企业五金采购内部控制研究

樊玉星

安徽中烟工业有限责任公司阜阳卷烟厂原料物资科

企业五金采购内部控制研究

樊玉星

安徽中烟工业有限责任公司阜阳卷烟厂原料物资科

在企业的内部控制建设中，采购环节内部控制建设是非常重要的。因为企业的材料采购及各种款项支付等许多关键的环节，都与企业生产经营有着密切的联系。如果企业在采购环节缺乏有效的内部约束监督机制，这将会导致企业经营管理能力下降，影响企业的生存和发展。因此，企业必须加强内部控制建设，以满足企业的发展需要。本文以烟草企业Y公司作为案例，分析该公司在五金采购中内部控制存在的问题，并提出相应的完善措施，这对于Y公司的五金采购工作具有一定的参考价值。

五金；采购；内部控制

1.内部控制的作用

1.1 保证权责分明

内部控制通过建立职权分离制度，明确划分了不同部门和人员的职责权限范围，使各个不同部门和人员能够做到各尽其职，互相制约，防止舞弊现象的发生，忠于职守。例如仓库可以监督采购部门是否按照要求进货，而生产部门又可以监督仓库发料是否及时。这样，各个部门之间形成了相互制约、相互协调、相互监督的关系，任何一个部门都可以监督其他的部门是否有效完成工作任务，但同时也受到其他相关部门的制约，这样可以形成一个有机的整体，共同提高企业的经营管理效率。

1.2 保证企业的财产安全和完整

通过建立内部控制，采取严格的控制措施，尤其是职责权限的分工，使不相容业务得以分开执行，形成内部牵制和监督的关系，杜绝发生浪费、贪污、盗窃、挪用和不合理使用等行为，保证企业财产物资的安全完整，维护企业的利益。

1.3 提高企业的经营效率

通过制定科学的内部控制制度，能够使企业合理的对其内部人员和职能部门进行协调、考核和控制，促使企业的人员和部门能职责分工，明白各自的职责和目标，保证企业的经营效率，使企业能够高效率运转。

2 Y公司五金采购环节存在的问题

Y公司作为一家企业，成立于2003年6月。在公司发展的前几年，公司总资产和经营利润都取得了快速的增长。但是在最近一两年，公司发展缓慢，遭遇瓶颈。公司内部控制制度不健全，是公司发展缓慢的主要原因。随着公司规模的扩大，内部控制问题显得越来越突出。特别是物资采购环节的内部控制，造成的问题更加明显。

2.1 采购工作的协调性较差

由于采购职能的分散，采购部门与其他部门缺乏交流与沟通，在与其他部门的协调方面存在较大的问题，尤其是与生产管理部门，存在较大的摩擦。曾经出现过生产管理部门取消了关于五金材料的请购批示，而采购部门仍在执行采购业务的情况。

2.2 没有制定完善的采购计划预算

由于Y公司的预算管理体系不健全，没有制定完善的采购计划预算，导致采购工作的随意性很大，没有对采购的需求进行有效分析，需求部门总是发现所需要的五金物资缺少时，才会请购五金物资，使得采购部门采购五金物资的时间非常仓促，导致很多常规的采购被迫变成突发性临时采购，造成采购成本增加。有时由于采购时间的紧迫，生产部门需要的五金物资不能够及时送到，因而影响生产进度，对企业产生不利影响。

2.3 采购流程混乱

Y公司缺乏必要的采购流程设计，使得采购流程十分混乱。有些部门不写请购单，直接电话联系，要求采购部门进行物资采购。有时采购单还没有通过审核，采购就开始进行了。采购员有时外出采购五金物资时，不能及时将采购单拿去报销，而是集中起来，最后一起报销，这样使得审查十分困难。在供应商选择方面，没有进行详细的市场调查。Y公司在采购跟踪、分析、评估和控制等方面，缺乏有效的工具和平台进行科学决策。只有对采购流程进行科学设计，对供应商进行有效管理，建立供应商评价考核管理体系，形成采购的整体意识，才能使采购环节的内部控制不流于形式。

2.4 缺乏控制采购成本的意识

在Y公司的企业管理中，考核采购部门和人员的主要指标是以不影响生产为主，而对采购的成本控制缺乏考核指标。因此，采购部门在采购五金物资时，为了确保五金材料能满足生产的需要，五金物资采购的数量经常超过实际生产需要量，这样往往造成了库存成本的增加和供应链成本的增加。采购人员主要关注采购业务是否能保证生产的正常需要以及采购价格是否合理，而没有考虑到采购批量，资金周转，库存水平，质量等因素。这样使得总购置成本增加。

3 完善Y企业五金采购内部控制的措施

3.1 加强企业内部请购环节控制

Y企业可以给予使用部门和仓库管理部门相应的请购权。使用部门和仓库管理部门根据企业生产的需求情况和库存情况，向采购部门提出采购申请。其他业务部门也可以根据自身的需求情况编制采购申请单，交给使用部门或仓库管理部门的请购人员，由他们集中进行采购的申请。五金材料的请购，首先由生产部门根据企业的需求提出请购单，仓库管理部门根据请购单，核实仓库库存的五金材料的数量，将五金材料的库存数量和请购单上的数量相比较，如果请购数量大于仓库库存数量，则签字同意请购。企业其他部门的请购直接根据需要，由使用部门提出，经本部门主管和财务部批准后，采购部门即可按照请购单上的商品数量，质量的要求进行采购。公司的请购活动发生频繁，应该由各部门有审批权的负责人，对请购单进行编号，防止重复审批采购业务的现象发生。

3.2 强化采购工作人员的成本意识

Y企业必须对采购部门的考核指标进行完善，不能仅仅以采购的物资能否满足企业的生产需求作为考核指标。企业可以将采购部门的成本管理与采购人员的绩效挂钩，以上一年采购部门的采购五金物资的成本作为参照。当采购部门在保障企业生产所需的前提下，有效的降低了五金物资的库存水平以及采购成本的情况下，给予采购部门人员一定的物质奖励。将企业的成本控制与采购工作人员的奖励挂钩，有利于培养采购人员的大局观念，同时也有利于降低企业的采购成本。

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