习了《意见》的内容和精神实质，深刻领会《意见》对档案工作的新要求，快速编制了《医院规章制度和各类人员岗位职责》、《医院工作流程图集》并分发给各科室，要求严格按照制度和流程办事，避免医改过程中的衔接不到位导致管理、日常工作的混乱，同时在本年度全省等级医院的考核中，快捷、准确地提供考核组需要的各类档案167（卷）件，取得优秀的成绩，其中档案工作获满分，得到院领导和兄弟科室高度的肯定。

二、健全档案工作制度，提升档案管理水平

1.完善医院档案收集、征集制度，丰富档案资源。树立“大档案”的理念[1]27，对医院各门类和载体的档案实行档案管理体制、档案规章制度和档案实体的集中统一管理，并据医院发展实际拓展档案资源来源范围，广泛搜集与医院有关的各种信息资料，要做到“拿来主义”，应收尽收，避免出现“档案用时方恨少”的现象，对散落在民间和其他单位的珍贵档案，应鼓励其主动交付，在条件许可的情况下，实行物质奖励。要着力于实现供给侧结构的优化，改变以往普遍存在的文件多、材料少状况。开拓收藏领域，在增大医疗、科研、基建等档案的比重上下功夫，切实为临床医疗、医学科研、后勤保障等项目服务打下坚实的基础。档案专业人员要针对性地开发临床先进技术、典型病例等信息，指导临床实践，制作专版图书，固化档案成果。编辑每年的重要专题文件汇编，为医院管理活动及领导决策服务。开发各科室专家、学科带头人等档案，编辑他们的获奖成果、事迹、风采，制作医院档案文化精品。构建多种形式的查阅载体，满足广大医护员工对档案的需求。编制组织机构沿革、大事记、基础数据汇编、各类获奖索引等，延续档案的脉络，增强档案的公共服务能力。

2.完善档案规范、标准，方便档案利用。2006年，国家档案局发布了文件的收集范围和保管期限规定，规定是个纲领性文件，各单位按照实际情况参照执行。由于医改工作是新的国家行为，是新生事物，意味着以前的许多法律、制度、规范都要重新制订。新业务的开展、新类型会议的召开、新的档案资料的形成等，加之近年来层出不穷的新载体档案，如电子文件、纸质档案电子化、数码照片等的出现，以前的档案规定显然不能适应需要，要适时修订和补充，但修订补充的前提是为了更加简捷、明了，方便档案的使用。为此，档案专业人员要严格制订档案业务的新标准、新细则，确保医改后的档案做到收集齐全、分类科学、排列有序、编号正确、编目清晰、装订整齐、排架合理。要完善档案检索体系，简化档案的服务流程，方便档案的利用，提高档案的利用效率。

3.加强档案人员专业技能培养，加快信息化步伐。科技是第一生产力，科技档案作为重要的信息资源，推动着医学科学研究、成果转化等工作的深入开展，是促进医院各项工作发展和进步的重要支撑[2]71。新医改工作面临繁重的任务和工作压力，要以提高档案专业人员的信息化水平为抓手，提高档案专业人员的责任意识和专业技能。随着医院文档一体化管理，档案信息量的不断增多，档案信息载体的日益多样化，档案信息利用网络化，档案的利用越来越频繁，传统的管理理论、管理模式和工作方式已越来越不适应新形势发展的需要。为此，档案专业人员要从“纸与铁”时代走出来，熟悉当今的“数与网”环境，补齐知识空白、经验盲区、能力弱项的短板，有针对性地参加档案专业人员的在职培训教育[3]21。同时档案专业人员也要再学习，培养自身知识创新，提高综合学习的能力，掌握更多的档案新知识、新理论、新技术，熟悉有关信息处理的基础和方法，能熟练利用计算机和数字化等信息技术，将医院档案管理部门收集的纸质档案、缩微胶片档案、视频音频档案转化成电子档案，尽可能缩短电子档案管理上的“真空期”。同时还要加快现存档案的数字化转换步伐，缩短现存档案的“休眠期”，做到“存量数字化，增量电子化”[4]45，适时通过医院建立的局域网提供利用。

三、创新服务方式，推动医院改革与发展

1.把促进医院改革作为档案工作的重点，围绕改革促服务。档案是医院发展的历史凭证，详细真实地反映了一所医院的历史全貌和发展轨迹，因此，档案专业人员要在医院改革的过程中，与时俱进，将档案工作置身于医院改革、发展的大局中，围绕中心工作去谋划、去服务。随着新医改的推动，新的医疗体制将替代旧的体制，新旧制度的碰撞，难免触及集体和一些个人的既得利益，必然受到方方面面的阻碍，档案专业人员应及时提供政策、法律、事实等依据，为管理者分忧，为犹豫者解难。新医改施行后，各医院将按照医改政策的要求，建立新的规章制度和医疗行业规范，有的制度和规范很可能是颠覆式的。这就要求档案专业人员全程参与医改进程，提供有价值的档案信息，参加新规章制度和行业规范的修改和制定，为改革献计献策。档案部门应当整合骨干力量，集中人力、物力，主动服务，同时借医改之机遇，积极推广档案管理新标准、新技术，用创新思维指导医改工作，加大对档案工作的整合力度，提高档案工作的核心竞争率。新医改推动以来，我院档案工作有了长足进步，仅两个月时间，就在岗位设置、人员调整、工资和养老金改革等方面提供300余卷（件）档案，无一差错，维护了单位和职工的合法权利，得到查档者好评。

2.把服务于临床一线作为切入点和突破口，满足医护人员对档案信息的需求。医疗档案是历代医护员工智慧的结晶，为科研管理、科技决策、科学研究、技术交流、著书立说、职称评聘等方面提供信息和依据，没有档案作用的充分发挥，医疗、科研活动就失去证据的支撑，档案工作就失去了存在价值。新医改要求广大医护人员树立以患者为中心的思想理念，提升医疗水平和服务质量，降低医疗成本，满足更多、更高的医疗需求，这就要求广大医护人员努力学习医疗新知识、新技术，而新知识、新技术的源泉来源于日常医疗、科研活动记录，来源于收藏的医疗档案。为此，档案专业人员应当急医护人员之所急，想医护人员之所想，除及时、准确地提供所需的档案外，还应当走出档案馆，不定期召开医务、科教、临床科室、信息、病案室等负责人参加的档案协调会，通报档案馆藏情况和当年档案工作进展，了解临床医护人员对档案的需求。在每年的职称评审过程中，档案的使用量和频率最大和最集中，这就要求档案专业人员早做准备，对需要的档案记录造册，分开存放，对不需要提供档案原件的，可通过医院局域网传输电子文件，确保医护人员能及时获得他们急需的档案，让他们把有限的时间和精力用于临床，为患者提供更好的治疗。

3.以患者的需求为最高目标，及时提供优质档案服务。医院档案的内容更多来源于患者，最终服务于患者，其最高目标就是为患者提供服务。新医改的初衷就是为了方便患者就医，减轻患者的负担，为此，档案专业人员应当牢固树立患者至上的理念，简化查档手续，提供一站式服务，开辟绿色通道，在患者阅览摘抄、档案借阅、提供复印件、开具证明等环节上给予方便，对老弱病残、行动不便的患者，可通过委托捎带、快递、邮寄等方式，免除他们的劳顿之苦。同时建立查不到档案的登记、定期反馈制度，给患者一个明确交待。新医改工作启动后，我院档案工作相继推出快递医疗档案、微信查阅个人健康信息档案、节假日预约查询档案、电话查询档案等新举措，极大地方便了患者，取得了一定的社会效益。

四、加强医院档案工作的宣传，提高档案知名度

不可否认的是，医院的档案部门是“冷门”，与门诊、住院部的医护等前台工作相比差别很大，没有轰轰烈烈的举措，只有幕后默默无闻的服务工作，清贫单调、远离繁华。但是档案工作又是不可或缺的，有时取得的成绩和效果是无可替代的。如何使“冷门”不冷，只有通过自身的努力“捂热”，为此，档案专业人员应当走出象牙塔，让档案褪去“锁在深闺人不识”的面纱[5]18，使之更加贴近社会，贴近人民群众。要充分利用“6·9”国际档案日，开辟专栏宣传《档案法》，普及档案知识，适时地报道医疗档案利用事例，特别是对具有典型意义并带来社会和经济价值的医疗档案。在医院内部，可以进一步将医护人员和患者利用档案的效果汇编成册加以宣传推广，还可通过网站、微信等平台登载诸如介绍医院历史的“文献遗产”、“记忆遗产”等内容[6]38,使医院领导、有关科室和广大职工更深地接触档案平台，熟知档案的重要性，认同档案是医院建设和发展不可或缺的资源宝库。档案专业人员要用现实的成果说话，让大家觉得档案有用！档案工作重要！档案部门靠谱！

医院改革工作已经启动，任重而道远。作为医院的档案专业人员的我们，应当加强学习，不仅学习档案专业知识，也应学习和熟悉医改中的医院运行体制、医疗管理制度、人员录用、岗位设置、工资报酬、后勤设备、奖惩细则等系列规章制度的改革，思考和探索档案现代化的管理模式，提升专业技术水平和能力，为医院的改革出谋划策，为医院的医疗技术和服务水平提供支持，进一步促进医院档案工作的全面发展。

[1].杨保章.河南档案资源建设“百花齐放”[J].兰台世界，2012（07）.

[2]徐建军.医科院校档案管理作用发挥的实践与思考[J].兰台世界，2016（05）.

[3]李明华.在全国档案工作会议上的讲话[J].中国档案，2016（11）.

[4]江佩珊.创新督导方式，提高管理成效[J].中国档案，2016（12）.

[5]阎晓峰.大数据与档案资源开发[J].中国档案，2015（11）.

[6]王天泉.浅谈世界记忆工程的传播与推广[J].中国档案，2016（12）.

G273.5

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2016-12-30