如何创新档案管理工作

李 鑫

内蒙古乌兰浩特市人才开发交流服务中心

如何创新档案管理工作

李 鑫

内蒙古乌兰浩特市人才开发交流服务中心

改革开放以来，中国社会发展脚步不断加快，社会不断向信息化、全球化转型。档案管理作为信息开发交流重要途径一，应做好不断转型发展、改革创新，适应信息化社会的发展。创新档案管理是档案管理的信息化的客观需要，是顺应社会发展的客观需要。

档案管理；信息化；创新；数字化；档案服务模式

一、档案管理工作创新的必要性

1.1 在全球化社会的背景下，信息呈井喷性出现，在面对这个信息化社会时，开发信息价值就必须开创档案管理工作的新局面，同时创新档案管理技术是适应信息化社会发展的必要条件，创新档案管理技术必然会推动社会各方面的发展，信息化社会的发展也必然会带动档案管理技术的创新，档案管理技术创新有利于从根本上做好档案管理工作，促进各机构做好本职工作。

1.2 档案管理是促进各机构工作质量和工作效率的必要条件。档案管理技术的创新有利于各机构从本质上解决档案管理问题的关键。要进行档案管理技术创新就要从管理人员观念的转变开始。我国现阶段不重视电子档案很大程度上是因为电子档案机制本身存在一定的问题。凭借这些，改变相关管理人员的档案管理观念亦不是难题。档案管理人员观念的革新对档案管理事业的进一步发展具有重要意义。

二、如何创新档案管理

2.1 从根本观念上转变对档案工作的看法。第一应该从根本上认识到现代技术是创新档案管理的有效途径，是现代社会发展的必然需要，档案管理的创新与现代技术相结合是关键在各机构中现在很多档案管理部门都存在着管理理念和方式落后，设施设备陈旧，没有认识到档案管理创新的重要意义等问题。只有充分认识档案管理工作的创新意义，才能有创新的观念、管理、服务和人员素质。

2.2 实现档案管理同现代技术的有机结合。现代档案管理技术与传统纸质档案管理比较有以下诸多优势，在实现档案管理同现代技术的有机结合时应注意从以下几点进行结合。

(1)自动化程度。在进行文档的纸质化向数字化转化时可利用先进的文档扫描系统，实现网络化操作，自动批量处理。先进的图像处理系统和OCR(光学字符识别)，能够在扫描的同时由系统自己进行图像处理，自动去除图像黑边、倾斜校正、去斑点等，识别索引字段并能转换为多种格式。这提升了档案管理工作的自动化程度，为档案的记录过程节省了大量的时间。

(2)标准化程度。在进行档案管理同现代技术结合时应注意文档的标准化程度，数字化的档案文档应该完全符合档案管理要求和使用习惯，符合国家计算机光盘档案存储标准，符合国家档案局颁发的档案电子文档标准。在进行文档的扫描、图像处理、文字录入到生成电子档案的过程中不仅要保证电子档案的质量，还要确保使每一个电子档案的大小、电子文件标号的规则，符合国家各项标准，方便以后归档、存储、查询与档案管理的要求。

(3)档案数字化特色技术与专业设备。在进行档案数字化的同时应该注意对原始档案的保护，在对纸质档案进行查分、扫描、录入等操作时应该确保档案在操作过程中不被损毁。现代先进的档案管理技术与专业设备能够在对原始文档进行以上操作时对档案进行良好的保护，其中档案著录及数据加工管理信息系统平台、图像处理技术、双层PDF技术、OCR汉字识别技术、全文检索技术、辅助标引技术、数据加密技术、通用数据转换技术、大幅面工程扫描仪、文档高速扫描仪、书刊高速扫描仪、平板扫描仪、图像扫描与处理软件等技术与设备，利用它们对档案管理进行创新实现与现代技术的结合。

2.3 档案服务模式创新

(1)如何创新档案服务模式。创新档案管理模式，就要在现有的档案管理模式下，思考出不同于现有的档案管理模式或有别于常规的工作思路的想法的引导，利用现有的档案管理知识和制度，在这个信息化、全球化的社会环境中，本着更好的服务社会，满足服务对象需求的精神创造或改进出能更加适应社会环境，满足服务对象需求的新模式。以往的档案服务模式，服务观念老旧、服务手段单一、服务范围狭窄、服务内容单调，这些困境、这些现状影响着档案服务能力的提高，影响着档案馆职能的充分发挥。面对档案管理工作发展中的这些突出问题，档案管理工作者应更新服务观念、深化服务内涵、更新服务理念，创新服务方式，拓展服务渠道，优化服务内容。在档案管理工作中竭尽全力的满足服务对象的需求，认真分析服务对象的需求。

(2)创新档案模式的具体做法。创新档案管理模式要注意与那么档案服务模式如何创新呢，第一是在服务职能方面进行创新，把服务的单纯保管型转向综合利用型，并通过一系列政策和行业规则的制定来实现规范化服务。第二是在服务主体上进行创新，由传统封闭型转为现代开放型，将过去单一的服务对象转变成全社会，致力提供综合的社会化服务。第三是在服务方式上创新，由实体型转变为信息型，把仅仅提供档案实体转变为提供加工后的信息，对档案信息进行深层次开发，综合多层次利用。第四是在服务手段上创新，由传统手工型转变为科学技术型，把过去的人工分类、编目、鉴定等工作用计算机工具实施，从而提高工作效率和准确性，实现信息分类、整编、检索、组卷、存贮、利用的一整套服务。第五是在服务环境上创新，由行政型转变为法制型，把档案管理的行政行为变为法律行为，使用法律法规进行规范，真正做到有法可依，有理有据。第六是在服务质量上创新，重新塑造主动热情、准确快速的服务态度，及时解决用户问题，做到有效服务，让用户拥有美好的体验，增加档案信息利用的积极性。第七是要在服务条件上创新，由滞后型转变为预测型，要应用现代科技方法和统计方法，提供具有超前意识和前瞻性的动态信息，科学预测未来，服务条件上档次、上水平。第八是创新行业内外合作方式，加强行业交流与协作，实现馆藏内容互补和网络联机检索，上升到信息多元化阶段。

三、结尾

档案开发利用的实质就是对现有的档案管理模式创新的过程，档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现。