基层需要的多途径档案管理方式探讨

张建铭 王春晓 邓文荣

（中国工程物理研究院流体物理研究所绵阳621900）

基层需要的多途径档案管理方式探讨

张建铭 王春晓 邓文荣

（中国工程物理研究院流体物理研究所绵阳621900）

本文通过开展网上问卷调查的方式，对单位科研课题档案管理状况进行了调查。结果显示科研人员认为归档是科研活动的重要环节，课题完成后需按要求和程序进行归档，单位应该有组织、有计划地开展档案信息化工作。根据需求对档案管理方式变革进行了分析探索，对加强档案信息化管理工作、促进电子文件收集归档、提高档案利用效率具有积极作用。

问卷调查档案管理档案信息化

G271

A

2017-05-22

科技档案是科研单位在从事科研活动中按照归档要求整理后形成的、具有保存价值的文字、数据、声像、图表、电子文件等各种载体，是历代科研人员从事科研活动中知识和技术的积累，是单位的宝贵财富。随着大数据时代的来临，各种类型的电子文件越来越多，管理工作越来越困难，传统的档案管理模式受到不同程度的影响。为掌握科研人员对档案的价值、收集、管理、利用的了解程度，持续改进档案管理工作，更好地服务科研生产，我们在全所范围内组织策划了一次科研档案管理工作网上问卷调查活动，对科研基层需求的档案利用管理方式进行了探讨。

结果显示，参与调查人员普遍认为档案归档是科研活动的重要环节，课题完成后需按单位档案工作要求和程序进行归档。总体上，科研档案利用率明显偏低，档案管理信息化程度低、利用方式落后是影响利用的主要因素。单位应有计划地组织开展档案信息化工作，促进电子文件收集归档，对提高科研档案的利用有积极作用。

一、问卷设计及调查开展主要情况

档案业务工作包括收集归档、整理、鉴定、保管、编研、统计、移交、销毁八个环节。根据调查对象和目的，本次调查仅涉及档案管理的收集、整理和利用环节。调查问卷共设计十个选择性问题，一个开放性问题，内容包括档案利用状况、对归档的认识、开展档案资源信息化的必要性等。本次采用网上答题方式，技术人员采用SQLServer数据库和ASP技术开发完成了B/S结构的调查问卷制作，可以同时在网上完成答题、实时查询及结果统计。活动从2016年11月21日-12月25日，在单位B网（用户774人）公开进行。调查期间采用通知、发邮件等方式通知到全所用户，每个用户可参与投票一次，对每题4—6个选项可进行多选。经过为期一个月的调查，点击306人次，答卷人数79人次，提出20条意见和建议。

二、调查结果及统计分析

1.关注人群对档案管理认识分析。全所B网用户774人，参与调查79人次，占10.21%。全所正高职称72人，参与7人，占9.72%；副高级职称196人，参与33人，占16.84%；中级职称275人，参与30人，占10.91%。结果显示，职工对档案管理关注度偏低，副高职称人员对调查关注明显高于均值，该部分人员主要是课题负责人和重要管理岗位人员。

从调查人员回答情况看，81%的人员清楚“课题完成后需按单位档案工作要求和程序进行归档”，11%还认为“归档情况应纳入科研管理活动，实行奖罚制度”，同时还有8%认为归档是管理部门和其他人的事，与自己无关。91%认为“归档是科研活动的重要环节，是科研课题是否完成的标志，有价值的科技资料要整理归档”，但是对“归档是做好科技档案工作的基础和起点”“归档是维护国家、单位科技秘密的保证”“归档是贯彻集中统一保管的主要措施”仅为10%。调查人员对档案“凭证价值”“历史参考价值”“技术情报价值”都有一定的认识，分别为25%、27%和38%。仅10%选择“不知道，我对档案知识了解很少”。

2.档案借阅和利用满意情况。从档案利用的目的、频率和满意程度结果显示，利用目的主要是工作查考（包括立项、开题论证所需），档案利用偏低，对档案利用满意程度结果显示，满意为17%、较满意为53%、不满意30%。对不满意的原因进一步调查显示，76%认为档案管理信息化程度低，方式落后；19%认为档案查找困难。对未查到档案进一步调查显示借阅人不能提供有效信息、检索方式落后、相关档案未移交到档案室占98%。档案人员原因造成的不满意仅占2%。

3.对开展档案管理工作的建议。关于如何开展档案工作，46%认为完成一件事项，将资料整理完毕后移交档案室；22%认为归档工作是动态的，在科研课题结题后3个月内完成；16%认为有计划开展，每年定期统一移交上一年度完成课题文件资料；也有16%不希望任何资料存在手上，收到文件后立即移交档案室。

对于开展档案资源信息化的必要性，92%认为单位档案信息化是必要的，仅有8%认为建设成本高、保密风险等没必要开展。对于了解档案知识的方式，53%选择定期培训，其他方式也有选择。

三、档案管理和利用方式变革分析

通过本次调查活动及结果显示，科研人员对科技档案的价值和归档的重要意义认识清楚，91%认为归档是科研活动的重要环节，是科研课题是否完成的标志，有价值的科技资料要整理归档。总体上，关注档案的人员比例偏低，利用率偏低，利用人员基本满意。信息化程度低、检索方式落后、相关资料未归档是影响满意度的主要原因。

参与调查人员提出了“开展档案资源信息化”的需求，该结果与档案管理工作的行业发展形势一致。在电子文件大量生成和无纸化办公管理的新形势下，电子文件的归档管理越来越重要。传统档案室纸质档案的接收、整理方式已不能满足当前档案管理工作的需求，管理应提前介入到文件的形成和流转过程中，组建一个标准化的电子档案收集、管理和利用体系，才能做好新形势下的档案管理工作，提高档案关注度、用户的利用率和满意度。

1.规范文件流转管理，建立覆盖全员的电子文档管控体系。管理部门需要将电子文件管理流程进一步细化，依据文件管理办法和科研项目技术文件审批程序、实施的程序文件要求，梳理和优化科研项目文件产生、档案利用全程管理和关键控制环节，形成以项目管理为主线的层级式文档控制体系和文档一体化管理控制流程。

体系的建设应参照质量、安全、保密体系的建设，由管理部门牵头，组织管理、档案、信息化、科研室等所内涉及文件产生、管理的相关部门制定体系管理文件和作业程序文件，形成各类课题的归档范围、保管期限表和文件材料分类方案，明确区别具有长期的保存和利用价值的电子文件、在各系统中运行短期保存电子文件和个人工作机上的过程性文件。要求应具体到某份文件是否需要归档、归档文件保管期限划定以及文件所属类别判断等。体系的良性运转离不开专业数字化档案室管理队伍建设——管理人员专业化、职责分工明确化，队伍包括：专业档案管理人员、档案信息技术管理人员、计算机系统管理、日常运行维护人员等。单位应根据科研能力、发展规模，配套档案管理人员发展规模，依据数字化档案室的管理需求按计划引进相关专业人员，达到队伍年龄梯度恰当、人员配置合理的结构状态。并借用保密、质量体系奖惩机制，将制度常规化，对于维持、提高档案队伍的素质具有促进作用。

2.规范电子文件的归档与管理，提高档案利用效率。单位组织建成档案管理系统时，应重点考虑“原生性电子文件”的归档与管理设计，电子文件的产生是必须依赖信息技术或者系统，是电子信息技术下的系统工程，与用信息技术管理手段管理传统档案有明显区别[1]。只有按照《数字档案室建设指南》、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）的规定，将来源于各业务系统的电子文件进行采集，实现电子文件的归档流程和电子档案的封装流程，封装固化后的电子档案，可正式纳入电子档案管理系统，真正实现电子档案的在线和远程借阅利用服务，才能从根本上解决档案的高效利用问题。

目前，我所档案室已完成大部分档案的目录编制工作，目录采集使用了几个档案管理系统，档案分类标准不统一，录入的目录数据难以有效整合。落后的检索方式严重影响档案利用效率，成为影响科研人员利用档案的积极性和满意度的主要因素。当前应先规范电子文件的归档管理，解决增量文件的电子档案采集工作。对于传统存量档案，可先行上传目录，可开展已数字化的部分科技档案数据检查、读取、建库、权限设置和挂接利用工作，对电子化档案同时接收电子档案输出存档，对未数字化部分档案进行规范化整理和数字化加工，同时完成全文上传工作。两者结合起来，逐步进入“增量电子化”、“存量数字化”档案管理新模式。

3.档案的利用还需要组织档案应用系统的建设工作。对开展档案资源信息化的必要性调查显示，科研人员对文件在线归档、档案在线利用的需求较为强烈。档案应用系统建设是解决上述问题的主要措施，单位应有计划、有组织地开展档案资源应用系统的建设工作，系统解决办公自动化系统、其他业务系统与档案管理系统的数据传输问题，实现原生电子档案的在线归档和管理。我所目前在用的两套档案管理系统均达不到在线收集、查阅和利用的需求，单位应考虑档案的核心应用系统建设，建设覆盖“归档单位—档案室—利用者”三大层次用户、满足“在线文件接收—档案管理—在线利用”三大主要功能、涵盖“电子文件—档案目录—档案全文”三大层次的数据资源。

系统由归档单位电子文件管理、电子文件数据交换平台、档案管理工作流引擎、电子文件元数据管理、档案存储管理、数字档案室管控中心、数字资源保护决策支持、数据访问控制、档案信息利用服务平台等多个子系统（或模块）组成的数字化管理应用系统。通过以上措施和查阅访问权限的设置，可逐步实现全所“智慧型档案室”的建设及管理工作。

[1] 邹杰.《归档文件整理规则》对电子文件整理一般要求的适用（之六）[J].中国档案,2017（3）：26-28.