智慧高校档案馆建构中的档案征集智慧化研究

孟 蔷

（中国海洋大学档案馆 青岛 266100）

智慧高校档案馆建构中的档案征集智慧化研究

孟 蔷

（中国海洋大学档案馆 青岛 266100）

智慧高校档案馆是高校档案馆的未来发展趋势，随着信息技术的进步、征集内容智慧化的萌芽、智慧高校档案馆理论实践的深入，践行智慧化征集标准、智慧化征集意识、智慧化征集执行者、智慧化征集对象、智慧化征集内容五个路径，或可实现智慧高校档案馆建构中的档案征集智慧化。

智慧高校档案馆 智慧档案馆 档案征集 智慧化

G270

A

2017-08-26

自青岛市档案馆“2013年率先提出了智慧档案馆的理念”[1]，随后学术界对这一论题展开了深入的探讨。截至2017年4月24日，笔者在中国知网以“智慧档案馆”为检索词进行主题检索，检索出270篇研究成果；以“智慧高校档案馆”为检索词进行主题检索，检索出14篇学术论文。其中与智慧高校档案馆相关度较高的有方琼的《高校智慧档案馆系统设计探析》[2]、李娟和杨莉莉的《高校智慧档案馆建设初探》[3]、庞永真的《基于电子商务的高校“智慧型档案馆”建设》[4]等文章，文中提到了建设高校智慧档案馆的整体原则、系统架构、注意事项、具体策略，但关于高校档案馆资源建设的重要工作——档案征集的研究却没有见到，笔者拟开始这一论题的研究，希望能起到抛砖引玉之效。

一、智慧高校档案馆建构中档案征集智慧化的认知

智慧高校档案馆是“采用新技术智能管理多元化档案资源，具有感知与处置档案信息能力的档案馆模式”[5]，是“智慧校园”[6]的重要组成部分，是“数字档案馆的延续和升华”[7]，是“大数据背景下的第四代档案馆”[8]，是“档案馆未来发展的新前景”[5]。“高校档案征集”是指高校档案馆将散存、散失的档案接收进馆的行为。“智慧”是高等生物感知世界、发现世界的一种能力，化是“改变、变化”，“档案征集智慧化”是用智慧改变高校档案征集并使其达到智慧的状态。

智慧高校档案馆建构中的档案征集智慧化是利用云计算、物联网、大数据、“互联网+”技术，借助“四大技术系统——档案感知与获取系统、全面档案馆管理系统、档案智能服务系统以及档案文化社区系统”[9]，依托“资源多元、综合处置、双模存储”[5]的档案及档案馆管理与运营综合支撑平台，实现高校档案征集的智慧化。

二、智慧高校档案馆建构中档案征集智慧化的运作前景

1.云计算、物联网、大数据、“互联网+”技术的成熟为档案征集智慧化提供了技术保障。云计算是“一种基于互联网的计算方式，通过这种方式，共享的软硬件资源和信息可以按需求提供给计算机和其他设备”[10]。物联网是指“通过将短距离的移动收发器内嵌到各种配件和日常用品中，人与人、人与物、物与物之间形成了一种新的交流方式，即在任何时间、任何地点都可以实现实时交互”[11]。大数据是“指在一定的时间内实现收集、分析、处理或转化成为帮助决策者决策的可用信息”[12]。“互联网+”就是“互联网+各个传统行业，但并不是将互联网简单接入各产业及组织内部，而是要通过连接，产生反馈、互动，最终出现大量‘化学反应式’的创新和融合”[13]。智慧高校档案馆具有“深度感知、立体互联、无线泛在、可持续发展和以人为本”[14]的功能，云计算和“互联网+”是可持续发展的保障，物联网是全面感知和立体交互的保障，大数据和“互联网+”是无线泛在的保障，云计算、物联网、大数据、“互联网+”技术的综合运用是“以人为本”的保障。

2.高校档案征集工作的征集内容具有初步的智慧化萌芽。高校档案征集工作是高校档案馆的基本业务工作，是丰富馆藏档案资源、提升档案开发利用水平的重要手段。当下，高校档案馆的档案征集工作主要围绕口述档案、名人档案、名师档案展开。其中，口述档案的征集实践最为丰富，先后有“清华大学、温州大学、苏州大学、中国传媒大学”[15]、中国海洋大学等高校开展了口述档案的征集工作，征集工作中形成了大量的具有初步智慧化萌芽的征集内容——图片、音频、视频资料，并着手对这些征集内容的存储、检索步骤进行智慧化处理。如中国传媒大学“成立了口述历史研究中心及口述历史博物馆，提供一座约8000平方米的独立大楼作为工作场所，保存、归类整理崔永元十年间收集到的所有口述历史影像资料，并拟建成数字化存储检索系统”[15]。

3.智慧高校档案馆理论研究的深入和建设实践的开展，为智慧高校档案馆建构中的档案征集智慧化提供了一定指导和借鉴。学界关于“智慧档案馆的概念、智慧档案馆与数字档案馆的关系、智慧档案馆的服务、智慧档案馆的目标定位、智慧档案馆的构成要素、智慧档案馆建设的非技术因素、智慧档案馆建设的障碍”[16]的研究成果，可以为智慧高校档案馆建构中的档案征集智慧化提供一定的理论指导。青岛市档案馆、丽水市档案馆和张家港市档案馆智慧档案馆的建设实践可以为智慧高校档案馆建构中的档案征集智慧化提供一定的借鉴。如青岛市档案馆“建设档案智慧收集、档案智慧管理、档案智慧服务、档案智慧保护、档案智慧监督等五个大平台，实现档案信息资源的高度智慧化管理和开发利用”[17]；丽水市档案馆“搭建了一个拥有一个基础平台、两个大数据仓库、三个智慧档案操作系统和三个应用模式的智慧档案框架”[17]；张家港市档案馆“依托张家港智慧城市建设，运用先进技术和理念，深化档案资源开发利用和服务民生，加强档案信息安全管理和资源的共建共享，以建成结构合理、网络健全、管理有效、服务便利、覆盖全社会的档案智慧管理和服务体系”[18]。

三、智慧高校档案馆建构中档案征集智慧化的路径

智慧高校档案馆建构中档案征集智慧化的路径可从智慧化征集标准、智慧化征集意识、智慧化征集执行者、智慧化征集对象、智慧化征集内容五个维度来解读。

1.利用“大数据”，智慧化征集标准。《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》的出台，极大促进了高校档案事业的发展，但高校档案征集工作、档案征集智慧化却缺少相应的参照标准。为了档案征集工作的高效运转，标准的设立势在必行。标准是为了在一定的范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件。其目的在于优化和规范化，因而新设立的标准应具有一定的前瞻性和指导性。但同时应在前瞻性和便于操作性之间寻取一个恰当的平衡点，既要防止因标准过低无法实现优化和规范化，又要避免因标准过高、执行难度大导致的标准空置。新标准设立的过程中，可利用大数据技术进行充分的前期调研，通过网站、微信、微博平台捕获征集单位领导、征集执行者、征集对象、征集利用者的要求、意见和建议，对捕获到的信息进行科学论证，制定出一个便于执行的标准草案，在局部范围内试点实施，并对实施过程中出现的问题进行及时的反馈和修正。

2.开启“全面感知”，智慧化征集意识。囿于征集观念的局限、领导重视的不足，高校档案馆的档案征集工作呈现出被动征集为主、主动征集为辅的工作状态。为了改变这一现状，高校档案馆必须加强宣传力度，树立智慧化的征集意识。在智慧化征集意识的树立过程中，高校档案馆需强化征集执行者与征集单位领导、征集执行者与征集对象之间的感知，强化征集单位领导、征集执行者、征集对象与档案之间的感知，强化征集单位领导、征集执行者、征集对象与档案征集工作之间的感知。让征集单位领导感知档案、档案征集工作对单位的参考、凭证价值，让征集执行者感知档案、档案征集工作对丰富馆藏的重要意义，让征集对象感知档案、档案征集工作对构建社会记忆的重要作用。智慧化征集单位领导、征集执行者、征集对象的征集意识，有利于改变高校档案征集工作被动征集为主、主动征集为辅的工作状态，化被动为主动。

3.践行“以人为本”，智慧化征集执行者。“以人为本”是智慧高校档案馆的重要功能，其可从档案征集执行者、征集对象、征集利用者三方面来解读，即重视档案征集对象的价值、发挥档案征集执行者的作用、满足档案征集利用者的需求。这要求征集执行者，除具有过硬的政治素质外，必须具有较强的业务素质，即征集执行者不仅需要掌握档案理论知识，还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术，以及与档案记载内容有关的背景知识。具体来说，征集执行者应具有使用云计算、物联网、大数据、“互联网+”技术的能力，如使用物联网技术感知档案征集对象、感知档案利用者、感知档案实体本身、感知档案上附着的信息、感知档案管理环境、感知档案馆楼宇的能力；使用大数据技术分析捕获到的感知信息的能力；使用云计算技术保证档案征集智慧化可持续发展的能力；使用“互联网+”技术保证征集执行者与征集利用者的泛在互动的能力。此外还应该具有处理智慧化过程中面临的矛盾——海量征集与有限存储、征集质量与征集积极性、征集系统的开放性与安全性等矛盾的能力。

4.培育“Citizen Archivist”，智慧化征集对象。“Citizen Archivist”的定义来自美国，“这一概念由美国国家档案暨文件管理署署长大卫·肖恩·菲尔里诺借鉴美国国家航空航天局提出的‘公民科学家’概念而提出，意指没有经过专门的档案管理训练，或不是专门从事档案事业但是参与到与档案管理相关任务的志愿者或志愿者团体……最普遍的‘Citizen Archivist’是指对维护具有档案价值的文件负有责任的人民，这些文件不仅包括他们的私人档案，也包含那些还没有或是未能进入档案馆的资料”[19]。Citizen Archivist的培育对智慧高校档案馆建构中档案征集智慧化的可持续发展具有重要意义，Citizen Archivist的培育可先通过互联网平台对不同性别、不同年龄、不同教育程度、不同地区、不同职业的档案受众从档案的认知、信息技术的理解程度、信息技术的熟练程度、Citizen Archivist的概念、Citizen Archivist的意义、Citizen Archivist应具备的素质、Citizen Archivist的职责、Citizen Archivist应注意的问题等方面展开问卷调查，结合“大数据”对调查结果进行筛选、分析，从分析结果中确定具备Citizen Archivist潜质的群体，建立与该群体的相互感知和立体互联，从而实现培育Citizen Archivist——智慧化征集对象的目标。

5.辐射“全媒体信息”，智慧化征集内容。智慧高校档案馆具有无线泛在的功能，所谓无线泛在，即“打通了信息壁垒，消除了信息孤岛现象之后，在全面立体的联通和协同共享的基础之上，形成了档案利用服务方面的无线泛在环境。将馆内、外所感知到的信息，以及互联互通所得到的信息，利用互联网、广播电视网或电信网等渠道，供给档案利用者使用，形成一个何时、何地、何人均能利用档案和档案信息的无线泛在模式，实现档案的利用功能在利用渠道和角度上的全方位覆盖”[14]。因而，高校档案馆必须要拓展多元化的征集内容，征集内容不仅包括传统的纸质档案、实物档案，还应辐射至全媒体信息——“全媒体信息，即媒介信息传播采用文字、声音、影像、动画、网页等多种媒体表现手段（多媒体），利用广播、电视、音像、电影、出版、报纸、杂志、网站等不同媒介形态（业务融合），通过融合的广电网络、电信网络以及互联网络进行传播（三网融合），最终实现用户以电视、电脑、手机等多种终端均可完成信息的融合接收（三屏合一），实现任何人、任何时间、任何地点、以任何终端获得任何想要的信息”[20]。

智慧高校档案馆建构中档案征集智慧化的研究是一个崭新的论题，笔者对其概念、运作前景、智慧化路径进行了初步、浅显的解剖，但仍有许多方面——如何处理智慧化过程中面临的矛盾、如何具体地培养Citizen Archivist、如何顺利地将Citizen Archivist纳入档案工作、如何将征集内容辐射至全媒体信息等，未展开深入探讨和研究，笔者拟作进一步的跟踪研究。

[1]檀竹茂.智慧城市背景下档案管理范式的转换：以青岛市智慧档案馆为例[J].档案，2014（3）：15-17.

[2]方琼.高校智慧档案馆系统设计探析[J].中国管理信息化，2015（19）：210-213.

[3]李娟，杨莉莉.高校智慧档案馆建设初探[J].兰台世界，2017（1）：48-51.

[4]庞永真.基于电子商务的高校“智慧型档案馆”建设[J].品牌，2015（8）：62.

[5]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案，2013（2）：68-70.

[6]蒋东兴，付小龙，袁芳，蒋磊宏.高校智慧校园技术参考模型设计[J].中国电化教育，2016（9）：108-114.

[7]毕娟.智慧城市环境下智慧型档案馆建设初探[J].北京档案，2013（2）：13-16.

[8]吴绪成.浅谈大数据背景下的第四代档案馆建设[J].湖北档案，2013（3）：9-12.

[9]杨艳，薛四新，徐华，苏龙高娃.智慧档案馆技术系统特征分析[J].档案学通讯，2014（4）：66-69.

[10]http：//baike.sogou.com/v5259.htm?fromTitle=%E4%BA%91%E8%AE%A1%E7%AE%97

[11]董新平.物联网产业成长研究[D].武汉：华中师范大学，2012.

[12]秦荣生.大数据、云计算技术对审计的影响研究[J].审计研究，2014（6）：23-28.

[13]吴旻瑜，刘欢，任友群.“互联网+”校园：高校智慧校园建设的新阶段[J].远程教育杂志，2015（4）：8-13.

[14]唐莉.智慧档案馆初探[D].天津：天津师范大学，2015.

[15]林林.高校口述校史档案的价值及其征集策略研究[J].档案学研究，2015（1）：76-79.

[16]巨珺.我国智慧档案馆研究述评[J].浙江档案，2015（4）：6-9.

[17]刘迁.智慧城市视域下智慧档案馆建设研究[D].苏州：苏州大学，2016.

[18]蒋建峰.张家港市档案局启动“智慧档案馆”项目建设[J].档案与建设，2014（10）：91.

[19]施少钦.美国国家档案馆“Citizen Archivist”项目研究及其启示[D].福州：福建师范大学，2012.

[20]http：//baike.sogou.com/v6365208.htm?fromTitle=%E5%85%A8%E5%AA%92%E4%BD%93