浅谈信息时代企业档案信息化

李田甜邬家鹏

（上海大学图书情报档案系上海200444）

浅谈信息时代企业档案信息化

李田甜邬家鹏

（上海大学图书情报档案系上海200444）

本文基于企业工作的经验以及总结诸多学者的文献，对企业档案发展现状进行介绍，阐述了企业档案信息化建设的必要性，提出对企业档案信息化建设的优化建议，最后对现今企业档案馆中普遍存在的问题进行了分析，为今后学者研究企业档案提供参考依据。

企业档案 信息化 建议 问题

随着信息时代的到来，信息技术在企业中的运用越来越深入和广泛，管理信息系统的技术也已经逐步提高，企业内部档案可能存在极具价值的信息，运用信息技术可以有效地将这些档案信息查找出来并加以利用，因此，对如何管理企业档案提出了更高的要求。此外，许多大型企业为了能更加高效稳步的发展，纷纷开始重视企业档案的管理，对于企业管理的要求变高，投入加大。现阶段，笔者认为，促进企业档案信息化则是企业管理档案的最佳方法。国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十三五”计划》中，把“加快档案信息化建设”“加快现有档案的数字化进程”列入其中，为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案信息化管理。本文旨在对企业档案信息化的必要性进行深入探讨。

一、企业档案发展现状

国内的档案信息化工作总体起步较早，但发展比较缓慢，虽然经历了20多年的发展，各地各级别档案部门的档案信息化水平仍相差较大。在这样的大背景下，企业档案信息化建设也呈现很多不足和问题。级别高、经济水平发达的档案馆信息化发展比较好，诸如国家档案馆、青岛档案馆、上海档案馆等等，他们大多已经开始研究“智慧档案馆”[1]46-48。而对于企业档案而言，部分大型央企和国企，诸如中国商飞有限公司、上汽集团有限公司、中航船舶有限公司等企业在档案信息化这一块比较重视，然而一些民营企业或外资企业则对于档案信息化不够重视，由于管理档案成本过高，许多企业忽略了对档案的妥善管理。

二、企业档案信息化的必要性

1.实现信息共享，顺应时代趋势。许多企业只管理公司产生的纸质档案，因为纸质档案的可靠性高、凭证性强、直观可见，以及纸质档案信息化成本过高等原因，并未对纸质档案进行信息化。这样的档案管理体制在一些规模较小的企业或许可行，但大规模的企业中运用这种管理方法显然已经不合适了。大型企业每日产生的档案数量十分惊人，纸质档案的管理方式已不足以应付。企业实现档案信息化，不仅提高档案的利用性和共享性，更扩大档案资料的适用范围。公司职员无需一页页翻阅纸质档案，只需在电脑上简单点击搜索即可。在如今信息爆炸的时代，企业档案管理应顺应社会信息化的发展趋势，实现企业档案信息化，最大限度地实现了档案信息资源共享，使得档案利用便利；同时，可以利用信息技术挖掘企业档案内部价值[2]129。

2.实现档案有效长期保存。档案原件长期保存并不是说信息化之后的数据可以长期保存，而是指给珍贵的档案原件信息化之后，我们就可以较少地去查阅原件，只需在电脑上查阅信息化后的档案，这样就减少了因为经常查阅原件而可能对原件产生的损坏，原件从而得到较好保存。对于传统的纸质档案来说，信息化的管理方式不仅便于查阅档案，还可以避免档案原件损害以及丢失的风险。

3.有效提高档案管理效率。企业档案实现信息化之后，档案工作人员只需要将档案信息录入电脑，将原件存入库房，从而节约大量人力劳动和缩短工作时间，同时，查找档案也变得更加便利。将企业档案信息化归档后，档案资料的完整性和安全性得到提高，在后续档案信息更新和更改时，工作人员只需要简单地在电脑上操作即可，无需进入库房去一一进行更改，有效地提高工作效率，保证档案信息的及时性和准确性[3]45-46。

三、企业档案信息化的建设优化建议

许多前辈学者对企业档案信息化建设早已进行过相关研究，诸如学者张英奎在《大数据时代的企业档案信息化建设》中提到，要从软件、硬件、标准制度、安全防护体系等等方面对企业档案馆进行建设[4]32-36。李旭东在《浅谈如何做好新时期档案信息化建设工作》中提到，要从管理、利用两个方面来提高新时期的档案信息化建设工作[5]166。本文基于现有学者的理论，提出以下几点企业档案信息化建设的优化建议。

1.建立数字档案监督制度。许多企业的档案馆具备一套完善的管理和运营机制，但缺乏合理的监督机制，使得企业档案信息化建设并没有达到预想的效果。在企业中，科学完善的规章制度和质量管理体系是企业高效运行的基础，而监督机制则是保证企业规则制度能否有效推进的重要手段，企业档案信息化建设的过程也是如此。许多企业在进行档案信息化建设时只注重规章制度和软硬件设备建设，并没意识到监督机制的重要性，使得企业档案信息化建设进程缓慢，工作人员懒散、散慢。因此，企业档案信息化建设需要强化监督机制，健全监管规章制度，提升企业档案信息化的执行力，加快企业档案信息化的步伐。

2.建立数字档案安全保障备份。数字档案安全保障备份并不是所有企业都会去做的，因为档案信息化之后加之实体档案已经存在两份备份，企业不愿意花成本再去备份一份。但是，基于数字档案信息安全的不确定性，对于重要程度比较高的档案进行再次备份，一旦重要的档案信息受到外界黑客的袭击，遭到丢失，还有一份备份的数字档案信息资源以供利用，以免再去查阅库房调取档案，进行数字化。再者，数字档案再次备份的操作难度比将纸质档案数字化的难度小得多，本文认为，建立数字档案安全保障备份符合企业数字档案建设的要求。

3.提高档案人员信息化水平。企业档案信息能够转化为重要情报资源的必备条件是拥有一支高素质的企业档案信息化人才队伍，如何去建设这样一个具有高素质的企业信息化人才队伍是值得企业深思的。可以从以下几点考虑：（1）高素质的人才可以从高等院校中寻找，通过与高等院校的合作，挖掘合适的人才，通过适当的培训让他们快速适应企业档案信息的工作需求。（2）建立合理奖惩机制。针对比较优秀的人才对其进行奖励，激励他更加努力工作，对于工作绩效不高的员工对其进行批评，扣除奖金。（3）定期开展培训提升员工水平。如今处于信息爆炸的时代，信息时代对于档案人员有了新的要求，对于新出来的事物要及时适应，所以要对企业员工有针对性地、定期进行计算机使用水平、数字化信息技术、网络技术的培训。

四、企业档案信息化建设的问题所在

1.缺乏统一标准。一般规模较大的企业档案馆内部实行两套管理制度，俗称“双套制”，其实就是针对实体档案和数字档案分开管理，虽然便利企业档案的管理，但这两个管理的模式均缺乏统一标准。国家并没有颁布一套合理的标准来规范企业档案馆的管理，企业大多自行设立标准来规范企业内部档案，以致如今时常发生档案重新包装入库的情况。对于数字档案，有一套合理标准，可以使档案信息化的进程加快，提升数字档案利用率以及保障数字档案信息安全问题[6]18-19。

2.沟通存在问题。企业内部对于档案的管理是针对实体档案和数字档案进行分开管理，一般由信息化部门对收上来的档案进行数字化，数字化完成存储于电脑系统之中，然后将实体档案交给企业档案馆内部的人进行保管。那么，期间数字档案的建设则是需要通过信息化部门来合作完成的，其中需要诸多的沟通协调。但往往在大型企业中，这样的沟通是不足的，没有合适的管理制度加强各自的沟通，缺乏妥善的沟通则会导致企业档案信息化的进程遇到重重的障碍[7]136-139。

3.对企业档案缺乏重视。许多企业管理者并没有意识到档案信息对于企业发展的重要性，更没有考虑到档案信息化的前瞻性，所以他们对于企业档案没有给予足够的重视，亦或是考虑到企业档案信息化的成本太过高昂，以至于他们认为选择放弃档案信息化或者采用一套简单的流程化管理使得档案馆能正常运作便可，并没有想到要去重视企业档案。事实上，企业档案对于企业是非常重要的，而企业档案信息化建设则是转变了过去档案管理的观念和方法，使得企业档案更利于规范管理。

信息时代，企业档案信息化其实早已在路上，只是走的比较艰辛，比较缓慢。企业想要妥善完成企业档案信息化的建设目标，首先，企业管理者必须重视企业档案，认识企业档案的价值，意识到企业档案信息化的前瞻性；其次，建立完善的管理体系，发挥监督机制的职能，使得企业档案信息化建设能高效开展；最后，培养档案工作人员，提升他们的信息化水平，为企业档案信息化建设打下基础。此外，基于企业档案信息化的复杂性，企业管理者还必须站在可持续发展的角度，坚持以人为本，科学规划，积极推进企业档案信息化建设，不断提高企业档案资源的利用率，真正实现企业档案的价值。

[1]邬家鹏.现代民本思想视角下浅谈档案馆智慧化建设[J].黑龙江档案，2016（1）.

[2]李永航.探讨时代背景下档案信息化的必要性[J].赤子（上中旬），2015（3）.

[3]盛年红.档案信息化管理的必要性[J].机电兵船档案，2007（5）.

[4]张英奎，王飞，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报（社会科学版），2014（3）.

[5]李旭东.浅谈如何做好新时期档案信息化建设工作[J].黑龙江科技信息，2015（23）.

[6]葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯，2011（1）.

[7]刘丽丽.企业档案信息化建设现状、问题与对策[J].上海航天，2014（S1）.

Discussion on the Informationization of Enterprise Archives in the Information Age

Li Tiantian,Wu Jiapeng
（Department of Library,Information and Archives in Shanghai University,Shanghai 200444,China）

Based on the working experience of enterprises and summary of many scholars,this paper introduces the present development of enterprise archives,expounds the necessity of informationization construction of enterprise archives,puts forward the optimization suggestions of enterprise archives informationization construction,and finally analyzes the common problems in the current enterprise archives,so that it provides the reference for the scholars to study the enterprise archives in the future.

enterprise archives;informationization;suggestion,problem

G270.7

A

2016-11-20

李田甜，邬家鹏，上海大学图书档案系硕士研究生，研究方向为档案管理。