基层科研所数字档案室建设思路研究

王春晓 张建铭

（中国工程物理研究院流体物理研究所绵阳621900）

基层科研所数字档案室建设思路研究

王春晓 张建铭

（中国工程物理研究院流体物理研究所绵阳621900）

本文探讨了基层科研所档案工作基本现状、存在的问题和数字档案室建设的必要性和可行性，最后提出满足基层科研所档案工作的数字档案室建设思路。

科研所 数字档案室

流体物理研究所（以下简称流物所）是中国工程物理研究院下属第一研究所，也是我国重要的科研院所之一，自1969年独立建所以来，在其近半个世纪的科研活动中，形成了以文书档案、科技档案为主的档案资源体系，并随着全所科研业务的不断发展、文件归档工作的逐步规范，各类档案数量呈现逐年递增态势。“十三五”期间，随着国家档案信息化的推进，以及全所科研管理信息化的深入，传统的档案管理模式已经难以满足信息时代档案事业发展需求。为此，本文在对国内数字档案室调研的基础上，从流物所档案管理现状出发，试图在《数字档案室建设指南》框架的指导下，提出适应本所的数字档案室建设思路。

一、国内数字档案室建设现状及流物所存在的问题分析

1.国内数字档案室建设现状。随着电子文件、数字档案的产生，数字档案馆（室）引起了大家的广泛探讨。在学术界，一般对数字档案室有两种理解：一种观念认为，数字档案室是一个档案信息集成管理平台，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储和管理；另一种观念则认为数字档案室是综合运用信息和网络技术，按照文档一体化的理念，对传统档案管理体制、流程等进行变革和优化后的一种全新档案管理模式。

除了理论研究，国内一些地方还开展了数字档案室的建设实践。例如，浙江杭州萧山区2007年4月就启动了全区第一批数字档案室试点，建成数字档案室33家，2/3的镇街数字档案室投入使用，极大方便了基层群众查阅档案[1]381。并在试点的基础上，较早地提出了涵盖数据访问层、业务逻辑层、网络系统层、利用展示层、管理环境层的基层数字档案室规范化的五层管控模型[2]198。

同时，在国家政策层面，2013年10月在江苏省太仓市召开的全国数字档案馆（室）建设推进会，明确了数字档案馆（室）的建设任务，要求档案“增量电子化”，对原生电子文件开展归档和接收工作，并对机关档案室信息化建设提出了更高的要求。而2014年《数字档案室建设指南》（以下简称《指南》）的发布，则在国家层面为基层数字档案室建设提供了有力的指导。

2.流物所档案管理存在的问题。由于基础条件限制，目前档案室常设人员为四人，负责全所档案的收集、整理、图纸管理、档案专项验收、库房管理及档案查阅等业务，且存在一人兼多职的情况，仅能满足基本的工作需求。在业务职能上，文书、科技两大类档案归口信息中心档案管理部，财务档案、人事档案、声像档案则由相关部门负责，无法实现全所档案的集中管理。此外，在档案保管条件上，现有库房由原办公用房改造而来，库房设置不能达到国家要求，未来也将面临库房不足的问题。而在来源上，以收集纸质档案为主，并收集少量的照片、音像档案，未能形成多样的档案资源体系。在整理和利用方式上，仍以手工为主，计算机为辅，档案信息技术化应用程度较低。上述潜在的问题在一定程度上制约了流物所档案工作的发展，既不利于提高工作效率，也不能适应未来的工作需求。

3.流物所建设数字档案室的必要性和可行性分析。数字档案室是实现档案信息化的主要形式，也是适应国家和行业发展的客观需求。中物院下发的档案事业发展“十三五”规划明确指出“要持续推动档案信息化工作，积极推动院所一体化的数字档案馆（室）建设”。要达到上述目标，靠传统的人工管理方式是无法实现的，而这些就需要借助信息技术的手段。

当前，流物所在多年的探索中已经具备建设数字档案室的基础。首先，从制度上逐步规范并完善了档案管理体系，除文书、科技档案管理上分别参照《中物院机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》、《中物院国防科技工业固定资产投资项目档案管理办法》外，还制定了《流物所科学技术研究课题文件归档管理实施细则》《流物所重大科学仪器设备专项文件归档管理实施细则》等，针对机关文书档案、科研课题档案、项目档案建立了明确的归档责任体系，摸索出一套适合本所的档案管理控制策略。其次，曾先后使用了本所自主开发科档管理软件、中物院档案管理系统等，具备一定数量的档案目录数据资源，档案管理功能需求模块基本建立，且所内用的办公自动化系统、科研管理系统均采用院所两级部署，在设计之初预留了电子文件归档功能，为后续开展电子文件管理奠定了基础。同时，随着中物院数字档案馆的立项，“十三五”期间，依托院数字档案馆建设适合我所的数字档案室将会更加便利。

二、数字档案室建设思路

1.总体目标。管理档案的最终目的是利用。建成后的数字档案室将是集管理和利用为一体的文件、档案信息中心，并以高效管理、服务科研为目标，促进档案管理模式的改革，有力地提高档案管理效率，重点体现在以下几个方面：（1）规范和制定档案、现行文件有关标准和相关信息标准；（2）规范档案室业务处理流程，提高办公效率，减轻手工管理环节，实现办公自动化；（3）实现档案室和院档案馆之间，档案室和机关各部门、科研室之间双向信息共享和交流，提高信息使用效率；（4）整合信息资源，为科研所提供决策支撑；（5）面向用户，推动职能上网和网上档案信息服务。

2.建设思路。根据流物所档案工作需求，结合《指南》的相关规定，本文认为流物所数字档案室建设内容主要包含五个方面。

在基础设施上，依托现有的政务网，按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，搭建满足数字档案室管理、服务、安全保密需求的网络架构、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端以及辅助设备等。

在应用系统上，基于开放档案信息系统参考模型（O A I S），综合考虑文件的整个生命周期，根据现有的归档范围和分类方案，形成具备公文、科研文件、声像档案等各类电子资源收集、元数据捕获、登记、分类、编目、著录、存储等基本功能以及实现档案数字化管理的档案管理系统。在系统设计时，要注意保证电子档案的真实、完整、可用和安全，同时也要具有一定的灵活扩展功能，方便后续管理。

在资源体系上，首先，规划建立合适的分类体系、目录和全文数据库以及专题数据库建库方案；其次，对现有馆藏资源进行清理，可采用数字化方式，对原有的纸质载体档案（包含文书、科技、声像、资料）进行扫描建库；最后，对当前各类信息化系统中产生的电子文件，采取前端控制的策略，在对不同部门、不同类别文件流程细分的基础上，对需归档的文件范围、文件要求进行控制和预判，从而保证文件执行完毕后，能直接提交至档案管理系统中，实现电子文件的自动采集归档。

在利用服务体系上，通过局域网开通利用服务平台，提供多途径档案检索、多格式文件浏览和控制下载功能、数字档案增值服务功能（如数据挖掘、知识管理）、辅助档案编研及信息发布，并实现在线业务咨询、交流。

在保障体系上，由于数字档案室是一个长期的、系统的工程，就需要为数字档案室建立健全的管理体系、制度体系、技术保障体系、人才保障体系等，为日常运行维护提供保障。

三、数字档案室建设需注意的问题

1.统筹规划、循序渐进。数字档案室在设计之初要做好规划工作，按照《指南》、《电子文件管理暂行办法》以及国家档案局的工作要求，积极争取其规划工作能够纳入电子政务建设整体框架，及时将数字档案室建设与院所电子政务和信息化建设相衔接。同时注重循序渐进，结合工作实际，综合考虑自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素，确定总体布局和实施步骤，切忌盲目推进。

2.项目带动、重点突破。数字档案室的建设需要各级档案部门积极作为，从服务科研管理、信息资源共享的高度，协调与信息化主管部门关系，争取将项目纳入院所信息化计划并立项。同时，可将数字档案室建设项目“化整为零”分成几个子项目。如以电子文件接收系统、数字档案管理系统为核心建设内容先期立项建设，然后再对“收集、管理、存储、利用”等功能要求进行完善，分期建立“管理中心”、“灾备中心”和“共享中心”等。

3.需求导向、保证安全。数字档案室建设应以需求为导向，一是以管理需求为导向，满足档案业务核心流程“收集、管理、存储、利用”等功能需求，提高档案室自动化的管理水平；二是以利用需求为导向，着眼于所内机关部门、科研人员在线利用数字档案信息资源的需求，推动档案信息资源的共享。此外，由于档案中包含了大量科研所内部信息，为此，要按照保密工程建设要求，采取相应的安全保护措施，如对不同密级数字采用逻辑和物理隔离的方式，采用身份认证登录方式，建立完善灾难恢复服务机制，有条件的还应充分考虑数字档案异地灾备与异质备份要求，确保数字档案室长期运行安全。

4.数字档案室建设应当合理适用，要重视前期调研。从建设的周期以及未来的应用角度来看，需统一和优化建设中的各种技术方案和各种技术选型要求，进行可行性研究，编制好建设需求方案，以确保系统开发和项目建设的合理性、适用性。并且在项目实施过程中，档案部门的业务人员和技术人员应全程参与，注重数字档案室建设成果的共享与推广应用，积极吸纳、采用已有的技术研究成果。

基层数字档案室既是时代背景、国家政策的推动，也是现实工作的需要。作为我国档案事业的重要组成部分，基层科研所档案工作正依托信息技术的优势呈现良好的发展态势，而数字档案室的建设，也将改变基层科研所档案管理模式，促进档案管理效率和服务质量的提升。

[1]杨朝华.推进数字档案室建设争做服务民生的先行者[C].实践·创新·发展——全国地（市）县（市）档案局馆长论坛文集，2007（11）.

[2]陈金冠.基层数字档案室规范化的五层管控模型研究[C].档案事业科学发展：新环境新理念新技术——2008年档案工作者年会论文集（上册），2008（10）.

G270.7

A

2016-12-08

王春晓，中国工程物理研究院流体物理研究所助理馆员，研究方向为档案管理。