基于信息化环境下的文书档案管理工作

崔文娟

江门市科技服务中心

基于信息化环境下的文书档案管理工作

崔文娟

江门市科技服务中心

随着社会经济的不断发展，文书档案管理工作有了信息化的背景，使得文书档案的管理工作得到进一步的创新，提高了文书档案的管理效率。但信息化也给文书档案的管理工作带来了一定的挑战。本文通过对文书档案管理工作的特点分析，指出在信息化背景下文书档案管理工作存在的问题，并针对这些问题提出了加强文书档案管理的策略和对策，为确保文书档案的完整性和系统性，发挥文书档案管理的重要作用提供了参考。

信息化；文书档案；管理

随着社会的飞速发展和现代化的建设，信息化成时代的发展趋势，加强信息化的建设已经涵盖在了我国的各个行业中，导致传统档案的管理模式已不能适应信息化、数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用。信息化的发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战，因此我们需要调整思维，运用科学合理的方式创新信息化环境下档案管理模式，以实现我国文书档案管理事业信息化的长足发展。

1. 文书档案管理工作信息化的优势

1.1 使用方便，便于检索，办公效率大大提高

电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，时间大大缩短。因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。

1.2 信息易于保管和资源共享

与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长。电子档案最大的优点是存储在电子设备上占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力，稳定性好，易于保管。 同时网络化的应用扩展了信息的传递范围，人们以网络为载体进行资料的传输，并且相关资料存放在相应的资料库内，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。档案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理，并且实现了信息系统的工联，人们可以交流共享同级部门之间的信息，也可以交流共享历史不同时期的信息。

1.3 提高了文书档案传输的安全性

传统的档案传输是靠人力，不免会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力，安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题，不仅保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。

2. 信息化环境下文书档案管理的现状

2.1 文书档案信息化管理工作有待于进一步规范

由于信息化办公平台处于不断更新和升级过程中，极有可能会对电子文件查询及信息数据安全带来一定的难度。同时要工作中也需要对各类文件梳理，以电子档案的要求做好文书档案的移交保管工作。但在实际工作，文书档案具有分散性，不仅统一管理难度大，而且数据容易丢失。在当前无纸化办公的新形势下，更对电子文件的使用、保管及存档提出了更高的要求。

2.2 文书档案信息化管理水平及资金有待于进一步提高

搞好文书档案信息化管理工作，要有一支熟悉信息化知识技能的专业文书档案管理队伍。文书档案管理工作岗位人员既要熟悉文书业务知识，又要掌握计算机操作技术、熟悉网络数据维护知识、掌握信息利用与安全保密知识等。当前，加强办公人员信息技术培训，加快推进信息化工作进程，是提高文书档案管理水平的必由之路，要抓好抓实，并抓出成效，以适应时代发展需求。同时，在文书档案信息化管理推动过程中，由于其涉及的范围较广，在日常工作中还需要做好设备、软件及网站的日常维护工作和开发工作，这都需要大量的资金支持，但在实际工作中，不仅对文书档案信息化建设缺乏重视，而且经费严重不足，这在一定程度上制约了文书档案信息化管理工作的步伐。

2.3 文书档案管理人员素质有待进一步加强

文书档案在管理工作中受到传统思想影响，导致文书档案在收集、整理、归档及查阅等各处环节缺乏健全的规章制度作为约束，在当前的档案管理工作中采用手工操作的模式，影响了档案工作的效率。因此，受制于人员素质的影响，文书档案管理工作不能与时代发展要求相适应。

3. 针对信息化条件下加强文书档案管理工作的对策

3.1 提高信息化条件下文书档案管理的认识

在日常的文书档案管理工作中出现的纸质档案和实物档案未能做到及时、全面归档，电子文件无法进行集中管理。究其原因，主要是思想上未引起高度重视。因此必须要进一步提高信息化条件下文书档案管理的认识，制定科学的工作流程和工作制度，确保文书信息化管理落到实处。

3.2 加强文书档案信息化标准体系建设

由于受档案实体管理模式和方法的影响，档案信息化管理的标准规范也变得比较复杂且较难统一，导致档案信息的传输、传递难度较大。因此，要积极构建科学的文书档案收集、整理、归档、利用的实施标准，进一步规范文书档案信息化管理工作。并积极依托专网系统建立文书档案管理信息化平台，加大文书档案信息化建设投入，推进文书档案管理信息化建设进程，进一步打牢文书档案管理基础。

3.3 加大文书档案信息化建设力度

在当前文书档案信息化建设过程中，要以现代化办公自动化系统作为依托，并对其功能进行扩展，利用文书处理、文件管理及档案管理三个模块来将文书档案管理工作流程涵盖其中，并能够对收文发文进行预归档，对著录的文件和案卷进行整理，对归档的档案进行重新编目，做好文书档案的辅助管理工作，这不仅有利于文书档案信息化管理质量的提升，而且对推进文书档案信息化建设工作也具有极其重要的意义。

总之，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。文书档案管理工作的信息化建设，通过加强文书档案信息化管理，不仅有利于更好的满足人们的需求，而且有利于文书档案现代化和信息化水平的提高，使文书档案能够更好的适应时代的发展，为企业、事业单位以及其他部门开展工作带来便利，为人们提供更优质、高效的服务。

[1]姜延延.文书档案信息数字化管理研究[J]. 兰台世界, 2012(S1)：102.

[2]梅姣.文书档案管理信息化建设浅谈[J].资治文摘(管理版), 2010(02)：167.