高校创新创业档案系统构建与管理

王琳

（中南财经政法大学档案馆武汉430073）

高校创新创业档案系统构建与管理

王琳

（中南财经政法大学档案馆武汉430073）

随着高校创新创业教育改革的推进,高校创新创业活动蓬勃开展,高校创新创业档案应运而生。针对高校创新创业教育管理中档案管理缺失的问题，从高校创新创业档案工作的现状分析创新创业档案的概念、性质、功能、归档范围及保管期限、管理办法，以及创新创业档案的数字化、信息化管理规划等方面，剖析大学生创新创业档案系统构建与管理，从而推动高校创新创业教育，更好地促进高校创新创业教育改革工作的发展。

高校创新创业档案系统构建与管理

G647

A

2017-05-19

随着2015年《国务院关于大力推进大众创业万众创新若干政策措施的意见》的出台，“大众创业万众创新”上升为国家战略，创新创业教育改革在全国高校蓬勃开展，创新创业档案的建设与管理作为其中极易缺失的重要一环值得思考研究。其中，《国务院办公厅关于深化高等学校创新创业教育改革的实施意见》（国办发[2015]36号）特别指出，“各高校要设置合理的创新创业学分，建立创新创业学分积累与转换制度，探索将学生开展创新实验、发表论文、获得专利和自主创业等情况折算为学分，将学生参与课堂研究、项目实验等活动认定为课堂学习。为有意愿有潜质的学生制订创新创业能力培养计划，建立创新创业档案和成绩单，客观记录并量化评价学生开展创新创业活动的情况”[1]156。这一意见的发布，将高校创新创业档案的建设与管理，提升到前所未有的高度，紧跟时代主旋律。可以说，高校创新创业档案的建设与管理迫在眉睫，将来学生进行学分转换和抵学分，将以创新创业档案为依据，高校创新创业教育的过程管理、痕迹管理也将更为清晰。

一、高校创新创业档案的现状

通过对全国19所普通本科院校（武汉13所、宜昌1所、襄阳1所、广州2所、重庆1所、成都1所、厦门1所）创新创业材料的归档情况的调研，发现将创新创业材料纳入归档范围的仅有5所，仅占调查总数的26%，浙江省也只有40%的高校将创新创业材料纳入归档范围[2]67，可见大学生创新创业档案被大多数高校忽视，缺失严重。而将创新创业材料纳入归档范围的几所高校，实际归档情况也是千差万别。创新创新档案是新生事物，是随着时代发展出现的新课题。与各高校蓬勃开展的创新创业教育及活动相比，高校创新创业档案的建设与管理相当滞后。如不加以重视和研究,学生将来进行学分转换和抵学分则没有依据,查找求证相当困难。2017年国际档案日的主题是“档案——我们共同的记忆”，但高校创新创业教育及活动的全过程如果没有记录，则将被遗忘在时间的长河里。

二、高校创新创业档案被忽视的原因

1.无高校创新创业档案相关政策法规指导。目前，正在使用的高校档案工作指导性文件《高等学校档案实体分类法方案》出台于20世纪90年代初，而我国创新创业教育起步较晚,国家层面的改革始于2002年教育部在清华大学等高校开展的创业教育试点工作。因此，当时归档范围的相关规定中根本没有“创新创业”的任何字眼，国家出台的有关高等学校档案工作的其他指导性文件也是如此。与此相类似，高校的招投标档案出现时间并不长，虽然《高等学校档案实体分类法方案》无“招投标”的任何字眼，但地方性的档案法规出台了指导性文件，如2014年湖北省档案局联合湖北省公共资源交易管理局出台了《湖北省进场招标投标项目档案管理暂行办法》。但是，高校创新创业档案却一直没有政策法规涉及。相关政策法规的滞后，使得高校创新创业档案的收集整理、归档范围以及保管期限等无任何参考依据，高校创新创业材料的归档处于无法可依、无章可循的尴尬境地[2]67,相关工作的开展尚处于探索阶段。

2.上级主管部门未做要求。上级主管部门对高校档案工作的检查和评审中，如“档案执法检查”和“省特级档案馆评审”中并未将高校创新创业档案的建设与管理列入检查范围，将创新创业材料纳入归档范围的几所高校均认为创新创业档案非常重要才主动着手这方面的工作。部分高校虽制定了深化创新创业教育改革实施方案，但方案里只字未提档案。大部分高校档案管理部门由于人员和经费紧张等原因，无暇顾及创新创业档案，加上上级主管部门未做要求，也就忽视了其重要性。

3.高校创新创业档案收集难度大、业务建设薄弱。在高等学校进行创新创业教育以及创业实践活动是项全新的工作，从出现到今天也就十几年的时间。部分高校虽然创新创业工作如火如荼，相关部门和档案管理部门开展创新创业档案归档工作的主观意愿也十分强烈，如笔者所在高校的教务部和创业学院都主动提出要将创新创业材料归档。但是由于高校创新创业档案是新生事物，个别高校虽将创新创业档案列入高校档案归档范围内，但是其归档范围、保管期限、开发利用等方面，均缺乏成熟的经验可借鉴。特别是大学生个人的创新创业材料时间跨度大，内容庞杂，大部分高校对这种费时费力的档案收集工作力不从心，只好暂时搁置。

三、高校创新创业档案的系统构建与管理

1.构建高校创新创业档案，首先要明确高校创新创业档案的概念、性质、功能、归档范围及保管期限,做好收集工作。（1）高校创新创业档案的概念：高校创新创业档案是指高校在创新创业活动与管理过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同载体形式的历史纪录。（2）高校创新创业档案的性质:高校创新创业活动产生于高校的教学实践活动中,属于教学档案。（3）高校创新创业档案的功能：①高校创新创业档案可量化学生创新创业活动情况，为将来学生进行学分转换提供依据。②高校创新创业档案可支撑高校创新创业教育体系，为提升学生创新创业能力提供有力支持，可有效监督人才培养全过程，加强创新创业活动过程管理，是提高培养质量的可靠保障。利于克服改革过程条块分割、职责分散、多头管理的缺点，对创新创业教育改革全程实施有效监督，为修正调整、绩效评估提供参考，为提高人才培养质量、提升专业建设质量提供可靠保障[3]164,推动高校创新创业教育改革工作。③高校创新创业档案有利于学生将来就业找工作，企业格外青睐创新创业的学生。此外，创新创业学生申请小额担保贷款时，高校创新创业档案是有力佐证,可有效提高学生信誉。高校创新创业档案可增强学生就业竞争力，增加求职砝码。（4）高校创新创业档案归档范围及保管期限。高校创新创业归档工作千头万绪，无章可循，针对实际工作中形成的相关材料，在上级主管部门没有明确规定的前提下，高校档案管理部门可根据自身工作情况，结合学校实际，全面梳理高校有关创新创业部门和相关材料，自行制定归档范围和保管期限，以保证重要档案的及时归档。笔者认为可归纳为如下几个方面：①文书类档案：包括创新创业工作文件政策、创新创业工作计划总结、创新创业情况统计分析、创新创业测评分析、毕业生质量跟踪调查、创新创业导师信息、创新创业刊物等。案例类档案：包括创新创业成功典型案例、个别有借鉴作用的失败案例、案例的分析点评等。②业务类档案：包括创新创业教育、创业园（创业基地）建设相关情况、学生创新创业基本情况、创新创业人才、创新创业项目（如大学生创新创业训练计划、博文杯百项实证创新基金项目等）、创新创业成果。③活动类档案：包括创业培训、创业沙龙、创业辅导、创业大赛（如“挑战杯”、“创青春”等创业大赛）、创业讲座、创业模拟实验等内容。④实物类档案：包括上级机关部门颁发的奖状、奖牌、奖杯、奖旗、证书等内容。⑤声像类档案：包括创新创业活动的音频、视频、照片等内容[2]68。保管期限可以定为长期。

2.高校创新创业档案的管理。将创新创业材料收集齐全，只是归档工作中最基础的一步，创新创业档案的业务建设是重中之重。高校创新创业工作牵涉部门众多，包括教务部门、团委、研究生院、科研部门、二级学院等，也有高校专门成立了创新创业学院，因此高校要广泛宣传，提高创新创业档案的归档意识，高校档案管理部门也要第一时间跟进，将档案工作贯穿创新创业工作的始终。高校要明确各相关部门在创新创业档案业务建设中的职责，确定责任主体，制订相关政策措施，还要对高校创新创业材料的立卷归档部门、档案管理部门提供专兼职人员和经费支持，从制度上给予保证，方能做好高校创新创业档案管理工作。

3.开展高校创新创业档案编研工作。开展高校创新创业档案编研工作，可提升高校创新创业档案的服务效能，将高校创新创业档案转化为学生可参考使用的材料，如编制高校创新创业政策汇编、高校创新创业成果集、高校创新创业项目汇编等，可激活学生创新创业灵感，提高学生创新创业热情。编研成果还可以用来开展创新创业教育相关主题展览，从而使档案意识深入师生心底，并更有针对性地开展创新创业档案的收集工作，形成良性循环。

四、高校创新创业档案信息化、数字化管理规划

高校创新创业档案的信息化、数字化管理规划建立在大学生创新创业管理信息化的基础上。目前各高校创新创业管理系统缺乏，各种创新创业活动及项目材料的收集、审核基本靠传统的手工方式。而且多头管理，连相关材料的格式都是五花八门，缺乏统一性。建议建立信息化、数字化管理平台，实施一站式管理服务。通过创新创业管理平台的构建，搭建连接学校、学院、师生、档案管理部门的桥梁纽带。为各方录入、调阅、查询、输出、管理、沟通协调提供一站式管理服务。学生或学院通过平台进行创新创业相关活动、项目、竞赛的申报、上传材料、数据录入、纪录创新创业活动并展示成果。采用电子档案与纸质档案结合的归档方式，创新创业平台与档案信息管理系统对接，除了官方政策文件作为纸质材料放入档案袋，其他材料作为电子档案归档，可有效减轻档案管理部门的压力和负担。在创新创业管理平台基础上，形成创新创业人才库，创新创业导师库，创新创业成果库等专门数据库。学生个人创新创业材料也可以通过管理平台导出，由管理部门审核盖章，形成学生个性化的创新创业档案材料，即可作为学生学分转换和抵学分依据，又可加入学生人事档案，增加学生求职砝码[3]165。

高校创新创业档案是高校创新创业教育不可缺少的一环，高校各创新创业相关部门应配合高校档案管理部门，收集齐全并开发利用好高校创新创业档案，建立高校创新创业档案管理体系，为学生学分转换及抵学分提供依据，为学生的创新创业提供“智库”，深入高校创新创业教育及活动第一线，档案管理工作从幕后走向台前，从而全面推动高校创新创业教育改革工作。

[1] 国务院办公厅政府信息与政务公开办公室.国务院大众创业万众创新政策选编[M].北京:人民出版社,2015.

[2] 蔡小飞.大学生创业档案的系统构建及管理模式创新[J].宁波大学学报（教育科学版）,2015（11）:67-69.

[3] 梁微.地方高校“全程互动”创新创业档案管理浅析[J].创新与创业教育,2016（10）:163-166.

王琳，中南财政政法大学档案馆馆员，研究方向为档案管理。