浙江省医院院报档案编研工作探索与体会

李鸽伶

（浙江省肿瘤医院 杭州 310022）

浙江省医院院报档案编研工作探索与体会

李鸽伶

（浙江省肿瘤医院 杭州 310022）

就医院院报档案编研工作，笔者总结了选题选材要精确、加工编研要精准、总纂审核要精细、排版设计要精美的主要做法，分析了在编研工作存在的档案收集、资料内容错误率、编研方法、编审营销、排版设计美化等五个方面短板，并提出了进一步提高树立编研观念的高度、拓展选题选材的广度、提高编研人员水平的厚度、确保编研成果的深度、扩大编研作品知名度的五点建议。

编研 医院院报 短板 新途径

G273

A

2017-07-24

2015年以来，笔者着手收集浙江省各医院的院报档案，并编纂了《十年在路上——2004—2013年浙江省医院院报优秀作品集萃》（下称《集萃》）一书，现结合实际，浅谈对浙江省医院院报编研工作的几点体会。

一、《集萃》一书收录情况

对全省314家医院的院报办报情况进行了调查和研究，调查结果显示，全省医院院报刊出时间以每月一期为主，也有部分医院双月刊和季刊。版式基本为四开四版，目前越来越多的医院刊出对开四版或者四开八版。印数从500份至6.2万份不等。全省医院院报文章质量日益提高，部分院报作品还获得国家级新闻、图片奖；栏目设置丰富多元化，各医院均有自己特色栏目；版面设计风格独特，不少医院购买专业排版软件“个性化定制”院报;新闻策划能力日趋成熟，办报整体水平明显提高，一些优秀院报可与专业媒体相媲美。

2004—2013年间，浙江省卫生行政主管部门组织对医院院报评比，参评单位从40多家扩大到近百家，办院报的医疗卫生单位达到了200家以上，全省各医疗卫生单位先后选送了2000多篇参评作品。我们对这些获奖作品进行遴选，选用其中的337个优秀作品，包括优秀版面44个、图片53幅、消息78篇、言论56篇、通讯50篇及院报展示56家编辑样本，由浙江科学技术出版社公开出版发行，并邀请国家级卫生健康新闻报道的专家对部分获奖作品进行点评。

二、院报档案编研工作的具体做法

1.注重编研选题选材的精确。（1）充分调研。通过意见表、电子邮件、QQ群设置调查表等方式开展调研，结果显示，由于医院新闻写作有一定的专业性和个性化，市场上有关医疗卫生新闻写作方面题材的书籍甚少，各医院需要一本来自医院并契合医院宣传工作的工具书。（2）结合实际。找准档案信息与需求的结合点。根据大家的建议选择贴近医院宣传工作，立足为院报人使用的原则进行选题，并结合笔者工作的实践和积累，最后确定将浙江省医院院报评比出来的10年好版面、好新闻等优秀作品进行汇编。（3）划定框架。依据客观需要和档案材料的具体情况，拟制选题框架，确定序、院报10年发展情况、好版面作品、好新闻作品、全省院报展示、历年获奖名单、后记等主要章节；按从严原则选材，根据汇编质量要求，对所有优秀作品进行通读后遴选，确定不入选作品原则、文章节录和删减标准、加工格式规范等。

2.注重加工编研的精准。（1）“编”“研”并重。在“编”的同时注重“研”。对全省院报的现状、成长之路、浙江模式特点、发展趋势等进行了深入研究，并撰写相关研究文章。（2）“名记”点评。特别邀请国家级媒体《健康报》三名主任记者对部分获奖作品进行点评，不但起到了“画龙点睛”的作用，而且给读者以启发。《集萃》出版发行后，院报人反馈这是该书的最大亮点。（3）规范转录。在转录时，要事先确定统一的标准，然后按规范格式进行转录加工。一是对单位名称规范。绝大部分医院的作品单位名称以“我院”来叙述，或用不规范的简称，我们按省卫生计生部门规范名称进行了统一。二是对文章标题规范。一些新闻作品标题有主标题、引题和副标题，但院报原件或者电子稿中没有进行标注，或者原件中就有错误，对这类文章，我们根据内容确定了主副题。三是对文章正文规范。对原件中出现的错、漏、别字、标点、数字、日期等错误，在汇编时要进行必要的校正，并注意保持原貌。

3.注重编研总纂审核的精细。（1）任务分工阶段，把好政治关。成立总纂班子，明确主编、副主编和编委在总纂、分纂中的工作任务，各司其职。认真审查政治观点，要坚持以党的方针政策和国家的法律法规为依据，凡涉及党和国家的统战政策、宗教政策、涉外政策、保密政策等方面内容的，要严格遵守党和国家的有关规定，所表述的事物必须做到观点准确、是非分明。（2）通读书稿阶段，把好内容关。对所有原始资料内容进行核实，确立体例结构，权衡篇目比重，对总体规模进行控制和语言文字进行规范，处理交叉重复内容，同时增删资料、核实数据、锤炼词句、安排图照等，找出书中存在的各种各样问题。（3）合成完工阶段，把好质量关。依托出版社编审的力量，对全书进行五次校对、两次编审。首先对内容去粗取精，对资料存真求实、删繁就简，对文字、文风、行文进行修改；其次是站在相关篇目的高度进行宏观、整体的概括和综合，把好政治关、体例关、文风关。最后，做拼写检查，确保没有语法错误、印刷错误，并内容、结构的完美结合和完整统一。

4.注重编研排版设计的精美。报纸版面设计是编辑思想与设计艺术的结合，艺术设计的目的是为了传达意念、信息和视觉信息[1]63，因此院报优秀作品汇编更要注意排版设计工作。在设计中，我们注重文字、颜色和图片的权重比例，遵循平衡、对比、重点、比例、统一的设计原则，使每个版面、每个章节及整本书协调精致，令人愉悦。（1）封面封底简约大气。封面封底元素运用不多，没有鲜艳的色彩和图片，封面在书名的字体、大小上进行调整，封底只印刷有体现《集萃》主要内容的30多个文字，突出了纯粹的美感。（2）图片排版简洁明了。根据阅读者习惯的视觉流程从左到右的顺序习惯，以及一般画面中心偏上方为视觉集中点的视觉中心，利用图片的大小疏密对比、空间虚实对比、图片大小风格上的呼应来突出重点，并对图片进行必要的后期处理，达到较强的视觉冲击力。（3）注重色彩应用效果。版式设计的色彩处理得好，可以达到锦上添花的效果。我们在配色应用中，封面选用单纯的白底，运用黑、米黄、暗红三种简洁的色彩，减少多余的色彩表现，使得封面呈现出较高的质感。彩色内页是白底印刷上咖啡、黑色字，通过色彩组合变换版面的不同效果，表达出丰富的文化气息。（4）文字排版合理恰当。充分考虑字体风格与版面整体风格以及主题内容的协调性、一致性。全书的标题、副标题、刊头、正文、附注、点评等有统一的字体和字号，并注意留白、字体间的搭配组合、字距和行距、对齐方式等呼应。（5）纸张选择富有技巧。封面选用铜版纸覆亚膜烫金胶装，设计的勒口更提升了平装书整体的美感。内页为本白轻型纸，颜色偏黄不刺眼适合阅读，富有文化气息。

三、院报档案编研工作中存在的短板

1.院报档案分散不集中收集难。各医院院报档案均分散在全省各医院，许多获奖作品因经办人员的调换没有得到很好的保存，这给编研工作带来了困难。确定专题编研时，先要做大量的准备和协调工作，将分散在各医院的院报集中。在收集过程中，发现一些医院没有将院报统一纳入医院的综合档案管理中，由于人员变动，许多早期的院报已经遗失，有的只有黑白复印件；有些文字材料没有保存电子稿。

2.资料内容错误率高。大部分医院由于人员紧张，基本上为院报编校一个人全兼，对一些差错从组稿到院报刊出根本无法发现，导致差错率较高，尤其是医疗专业术语差错审稿时很难发现[2]80。主要错误有：错别字，用字不规范，斤克不统一，地理、医学等常识性错误语句等。编委及主编也进行交叉校对，但由于知识面等原因，也有不少问题无法全部查找出来。开始院报宣传工作和开展院报好新闻评比工作起步较早，但在初期，所选送的院报存在起点较低、素质参差不齐、实力较弱情况。

3.编研方法传统单一。笔者虽然此前有过汇编、年鉴、大事记等实践，擅长传统意义上的信息整理，但缺乏编写标准公开出版物的经验，对编审要求、标准及公开出版的流程不了解，给编研工作带来很多的重复无效劳动。档案编研题材虽实用价值较高、体现了行业特色，却为传统的、单一的、原汁原味的铺陈式的编纂形式，以编为主，研方面较欠缺。虽然我们聘请了专家对部分获奖作品进行点评，但多元化、多层次、社会需求量及成果深度都有待提高。

4.排版设计美化度不够。个别版面没有PDF格式的电子版，扫描件较模糊，甚至个别的是黑白复印件，影响了整体的效果。少数图片像素小且模糊，印刷质量不高。排版时因考虑经济等因素，好的版面和图片没有安排大图片的位置。

5.编审营销沟通欠佳。主编、副主编、编委来自全省各地不同单位，与排版设计、编审之间均是单线联系，集中探讨研究的机会以及面对面沟通机会不多，很多细节不够完美。此外，对出版发行等方面因素考虑不充分，给营销带来一定的难度。

四、进一步提升编研工作质量的粗浅建议

1.不断提升编研观念的高度。档案是继承和创新并重的一项工作。档案人员要从开展档案信息资源、促进档案利用、提高服务水平的高度来认识和主动做好编研工作，克服为达标、为评优、为晋升职称而编研的思想。要多向书本、档案馆专家、前辈学习，学习掌握本系统、本机关、本部门出台的新政策、新法规，社会发展的新观点、新知识，及时参加各类档案培训、汲取专业知识和掌握最新业界动态，提高对编研服务要求的科学预测能力。档案的齐全完整是做好档案编研工作的前提，要立足于平时、工作在日常、落实在具体，做好编研素材的收集、保管、积累、整理等基础工作，打下坚实的编研基础。

2.积极拓展选题选材的广度。文章写作时，一般先列好提纲再动笔写作，而提纲列得再好，缺乏材料写起来还是十分艰难；反之文章材料丰富，涉及面广泛，加上恰当的表达方法，就能达到文章广度的实际效果。一定要注重选题，选题上既要坚持有创意，突出特色，又要注重实用。档案人员要富有创新精神，将社会需求作为编研选题的首要标准，从本单位的实际出发，多对实际工作进行研究，找准编研工作与现实工作的结合点，选择一些社会需求量大、实用价值高、能体现本行业特色的题材进行编研，使编研工作与现实需要紧密结合起来，达到最佳经济效益和社会效益。

3.努力提高编研人员水平的厚度。学习借鉴外地、外单位较成功的编研成果，以拓宽视野，启发思路。注重藏用并重的原则，充分利用档案信息资源[3]77，在深入研究档案内容的基础上，根据档案馆藏需求，积极组织和主动参与本单位及本系统的大事记、组织沿革、年鉴、院志、文件汇编、论文专著等编写，积累工作经验。通过延续传统档案编研的方法步骤，与时俱进，采用计算机编目检索技术等现代化方式，利用电子计算机和互联网等现代通信科技实施档案编研工作，借助计算机网络来提高档案编研的现代化水平。

4.尽力保证编研成果的深度。档案编研工作专业性、技术性特点，要求档案编研人员除具备系统扎实的档案学基本理论、基本知识和基本技能外，还要有渊博的文化知识，及分析问题解决问题的能力，同时还要掌握一定的计算机技术和外文知识，利用现代化档案检索工具来吸纳中外档案材料，丰富档案编研材料，增强编研工作的实效性。此外，加强与作者沟通，及时纠正写作中存在的错误和提高质量；加强与编审沟通，针对性地指出需要注意和修改的地方。随着报业的发展，报纸版面语言越来越丰富，它传达出编辑对新闻的评价，医院院报亦是如此。在处理编研成果的书籍印制设计上，对封面封底等，要注意色彩、图片等正确选用，使整个色调趋于基本一致，在视觉上感到舒适、大方、简洁、流畅[4]。因此，要加强与排版设计沟通，使版面更加精美。

5.扩大编研作品的知名度。编纂一部浙江省医院院报优秀作品汇编，是对浙江省医院院报十年历程的一个阶段性总结，是对广大院报人员辛勤工作的一种肯定。见证全省医院院报长足发展的剪影，可以感受十年中卫生事业发展与变革的波澜壮阔，是很有意义的医院文化之旅，这些成果既有一定的理论水平、深度，又面向实践，贴近浙江省医院院报宣传的实际，具有较强的理论和实践价值。院报档案作为宣传卫生行业的特定载体，要充分利用自身优势，借助大众传媒，主动将编研成果通过各种形式和渠道输送出去，大力宣传编研工作成果，扩大编研工作的社会影响。档案工作的目的是让大家认识档案，成为活的化石，因此，要让群众逐步了解、认识，并主动查考、利用编研成果，实现编研工作的社会化，达到编研信息共享的目的，使编研工作的潜在效益得到广泛、充分的发挥。

[1]艾伦·斯旺.英国版式设计教程[M].匡洁译.上海人民美术出版社.2004：63.

[2]李鸽伶，应晓燕.浅谈浙江省医院院报的档案化管理[J].办公室业务.2016（7）（上）：80-81.

[3]尹晓娜.浅谈档案信息编研工作的意义及对策[J].新西部旬刊,2014（7）:77-77.

[4]http://www.missyuan.net/school/theory_2015/theory_21881.html设计师必须知道的10个设计排版技巧。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.18

浙江省康恩贝医院管理软科学研究项目立项课题。

李鸽伶，浙江省肿瘤医院办公室，档案副研究馆员，本科学历，研究方向：档案管理。