浅谈如何做好电子档案的管理和利用

王凯华

栖霞公路管理局

浅谈如何做好电子档案的管理和利用

王凯华

栖霞公路管理局

传统的档案管理以纸质文稿为主要载体，随着时代的发展，电子档案应运而生并逐渐成为档案管理的主流形式。电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。

电子档案；电子档案管理；电子档案利用

一、电子档案在现代档案管理中的重要作用

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储的相互关联的通用电子图像文件集合。电子档案与传统档案的本质区别在于以电子数据的形式记录档案的准确信息，因此优越性突出。一是降低使用成本且安全性高。电子档案借助于电子信息技术，直接在电子计算机上存储、处理和应用，存储成本较低；电子档案可以多处备份，大大降低了档案使用过程中丢失的风险，且在长时间存储过程中也不易出现失真和损毁现象。二是为人们提供简单快捷的档案管理服务。传统档案管理需要大量的人力填写、记录和整理，特别是巨大的档案变动、更新、调取和维护工作更是降低工作效率。电子档案要求档案持有人将成型的档案电子数据通过U盘等载体直接交给档案管理工作者，有效提高了档案管理工作的归档、变动、更新、调取和维护效率。三是以服务和用户为主导。随着社会发展和科学技术进步，档案工作的服务对象和档案利用需求随之动态变化，越来越多的档案使用者不满足于查看原始的文字资料，更要查看图像、视频、音频等资料，传统的档案管理模式已无法满足档案多样化需求。

二、电子档案管理存在的问题

随着时代的发展，许多的档案使用者对电子档案的要求越来越高，他们不但要求电子档案提供原始的文字档案，甚至有的还需要查看原始档案的图像以及相关的视频资料等，由于传统档案的种种限制，导致是在电子档案迅速发展的今天，已经远远的不能满足人类的需求。

(一)依赖软件设备

传统档案管理只需要将纸质文件资料等分类存储起来，而电子档案依赖于电子计算机和档案管理软件的参与。同时也给电子档案带来了安全隐患，一旦电子设备毁坏，电子文件的丢失将难以避免，并且在计算机运行过程中，也会出现一些不稳定的情况，如果电子档案没有及时备份，也会造成文件的损失。

(二)电子档案的可靠性存在问题

电子档案由于其信息与载体的可分离性，很容易被修改且不留痕迹，并且形成的文件材料上也无法进行实际的签字确认。若有人对电子档案进行了修改或删除难以被确认，很难找到责任人。

(三)电子档案管理人员的素质较低。电子档案管理人员除了要掌握档案管理专业知识，还要不断提高现代化管理技能，同时还要掌握其他相关学科的知识，这样才能适应档案工作现代化需要，才能从根本上保证在电子时代人类活动的真实记录得以长期保存。目前档案管理人员的素质普遍较低，知识面较窄，特别是对网络安全、计算机技术、数据库技术、等相关知识几乎一片空白，面对新的需要显得难以适应、无所适从，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用。

三、如何做好电子档案的管理和应用

(一)加强档案管理人员业务培训，提高档案管理能力和保护意识

加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。培养忠于职守、认真负责、精益求精的档案管理人员，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

(二)采取“双轨制”归档法

电子档案和纸质档案同时提交保存归档，由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。

(三)规范档案利用方式

电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

(四)完善电子档案管理机制

一套完整的管理体制对电子档案的管理工作是相当重要的，在建立完善的管理机制的基础上，还应该通过绩效考核归纳到电子档案的管理内容中，以此来激励管理人员的工作积极性。同时还应该投入一定的资金，在硬件设备上提供一定的支持，保证管理机制高速、有效的运行。

四、小结

电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。因此，要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的，真正做到有效提高档案管理工作的归档、变动、更新、调取和维护效率。

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