不动产登记资料的管理与使用

文/辽宁省不动产登记中心 丁文博

不动产登记资料的管理与使用

文/辽宁省不动产登记中心 丁文博

不动产登记资料的有效利用是不动产登记工作的重要环节，在国土资源管理与保护、房地产市场调控、住房保障等方面有重要的现实意义。我国对不动产登记资料有效利用的相关规定较少，如何在当前“互联网+”时代需求下更好地开展利用服务工作是当前不动产登记机构亟待解决的新课题。

不动产登记资料与不动产登记档案的关系

《档案法》第2条对档案的定义是：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。而不动产登记资料是指不动产登记机关在从事不动产登记过程中，形成的具有保存价值的各种材料。从概念上判断，二者是重合的，但从立法和实践的角度看，二者是有区别的。 不动产登记是不动产物权的公示方式，而不动产登记资料的保存是为了便于公开查询，实现物权公示公信的效力。我国相关法律法规均明确了不动产登记资料的公开查询制度。而档案的基本理念在于保存，主要目的是封存保护，虽然有些档案也允许查询，但查询仅是次要目的。

《实施细则》第94条规定，不动产登记资料中属于归档范围的，按照相关法律、行政法规的规定进行归档管理，具体办法由国土资源部会同国家档案主管部门另行制定。该条规定从侧面否认了不动产登记资料的“档案”性质。不动产登记资料以公开查询为原则，其中涉及归档的部分应占少数。原因就在于，“以档案形式存在的信息，具有相当长的保密期，公众难以获取，这事实上使档案信息具有的不予公开的属性。

不动产登记资料的作用

不动产登记资料是指不动产登记机构在办理登记过程中累积形成的书面资料以及电子信息。《实施细则》第 94 条规定：“不动产登记资料包括：1.不动产登记簿等不动产登记结果；2.不动产登记原始资料，包括不动产登记申请书、申请人身份材料、不动产权属来源、登记原因、不动产权籍调查成果等材料以及不动产登记机构审核材料。”

1.维护权利人的合法权益。不动产登记资料全面反映了权利人的不动产自然状况和权利状况，具有法律凭证的作用，为权利人的物权提供了可靠的法律保障。

2.保障房地产市场健康、安全、有序发展。不动产登记资料为国家调控房地产市场提供了依据和保障，对于房地产市场的稳步发展有着积极的促进作用。

3.为城市建设提供服务。不动产登记资料全面、便捷地反应不动产状况及各种数据，为城市建设提供服务。

加强资料利用管理

我国不动产登记资料查询利用采用的是依法、分类原则。不动产登记资料依法公开查询，不是不加区分和限制地向所有申请主体进行公开，而是“有限公开”，依法对不同查询主体进行不同范围地公开，按不同申请主体的权限提供不同的查询和复制服务。那么，在实际工作中如何贯彻落实《条例》《实施细则》的相关规定，既防止不动产登记信息泄漏，保护权利人隐私，又方便群众办事，做好服务工作。

1.完善登记系统，提升数据质量不动产登记数据质量的优劣，直接影响不动产登记资料查询。不动产统一登记制度推行至今，将原来分散在各部门的登记数据整合到不动产登记业务系统，仍然是当前的工作重点。并且原来分散于不同部门的历史遗留问题也开始集中到不动产登记部门。处理这些问题不但需要专业知识，更需要从政府层面出台相应的政策，通过一事一议的方法加以解决，这些问题的处理结果将会直接影响不动产登记资料的查询利用。因此，提升不动产登记系统功能，首先要从整合、提高登记数据质量入手。

2.推行网络服务，提高查询效率

在网络信息化时代，各类网络终端给人们提供方便快捷的生活方式。不动产登记信息的查询利用是物权公示的方式，利用率非常高。原有的纸质查询介质必将被电子查询介质所取代，电子信息查询将成为不动产登记资料查询的重要手段和途径。因此，在确保信息安全，相关技术成熟的条件下，应逐步推行网络自助查询服务，减轻窗口查询压力，提高服务效率。

3.严格信息管理，强化保密责任

现行的不动产登记资料查询制度，首要任务是保证登记资料依法公开，同时又要保证不动登记资料、登记信息不泄露，杜绝滥用不动产登记资料、登记信息从事不正当活动，损害权利人的合法权益。因此，各级不动产登记机构应尽快建立符合安全保密标准的资料存放场所，并加强人员管理，通过签订保密责任书等形式，强化保密责任意识。全面贯彻落实依法查询制度，不随意查询，不扩大查询范围。违反国家规定泄露不动产登记信息的，要严肃处理，如果构成犯罪的，还要依法追究刑事责任。

创新资料使用途径

2016年，国家进一步提出大力推行“互联网+政务服务”，实现部门间数据共享，让居民和企业少跑腿、好办事。在“互联网+”的时代背景下，如何让不动产资料“跑起来”是各级不动产登记机构必须考虑的问题。“互联网+不动产登记资料”不是简单的数据资料数电子化，更不是不动产登记部门的局域网查询，应是覆盖整个社会的互联网查询，是以便捷、高效、安全的服务模式的资料查询服务。

1.建立共享机制、设置共享权限

不动产登记资料在经济活动中利用频繁，税务部门在征收契税、所得税时需要不动产的登记信息；公安部门在办理落户时需要不动产的登记信息；金融部门办理贷款时更需要不动产登记信息。因此，各级不动产登记机构应与公安、民政、税务、金融等部门建立不动产登记资料信息共享机制，并针对共享单位设置高、中、初三级使用权限。不动产交易机构拥有高级权限，可使用全部信息资料；土、农、林、海等部门拥有中级权限，可使用部分信息资料；公安、财政、税务、金融、审计等部门拥有初级权限，可使用与其业务相关的信息资料，下级使用权限用户可依申请临时提高使用权限。不动产登记机构、与共享单位均应对不动产登记信息承担保密责任。

2.设立查询机、全天候服务

不动产登记机构可以和各大银行联手，在银行的自助营业厅设立不动产登记资料信息查询机，为人民群众提供全天候自助查询服务。并利用银行的监控设备实施监控，既绿色环保又减少社会资源的浪费。在窗口办理不动产登记时设置查询密码，在查询机上根据提示，输入身份证和密码，或者以姓名、身份证号码和不动产坐落为查询条件即可自助查询和打印不动产登记相关资料信息，既方便、高效、准确地利用资料，同时又减少工作人员的负担。

3.研发APP、查询更便捷

不动产登记主管部门应与软件开发公司联合，研发类似手机银行、滴滴打车的手机APP。为了保护权利人的合法权益及隐私，在窗口办理不动产登记时可事先预留权利人头像照片、指纹等信息作为查询条件。还可以将权利人名称和身份证明信息加手机短信验证码组合作为查询条件。这样既保证了信息的真实性又为利用者提供一个轻松便捷的利用环境，提高服务效率。

不动产统一登记是国家为整合登记职责、规范登记行为、创新登记方式、优化登记服务、方便群众申请登记、保护权利人合法权益的重要举措之一，契合国家加快推进“互联网 +政务服务”的时代要求，具有提高管理效率、打通信息孤岛和数据壁垒、降低办事成本的重要意义。随着各地各类不动产统一登记工作逐步落实到位，不动产登记资料的共享使用将在国家政治与经济以及社会与行业管理等诸多方面发挥愈加重要的作用。