论信息时代电子文件管理社会化

许晶晶 徐辛酉 覃艳超

（广西教育学院南宁530023广西民族大学南宁530006玉林师范学院玉林537000）

论信息时代电子文件管理社会化

许晶晶 徐辛酉 覃艳超

（广西教育学院南宁530023广西民族大学南宁530006玉林师范学院玉林537000）

信息时代，电子文件管理社会化建立在相关技术、自身特性、观念、信息环境等基础上，要求注重档案社会公关工作，引入和践行市场意识，推行档案工作标准化。

信息时代 电子文件 管理 社会化

电子文件管理的服务对象是产生电子文件的机构、组织或个人，甚至是整个社会，应追求最大社会效益，探索社会化之路。为此，电子文件管理社会化可以理解为，在信息时代，电子文件管理体现为一项普遍性的社会工作，它要求管理与社会其他相关要素彼此相互影响、相互制约、相互促进。

一、信息时代电子文件管理社会化的推动因素

信息时代的一大特征是电子信息大量的产生和应用，其中就包括电子文件广泛渗透在社会各个角落，电子文件以其独有的原始记录性被社会广泛管理。这种社会化管理具备下列推动因素。

1.技术因素。主要是电子文件借助网络和通信技术的日益普及和应用实现社会化管理。当今世界，各国普遍建设信息高速公路，搭建国家信息资源网，甚至国际互联网。网络是一个开放的系统，一个信息集合体。它具有互联性强，界面友好，操作简单，信息传递快，人员参与少限制等特点。这为电子文件管理社会化扫除了许多人为和技术上的障碍。

在这样的背景下，先天即产生于技术环境中的电子文件管理就可以借助网络和通信技术实现自动、高效、快速、远程化、虚拟化管理，实现管理社会化，具体表现为：在国家铺通联结各地的通信光纤电缆前提下，通信技术的发达，网络应用的普及，使电子文件管理打破地区限制，可异地随时控制电子文件，实现电子文件管理社会化；网络基于共同通信协议，如T C P/I P协议，未来还将进一步标准化，电子文件在网络通信高度标准化中，其传输、利用乃至整个管理将突破因信息组织格式的不统一而阻碍共享的技术瓶颈，实现社会化管理；网络与通信技术的进一步结合实现了人们无视地域限制的活动环境，扩大了人类活动空间至整个社会，电子文件适应这种环境的管理模式也将社会化。

2.自身特性因素。电子文件是依托现代信息技术而产生和利用，其社会化管理因这些特性而与社会广泛接触，具体表现为：其信息的非人工识读性，需借助特定识读设备，如电脑、D V D等,方可显示人眼可理解的字符；其系统依赖性，使缺少特定软件系统（如应用系统）的电子文件不能产生、流通和利用；其依附的存储介质，是现代高科技产物，随技术进步不断更新换代，存在被淘汰的风险；其具有易变性，为维护电子文件的本质特性——原始记录性，必须有技术、管理、法律、标准、伦理道德等诸方面的保证。以上特点决定：电子文件的管理与其他行业息息相关，与社会紧密结合，电子文件的管理工作非档案界本身就能解决。它的最佳管理模式是档案界、技术界、法律界、行政界等社会诸领域的合作，要求实现其管理的社会化。

3.观念因素。信息社会诸多新观念的涌现推动着电子文件管理社会化，突出表现为：一是把信息视为一种资源，与物质、能源并列，共同构筑支撑现代社会的三大支柱。其肯定信息地位的社会化效用，自然带动了电子文件也作为一种信息资源的管理社会化；二是网络信息的分散性，造成各类信息格式的可能不统一及对它们相对封闭式的管理，与人们渴求统一方便获取信息的愿望相矛盾。由此，人们提出了信息整合思想，追求采用统一标准、实行积极开放、借助网络通信数据库技术把各类信息纳入统一平台，从而使用户从一个端口即可利用整个社会可公开的信息管理模式。这为建立电子文件管理社会化的模式提供了方案。三是信息生命周期理论支撑电子文件管理社会化。因为信息生命周期倡导信息在各运动阶段适时发挥最大化社会效用，特别是在信息处于对本机构效用削减但社会效用放大时期，它强调信息的社会化利用。在档案领域，就表现为要求缩短档案封闭期限，扩大开放范围，实施社会化利用。这些观念推动着电子文件管理的社会化。四是人们信息能力的提升推动着电子文件管理社会化。信息社会强调人们在全社会范围内的信息发现能力、获取能力、挖掘能力、使用能力、创造能力等，以充分利用广泛社会化管理的各类电子信息。所有这些信息时代带来的人类信息能力的转型，从根本上要求加强电子文件社会化管理，使其融入社会，实现利用最大化，满足人们日益增长的信息需求。

4.信息环境因素。国家信息高速公路建设的趋于完善，信息设施的日益普及，网络联结的便利等，使社会各类组织、个人甚至地区信息化环境得到了极大改善，移动办公、无纸化办公、虚拟办公已不是梦想；政府实施电子政务，商界利用电子商务等在轰轰烈烈进行；各地兴建数字社区或数字城市，如数字北京、数字化社会逐步形成；甚至国际间继续搭建网络地球村等，都预示着现代社会运行环境将进一步电子化。在这样背景下，人类处理各类事物和业务交流的工具将越来越多地倾向于电子文件。电子文件将大量产生，其管理工作将是一项社会化事业。

二、电子文件管理社会化的启示

信息时代电子文件管理社会化说明：电子文件工作离不开社会，与社会各方面的合作是其赖以存在的土壤；同时，其自身也具备社会化条件，缺乏电子文件支持的社会是不和谐的。电子文件管理社会化呈现出电子文件管理与社会其他相关要素彼此相互影响、相互制约、相互促进的关系。要求把电子文件工作纳入社会整体环境，成为社会平等一员。为此，在其社会化进程中，应重视以下几个问题。

1.注重公关工作。公关工作源自事物间的合作，需要协调和沟通。电子文件管理社会化是一项与社会其他相关因素密切配合、相互支持的系统工程，公关手段自然必不可少，以争取相关社会主体的支持与配合。它小至电子文件存档意识的提高，与社会的重视，人们对档案凭证和参考价值的认可，及相关部门普及档案管理基础知识等相关；中至企事业单位电子文件管理，它需相关领导的支持，需相关业务人员支持电子文件的形成、积累与归档，以及在信息管理系统中嵌入电子文件管理模块等，并提供相应的设备及人员配套等；大至国家各级各类档案馆，它需要国家财政支持，需要各级各类单位的档案移交及社会对其科学文化事业单位的肯定和国家完整档案规章制度的约束，甚至档案工作者协会等民间组织的协调等；国际间档案工作，也需要各国进行联合课题攻关，制定参照规则、标准，发起倡议等。这都说明档案工作在某种程度上是一种“依附性”事物，需要社会各方面的支持。为此，需要做好社会公关工作。公关是指社会组织运用各种信息传播手段，在其内部和外部形成双向的信息流通网络，从而不断地改善管理和经营，赢得公众的信任与支持，取得自身效益与社会效益完美统一的政策和行动[1]1-2。其中，公关的主体是电子文件管理机构，公关的对象是相关的社会各类主体甚至电子文件管理机构本身，公关手段包括新闻媒介、活动策划、编书著说、私自间互动等，公关的内容包括大力宣传电子文件的价值及其重要性，其中尤要使用户从切身经历中感受电子文件工作的存在及其必要性，从而赢得社会支持。由于电子文件管理中的公关工作在实践中尚未摸索出一条有效途径，可以参照企业界做法，适当以市场化手段操作。

2.引入市场意识。因为受传统管理思想影响，我国档案事业主体——各级各类档案馆，及各类机关档案室，仍以政要部门、机要部门自居，是“施工重地，闲人莫进”，档案利用社会化效益普遍有待提高。另一方面，档案事业以公益性为主，不以盈利为目的，一定程度缺乏激励性，束缚了相关人员的积极性。这些均不利于电子文件管理社会化的开展。形势发展要求转换工作思路，其中引入市场意识不失为一条有效途径，因为市场意识强调提供产品或服务给更多的人利用。它要求走出去，走向社会，以开放姿态迎接每一位消费者，从而形成与社会的无缝衔接。电子文件管理引入市场意识，可通过把部分可产业化的业务，如档案信息化建设、数字档案馆建设、珍贵历史档案的数字化抢救等服务推向社会，从而吸引更多的人和资金流向电子文件管理领域，并引导社会广泛的关注，自然拉近了相关工作与社会的距离，有利于进一步加快其社会化进程。

值得注意的是：电子文件管理中市场意识的引入和践行并没有否定或动摇档案事业的公益性主体地位。因为进行市场化的部分业务只是档案事业的局部工作，根本一点是没有动摇档案资源，包括电子文件资源的国家所有制及档案集中统一领导体制。相反，电子文件管理中市场意识的引入和践行可以激活电子文件管理工作，推动其管理社会化。

3.推行管理标准化。电子文件管理社会化的前提是一些工作环节标准化，如文件格式的统一、著录标引规范化、统一的数据库管理平台等。统一标准才能使电子文件管理在统一平台基础上实现共存、共用和共享，实现利用社会化。

电子文件管理标准化的基础是制定各项制度规范供各档案机构参照执行。在我国，电子文件管理标准已初步形成体系，分为管理标准和技术标准，如《全国革命历史档案采集标准》、《档案著录规则》、《国际标准——档案著录规则（总则）》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《缩微摄影技术用35卷片拍摄技术图样和技术文件的规定》等，涉及国际标准、区域性标准、国家标准、专业标准甚至企业标准。但随着国家档案事业发展，特别是电子文件管理社会化进程的加快，电子文件管理工作与更多学科交叉发展，对其标准的通用性要求更强，而目前已经制定的标准已不能完全满足实际需要。如电子文件管理与计算机的进一步结合要求电子文件管理标准与计算机有关标准接轨；电子文件与图书、情报一体化发展要求电子文件管理标准与整个信息工作标准接轨；电子文件管理工作日益融入单位管理工作要求与单位宏观管理标准接轨等。它要求在电子文件管理社会化新形势下，立足标准化制定工作，再结合一些通用标准，如《国际通用机读目录格式》、《I S O 2790信息交换格式》、《G B 2910书目信息交换用磁带格式》等，加紧制定一套适用的标准体系。

[1]孙宝杰.公共关系基础[M].北京:高等教育出版社，2002.

★2013年玉林师范学院一般项目立项“政府信息公开环境下档案开放目录编制研究——以广西为例”（编号:2013YJYB38）成果。

G270

A

2016-03-04

许晶晶，档案学硕士，广西教育学院人事处；徐辛酉，副研究馆员，广西民族大学管理学院；覃艳超，玉林师范学院。