高校档案管理模式创新思考

蒋 珍 （中原工学院 450007）

高校档案管理模式创新思考

蒋 珍 （中原工学院 450007）

在高校发展的道路中，档案管理有着极其重要的作用，能够在一定程度上促进高校科研和教育的发展，并且高校档案管理也是对高校管理、科研水平进行衡量的重要依据，是组成高校文化建设体系的一个重要内容。本文首先对当前高校档案管理的重要性和管理模式进行分析，并以此为基础进行创新思考，旨在构建高效、优质的高校档案管理模式，推动高校科研和教育的发展。

高校档案；管理模式；创新研究

现代社会已经进入信息时代，储存完好的档案资源不但能够在一定程度上推动高校的发展建设，同时，也为国家经济发展提供了重大力量。因此，在学校的日常工作中，档案管理有着极其重要的意义，而对于高校档案管理工作人员而言，如何对档案实施高效、优质的管理是一个必须给予足够重视的问题。为了使高校档案管理能够顺应信息时代下对高校的发展提出的新要求，就必须对其管理模式进行创新，使高校档案管理能够将自身价值充分发挥。

一、高校档案管理的重要性

高校档案通常包括学生的个人信息、教学过程中累积的图文和文字材料、影像视频以及科研信息等。其中有关教学的资料是该学校所有教师的文化知识和教育经验，是教师和学生长期的劳动、学习成果；而教学科研信息是所有教师不断研究、探索得到的宝贵资料。这些档案资料能够将教育的发展历程、教学理念以及创新的教学方法、模式等充分的反映。高校档案资料不但能够将宝贵的教学资料提供给今后的教学研究，同时还能将这些宝贵资料提供给其他教师教学、学生学习作为借鉴。并且，通过对高校档案资料的研究还能对目前高校的教学质量给予适当的评估，能够有效的推动教学改革、促进教学质量的提高。

二、当前高校档案管理模式分析

随着档案管理的发展，以往纸质版的实体管理已经逐渐变为电子档案信息化管理模式，该模式有着智能化、多样化以及管理范围广的优点。但是，现阶段中仍有部分高校未能及时接受新的观念，在对档案进行管理时使用的还是传统的你查我调、重视保管轻视利用、闭架借阅模式。

随着信息化社会的快速到来，推动了高校档案管理信息化发展的趋势。目前，大部分高校已经将校园网接轨于局域网，实现了相互联系和沟通。但是1，仍有部分高校并没有将校园网与局域网连通，仅仅是将少数工作机连接到校园网中，未能全面实现信息化的高校档案管理。

在传递信息的方式中，纸张是传统方法中主要的载体、媒介。而随着信息化时代的到来，档案信息存储模式对传统的纸质档案进行了创新，实现了能够将一切需要满足的电子档案。相对于纸质档案，电子档案的存储量能够多出几十倍甚至上千倍。

三、高校档案管理模式创新

1.创新管理形式

将管理形式结合纸质档案、电子档案和文档一体化以及双归档制进行管理，这是管理创新形式的基本原则。高校在自动化办公实施规划中，应在自动化办公中融入信息化档案管理以此统一进行规划安排，将档案管理与自动化办公的共同发展实现；同时，高校应构建档案内部局域网，并与互联网或外部网实现连接，这是对管理创新形式的基本要求。要求高校将适应于网络特点的标准、规范和政策制定，而一套能跨平台运作、操作性强并能统一管理的技术标准十分重要，能使信息时代下高校档案管理的标准和法规不断完善；对档案实现数字化的转变，借助电子档案管理软件和扫描等多种方法，在各类磁盘、光盘等储存器里储存记录。而对于部分极其重要、使用频率较高或是记忆受损的档案信息应严格进行数字化管理和处理。

2.严格控制档案资料质量

对于所有需要储存的档案资料，特别是工作人员填写的信息材料，高校应组织相关人员严格进行审查把控，需要本人签字的资料必须经过本人签字再由高校组织完成审查、加盖公章后才能进行归档。本人不在无法签字的情况下，必须将原因告知上层组织并加盖公章后才能进行归档。档案资料有部分字迹不规范不清晰的地方存在应要求退回重写，达到规定条件后才能进行归档。将档案资料的质量严格把控，严禁不规范、不完整的档案归档，能够使高校档案管理质量得到一定的提升。

3.提高管理人员管理职能

高校档案管理模式的创新和提升与档案管理工作人员的专业性存在着不可缺少的关系，对高校档案管理模式进行创新要求必须对管理人员进行专业素养、思想道德素养的培养。首先，高校应以档案管理岗位职责需求为依据，对各个岗位职责和人员需求的技术水平明确，进行工作人员的优化；其次，高校应将相应的档案管理制度完善，对档案管理人员的工作标准进行规范，确保工作人员能够正常进行档案管理工作，并使其工作完成的效率和准确率得到提升。通过对档案管理工作人员加强业务培训，为档案的安全与完整提供保障。通过档案法律、业务知识竞赛的开展，使高校全体师生对档案有一个明确的认识，深入到每位教师、学生的头脑中。同时，高校还应实施绩效考核制度2，通过激励制度使工作人员能够积极主动的及时、标准、规范的完成档案管理工作；最后，通过教育工作和再学习制度的开展使管理工作人员能够得到持续、永久的学习、进步。通过多样化专业知识竞赛和档案管理技术研讨会等活动的开展，确保档案管理工作人员能够对最新、最先进的档案管理知识进行学习，从而能够更好的完成档案管理的工作。

4.创建信息管理系统

信息化高校档案管理体系的构建是高校档案管理模式创新的必然趋势。对高校档案进行信息化管理系统构建的前提是对档案管理和档案应用过程中的实际需求进行了解，对高校档案管理信息系统与联网协议的标准进行统一，并对高校校园网、数据接口和数据库来源等统一协议，使高校档案信息化管理体系能够在一定范围内实现校园网、教育网和互联网的共享，使信息资源能够进行共同管理；在构建高校档案信息化管理体系的过程中，必须给予信息化管理体系的安全性足够的重视。信息化存在着极大的安全隐患，其安全性能够对网络体系造成极大的影响。因此，在对高校档案进行信息化管理体系构建过程中，必须对系统操作应用权限进行加强，借助加密保护数据、信息认证和信息传输和网络签名等措施，对高校档案信息化体系提供最大程度的安全保障。

四、结语

高校档案能够促进高校的正常发展，并且还能将相关的资料提供给高校学术的研究和应用，对于高校文化的建设、形成和传承也有着一定的作用。必须给予高校档案管理模式的创新以及管理效率、质量的提高足够的重视，通过对工作人员技术水平和管理职能的提升和管理形式的改变以及信息化管理系统的构建，为高校的可持续发展提供保障。

注释：

1.路长兰.高校档案管理模式创新研究[J].办公室业务，2014，(17)：94-95.

2.刘可人.现代高校档案管理模式与创新思维[J].产业与科技论坛，2013，(16)：240-241.