论“互联网+”环境下人事档案管理存在的问题

罗吉鹏

（安徽大学管理学院合肥230039）

论“互联网+”环境下人事档案管理存在的问题

罗吉鹏

（安徽大学管理学院合肥230039）

“互联网+”环境下，面对着跨界融合、创新驱动、重塑结构、尊重人性、开放生态、连接一切的新趋势，人事档案管理也存在许多问题，如开放环境下对人事档案知情权的冲击、信息量的激增，让我们看到了人事档案信息量的不足、档案用户需求的多样化与人事档案利用率低之间的矛盾、人事档案在数字化的进程中何时才能迈入高度整合的数据化等问题，只有把这些问题解决了才能促进“互联网+人事档案”更好的结合。

“互联网+”人事档案知情权档案利用

G273.5

A

2017-07-11

一、概述

“互联网+”这一概念是互联网思维发展的新产物，它代表了一种新的社会形态，将传统的产业与互联网进行深度的融合，进行创新发展，优化产业结构及资源配置，淘汰落后产能，进一步激发社会的生产力，在全社会创造出一种发展的新动力。马化腾表示，“互联网+”是指利用互联网的平台、信息通信技术把互联网和包括传统行业在内的各行各业结合起来，从而在新领域创造一种新生态。2015年3月5日，李克强总理在政府工作报告中提出了“互联网+”行动计划。随后，2015年7月4日，国务院印发了《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》，正式将“互联网+”上升到了国家战略的高度。

人事档案是组织、人事、劳动（或人力资源管理）部门在人事管理活动中形成的，归国家所有的，记述和反映人员经历、德能勤绩和工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的真实记录。人事档案在我国一直有着“神秘的色彩”，因其特殊的性质，多数人很难接触到自己的人事档案。我国重视对人事档案机密性与安全性的保护，虽然近年来学者们纷纷呼吁要尊重公民对人事档案的知情权，但是我国人事档案的公开仍然进展缓慢。

“互联网+”的六大特征是跨界融合、创新驱动、重塑结构、尊重人性、开放生态、连接一切，其面对的是一个更加开放、多元、鼓励创新、以人为本的世界，如果将“互联网”与“人事档案”相加，必将对传统的人事档案管理方式、制度、组织结构等方面产生冲击。

二、人事档案管理存在的问题

1.人事档案的本人知情权尚未实现。我国人事档案管理依据的是1990年修订的《干部档案工作条例》（以下简称《条例》）。其中《条例》第三十一条规定：“任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。”根据条例的规定，本人对自己的人事档案是没有知情权的，显然这种规定并不符合人民当家做主的原则。首先，根据《条例》第十条规定，人事档案的材料内容包括十大类，除政审材料以外，包括履历材料；自传材料；考察、考核、鉴定材料；学位学历材料；党、团组织建设工作中形成的材料；表彰奖励材料；涉法违纪材料；招录、聘用材料；健康检查和处理工伤事故材料等九类材料在归档之前都是本人所知晓的，只是经过了归档这一工作环节，就让人事档案变成了一种保密的材料。其次，2007年颁布的《政府信息公开条例》规定，“行政机关对符合下列基本要求之一的政府信息应当主动公开：（一）涉及公民、法人或者其他组织切身利益的。”人事档案记录的是本人的经历、工作表现等内容，必然关系到本人的切身利益。“互联网+”的显著特征之一就是尊重人性，以人为本，把人放在首要的位置，维护公民的知情权则是其表现之一。而现阶段，我国的人事档案仍处于一种封闭的状态，除组织以外个人无知情权。

2.人事档案的信息量不足。长期以来，我国的人事档案存在重政治历史问题，轻工作绩效；重家庭关系，轻现实情况；重思想道德，轻心理状况；重过失错误，轻个人成就的情况。这造成了人事档案大多千篇一律，不具备个人的识别性，信息量的不足降低了人事档案的凭证作用，在录用招聘时很少用人事档案作为参考。人事档案应当如同个人的一份简历，包括了个人从出生到成长直至死亡的全部历程，不仅要包括自然信息，更要反映个人的思想轨迹、情感变化、诚信道德、心理活动。同时，我国的人事档案内容陈旧，没有定期对档案中的材料进行更新，造成人事档案不能及时反映个人情况的变化，这种现象的产生与个人对人事档案无知情权有很大的关系。如果一个人都不知道自己的档案有哪些材料，就更不会关心这些材料的新旧与否。“互联网+”是一个开放的环境，要求资源的高度整合与优化配置，传统的人事档案存在的信息量不足、信息结构不合理等问题，必将不能适应新时代的要求。

3.人事档案的真实性、完整性存在质疑。“文化大革命”时期我国的人事档案工作受到了严重的破坏，其主要为阶级斗争服务，使人事档案中掺杂了许多虚假的材料，这种不重视人事档案的行为在我国延续了相当长的时间。一方面，对人事档案的真实性存在质疑。人事档案是个人过往的历史记录，具有原始记录性，其真实性不容置疑，但在现实中，许多人为了自身的利益随意篡改人事档案，主要集中在“三龄二历”方面，使得年龄越来越小，工龄越来越大，学历越填越高，这些不真实的信息降低了人事档案的凭证作用，很难对组织起到借鉴作用。另一方面，人事档案的完整性也饱受质疑。连续性和动态性是人事档案的基本属性之一，人事档案记录了个人从生到死的全部过程，是一个连续的过程。但在我国“弃档率”一直居高不下，在竞争激烈的今天尤为普遍，很多单位为了吸引人才，在原单位不放档的情况下，采取了不要人事档案或者重新建档的政策，出现了许多“断档”的现象。又由于个人无法查阅自己的人事档案，使得人事档案更新缓慢，内容陈旧，无法适应动态性的要求，不具备完整性。“互联网+”是一个连接一切的生态环境，人事档案的真实性将会受到尊重，随意篡改的现象在透明的网络世界中会得到遏制，资源的高度整合促使人事档案的内容越来越完整和真实。

4.人事档案的利用率不高。我国的人事档案管理奉行高度保密的政策，一旦存档，当事人就很难接触到自己的人事档案，使人事档案长期处于一种封闭的状态。而这种封闭的状态造成了人事档案的利用率不高，忽视了对于人事档案的开放利用。人事档案具有高度的机密性，采取长期封闭的政策确实保证了人事档案的安全性，但是档案的价值在于利用，坚持以利用为纲才是档案之生命所在。人事档案具有原始记录性和凭证价值，这种根本属性要发挥作用，只有在不断的利用中才能体现。此外，我国的人事档案也存在利用主体的颠倒性。人事档案记述的是个人的工作经历、德能勤绩、奖罚功过等，故其服务的主体应该是个人，但《条例》规定了：“任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。”封闭式的管理使得个人利用人事档案的档案意识薄弱。开放生态、尊重人性是“互联网+”环境下的又一特征。人事档案的开放利用应该坚持以人为本，把为人民服务当做首要职能，淡化其政治职能，提高利用率，扩大服务对象，深化服务领域。

5.人事档案的数字化、数据化程度低。目前，我国的档案馆大多数仍处于数字化的进程中，且主要采用图像扫描技术来存储档案资源。图像扫描技术只是对档案原件的数字化复制，难以对原件的内容进行概括，难以通过关键词的检索查找到原文。数据化则会对档案的内容进行整合，科学分析，精准定性，便于检索的需要。数据化以数字化为基础，是对数字化的发展，我国档案馆的数字化水平尚低，数据化更是任重而道远。我国档案的数字化目前仍集中于文书档案，人事档案因其特殊的性质使得数字化、数据化程度低。在管理体制方面，高度集中的封闭式管理让人事档案长期“沉睡”在档案库房中，为了保证人事档案的机密性和安全性，在数字化资源的安全尚未得到充分保障的情况下，人事档案的数字化水平将长期处于较低的程度。在人员观念方面，人事档案长期处于被动服务的局面，且服务的对象主要集中在党政机关，一旦实现数字化或者数据化，其服务的方式将转变为主动服务，扩大服务对象，这种被动服务向主动服务观念的转变也会阻碍人事档案数字化的进程。“互联网+”带来了跨界融合的发展，人事档案如果仍然坚持封闭的政策，不能很好地与信息技术相结合，那么其数字化、数据化的程度仍将处于较低的水平。

6.管理人事档案的档案工作者素质不高。人事档案利用工作包括两方面内容:一是利用需求，二是提供利用。利用需求和人事档案用户有关，笔者在这不予以分析。而提供利用则与人事档案的工作者息息相关。提供利用又对人事档案的工作者提出两点要求:一是对收集来的人事档案进行整理，然后归档立卷，这要求人事档案工作者有着扎实的业务知识，尊重来源原则，方便日后的检索利用；二是掌握基本的计算机技术，包括人事档案著录的信息化、计算机检索、数字化扫描等技术，当档案用户提出利用需求的时候，可以快速准确地找到其所在的位置。纵观我国的人事档案工作者，普遍存在着素质不高和结构不合理的问题。这里的素质不高既包括业务素质也包括计算机素质。“互联网+”环境下人事档案整理、鉴定、编目等的原则没有变，只是人事档案的来源更加广泛，内容更加丰富，这对档案工作者的业务素养提出了更高的要求。同时，我国的人事档案工作者存在着年龄结构偏大、学历偏低的特点，在“互联网+”环境下学习新的计算机技术也对他们提出了严峻的挑战。

三、对策研究

1.实现人事档案内容部分向本人开放。“互联网+”的时代是一个尊重人性的时代，尊重人性在人事档案管理的过程中即表现为知情权的实现。首先，对人事档案中的十类材料应尽快实现标准化的录入，新建规范化的EXCEL表格，使每一项信息都可以实现信息化。其次，组织新建公民人事档案的本人IC卡，一人一卡，该卡由公民本人持有。一旦本人有查询人事档案的需要则可以带着身份证和人事档案IC卡去当地档案局查询开放范围内的档案，同时，本人也可以知道自己的人事档案中放了哪些材料，材料有没有过时，要不要补充新的材料。既尊重了本人的知情权，又减轻了人事档案工作者定期查询更新的负担。但必须遵守以下要求:一只能查阅本人的人事档案；二必须持有效证件；三查阅范围仅限已知和已开放的内容；四由人事档案工作者代为查找。最后，“互联网+”环境下必须推进我国《隐私法》的修订进程，保护公民的个人信息。美国、英国、澳大利亚、新西兰等国都通过修订了《隐私法》和《信息自由法》来保护公民信息公开和保护的权利，而我国只在2007年修订了《政府信息公开条例》，在《隐私法》的修订中仍落后欧美发达国家，通过《隐私法》加强对敏感性信息的审查，使公民的个人知情权得到更好的保护。

2.增加人事档案的类别与内容。传统的人事档案材料的收集主要靠个人提交，十类材料中有九类材料是本人填写或者已知的，材料的内容固定，体现不出个性化的色彩。因此要通过互联网平台，拓宽材料收集的途径，增加材料收集的类别，丰富材料收集的内容，充分发挥人事档案的价值。首先，在收集途径上，利用互联网连接一切的优势，改变以往单一的收集途径，采取360度的信息收集法。从本人的亲属、领导、同事、下属、客户、同学等各个方面来收集信息，避免信息的片面化。其次，增加信息收集的类别和内容。传统的人事档案重虚轻实，很难全面反映个人的综合素质。在这个开放的时代中，更应该注重人事档案的凭证价值以及对个人信用及健康状况的反应。增加信用类的内容，包括个人纳税、考试有无违纪、信用卡记录、合同履行情况等内容；在健康状况类增加家族病史、既往病史、心理健康状况等内容。这些信息相对分散，但因为采取了360度收集方法，并以互联网为手段，使得人事档案信息量不足的问题将得到极大改善。

3.建立监督机制，鉴定清理人事档案内容。以前的人事档案在真实性和完整性上受到质疑，一部分原因是知情权的缺失造成了人事档案材料的随意篡改或者更新迟滞，另一方面则是由于监管的缺失，使人事档案凭证价值和情报价值降低。互联网的世界是一个联通的世界，打破了以往闭塞的状态，使人事档案不再成为“信息孤岛”。应充分发挥互联网在人事档案部门和当事人之间的第三方监督作用。人事档案的材料中有相当部分是可以向除本人以外的其他人公布的，这时就要发挥互联网的第三方监督作用，防止人事档案信息被随意添加或删除。互联网要把已经公开的人事档案信息和纪律监察部门联系起来，加强监督。同时，考虑到人事档案在个人发展及组织工作中的作用，应开展对人事档案内容的鉴定与清理工作，及时补充新的材料，删去虚假的材料，为组织及用人单位提供一份真实的人事档案。

4.为档案用户提供高质量的服务。人事档案管理的最终目的在于档案利用，应突出人事档案管理的服务功能，并且这种服务是主动服务，是根据档案用户的需求进行有针对性的服务，改变过去被动的服务方式。首先，利用跨界融合的契机，把人事档案部门、档案用户和新媒体紧密结合起来，发挥新媒体在舆论传播中的作用，宣传人事档案的价值，提高公众对于人事档案的利用意识。目前，新媒体主要集中在微博、微信及小视频，它们传递信息速度快、范围广，又拥有庞大的用户群体。应合理利用新媒体，把人事档案与新媒体相结合，来提高人事档案的利用率。其次，通过个性化的定制服务来提高人事档案的利用率。人事档案服务和其他服务一样，必须能准确找到用户的需求，为其提供一针见血的服务，建立起用户与服务机构之间的粘性，之后用户才会提高自己使用人事档案的频率。“互联网+”环境下，个性化定制服务的实现主要依赖数据挖掘技术，对用户数据的收集和分析，归纳出用户需求的“痛点”。最后，建立档案用户服务的反馈机制，尊重用户表达自己意见的权利，来满足用户的需求，提高人事档案的利用率。

5.加快人事档案数据的自动化整合。“互联网+人事档案”不是简单的档案上网，也不仅仅是人事档案的数字化，其最终目标是实现人事档案数据化及自动化的整合。把大量开放的人事档案数据收集起来，进行高度的整合，开放共享，满足档案用户日益增长的需求。第一，要加强人事档案信息资源标准化、规范化的建设，通过颁布行业标准体系来打破以往“信息孤岛”的局面。我国各地档案馆都开展了不同程度的数字化建设，但我国在数字化建设方面没有统一的标准体系，造成了各省市各自为政的局面，不仅不利于数字化资源的共享，也阻碍了我国数字化向数据化的进程。第二，在标准化的基础上加强各档案馆之间的合作，实现人事档案数据的共享。我国人事档案长期处于分散化的管理状态，与“互联网+”环境下跨界融合、开放生态相背驰，人事档案的共享，既方便了档案用户的异地查询，又推进了数据化的进程。同时，各档案馆还应该加强技术上的合作，现有的图像扫描技术以及OCR已不能满足“互联网+”下创新驱动的要求，很难对人事档案进行准确的识别并进行数据化的转化，形成高度整合的资源。档案馆可谋求与档案外包部门的合作，开发新技术，加快数字化向数据化的转化。最后，云计算作为“互联网+”时代下一种新型的服务模式，可以整合海量且无序的数据化的人事档案。云计算通常涉及的是虚拟化的资源，只需各档案馆把数据化的人事档案上传到云空间，云计算就会对大数据整合、分类，提供给档案用户可视化的数据。

6.提高人事档案工作人员的综合素质。“互联网+”环境下对人事档案工作人员的综合素质提出了更高的要求，要顺应时代发展的潮流。档案馆身为服务机构，其宗旨就是为档案用户提供档案利用的服务，而这服务的质量不仅取决于馆藏资源，更取决于档案工作人员的综合素质。在业务素质方面，“互联网+”环境下传统的档案工作已经受到冲击，如文件生命周期理论，这就要求人事档案工作人员要定期参加培训活动，既可以是传统的面授也可以利用互联网参加远程培训，更新自己的专业知识，提高基本业务素质。另一方面，计算机技能已经成为互联网时代每个档案工作者不可或缺的技能。对于大多数的档案机构来说，人员结构存在“断层”，中年以上的档案工作人员偏多，受时代的局限性，让他们熟练掌握计算机技能不仅成本大而且效果不显著。因此，可把这部分的人力资源投入转移到引进优秀的人才和先进的技术设备上，加大对中青年工作人员的培训，以期提高人事档案工作人员的综合素质。

[1] 李克强.政府工作报告——2015年3月5日在第十二届全国人民代表大会第次会议上[EB/OL].[2015-11-26].http://www.gov.cn/guowuyuan/2015-03/16/content_2835101.htm.

[2] 中国青年网.马化腾两会提案大谈“互联网+”[EB/OL].[2015-11-26].

[3] 王协舟,王露露.“互联网+”时代对档案工作的挑战[J].档案学研究,2016（6）:66-69.

[4] 王协舟,王露露.“互联网+”时代档案工作改革的几点思考[J].档案学通讯,2016（5）:94-99.

[5] 王英玮,陈智为,刘越男.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,2015:270.

[6] 闫丽侠,董汉良.互联网+环境下档案工作服务模式探索[J].现代情报,2016（6）:91-94.

[7] 刘琴.人事档案管理的问题与对策——从事业单位工作人员收入分配制度改革谈起[J].档案学通讯,2007（3）:67-70.

[8] 鲁瑶.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].档案学通讯,2006（4）:13-16.

Problems Existing in Personnel Archives Management in the"Internet Plus"Environment

Luo Jipeng
(Management School of Anhui University,Hefei 230039,China)

In"Internet plus"environment,in face of new trends of cross-border integration,innovation drive,structure remodeling,humanity respect,open ecosystem and connection of everything,there are many problems in the personnel archives management,such as impact of open environment on the right to know about personnel archives,deficiency of personnel archives information due to the information explosion,contradiction between diversity of archives users’needs and low utilization rate of personnel archives,and when personnel archives can achieve highly integrated digitalization and so on.Only when these problems are solved can better combination of Internet plus and personnel archives be promoted.

"Internet plus";personnel archives;right to know;archives utilization