浅谈民政档案管理存在的问题及对策

刘莉丽

公主岭市民政局

浅谈民政档案管理存在的问题及对策

刘莉丽

公主岭市民政局

民政档案是民政事业的重要组成部分，它真实地记录了我国民政工作发展的历史，记载了我们党和国家在探索社会福利、社会保障以及基层政权建设进程中的重大事件和重大决策，反映了我国改革开放和现代化建设的巨大成就和丰富经验。民政档案不仅是开展民政工作的重要依据，而且是国家信息资源的重要组成部分。

档案管理；问题；对策

档案的现代化要与基层民政事业的信息化同步随着我国科技与信息的不断发展，作为我国重要的政府部门，民政部门的行政档案管理工作也必须要适应全社会的信息化发展要求，将民政档案进行电子化的存储，目前，在基层民政信息化建设过程中，存在着某些基层民政档案部门缺乏科学的管理知识，这造成了在工作中对于一些现代化设备的操作并不熟练，甚至对现代化的档案管理系统缺乏必要的人事。当下，基层民政档案部门不怕困难，积极参与基层民政信息化建设，使基层民政档案管理与信息化建设同步发展。另外，基层民政档案部门要参与到基层民政信息化当中去。充分利用电子文件信息；完整制作电子档案，来积极的参与到基层民政事业信息化建设的过程中，加强对纸质档案和电子档案两方面工作要求。

一、档案管理工作存在的主要问题

(一)档案管理意识不强

不少档案人员的档案意识薄弱，档案知识和档案法律法规缺乏，轻档案重业务的思想根深蒂固，更有少数人员片面地认为档案工作只是档案员的事情，因而造成了档案资料残缺、行文不规范及“三色笔”等现象的普遍存在，严重影响了档案的保存寿命。

(二)档案资料收集不全

档案管理中，相关业务科室和事业单位各自为阵的现象普遍存在，致使办公室在收集和整理档案材料时，往往收不齐，收不到，一些有价值的必须归档的资料被遗漏，给民政档案工作造成了较大的损失。

(三)档案人员业务不精

近年来，民政部门虽然建立了一些档案工作管理制度，但在实际工作中这些制度的作用没有很好地发挥出来，近似“名存实亡”。究其原因，主要有两个方面：一是多数档案人员未接受过专业培训，缺乏档案管理及档案开发建设的基本知识；二是相关业务科室和事业单位的档案人员认为，只要把现有的业务工作资料简单地收集后装订整齐就行了，不清楚哪些资料应该上交，也不明白怎样整理才算科学规范。

(四)档案利用效率不高

民政工作的特点决定了民政部门形成的档案不仅种类多、数量大，专业性强、管理复杂，而且有些档案需要直接为社会提供利用，为广大民政对象服务。民政部门虽然在地方档案部门的指导下积极开展了档案利用工作，但因档案存在缺、漏现象，显得“只可远观而不可细瞧”。总的看来，民政档案在收养、优待抚恤、复退军人接收安置、婚姻登记、续写民政志等方面的利用仍有欠缺，略显单薄。

二、新形势下优化我国民政档案管理工作的对策探究

民政工作关乎到老百姓的切身利益，对社会的良性运行和发展有着直接的联系，所以近些年我国政府主打民生牌，想方设法推进民生工程的建设，一心一意为老百姓谋取福利。民政档案管理工作作为民政工作活动的记录，必须紧跟时代发展的步伐，以优质高效的工作来服务相关的受众。笔者结合自身的工作经历，提出了新形势下提升民政档案管理工作的对策，希望能对民政档案管理工作的发展起到一定的积极作用。

(一)提高重视程度，加强工作领导

民政档案管理工作发展缓慢的一个重要原因就是对其重视不足，所以要想提升档案管理的工作质量，必须对民政档案管理进行重视。首先是领导的重视，档案管理部门需要得到与其他部门平等的待遇，改变以往低人一等的局面。其次是档案管理人员要重视本职工作，了解档案管理工作的重要性，克服工作障碍，提升工作的积极性和主动性。最后，要加强对档案管理工作的领导，切实把民政档案工作列入到重要议事日程，多方协调资金，不断加大资金投入，制定发展规划和计划，实现民政档案管理的规范化与科学化。

(二)强化制度建设，加快基建步伐

良好的制度是优质工作的重要保障，针对当前民政档案管理中出现的问题，需要构建完善的切实可行的民政档案管理制度。针对不适宜的制度要及时清理，并依据档案发展的需要构建新的管理制度。建立健全档案管理工作制度、责任追究制度，严格手续，落实责任， 规范化管理，做到转入、借出、接收材料有记录，查阅、借阅档案有登记等， 确保民政档案资料的安全。在信息化社会，民政档案的管理工作也必须与时俱进，根据部门工作的需要，按照标准力所能及地解决档案管理所需的设备，优化工作环境，提升工作效率。

(三)加大档案开发，提升档案利用率

提升民政档案管理工作质量就必须加大民政档案的开发力度，提升档案的利用效率，这样才能实现档案管理的目的。对于民政档案工作来说，在管理上要分门别类，分清轻重主次，对于可以向外界和大众公布的档案要宣传到位，让民众了解相关的信息，这是提升民政档案利用率的主要途径之一。在我国，以往的民政档案资料的开发和利用都较为被动，新形势下一定要打破这种被动模式。在民政档案管理工作中，相附带的服务职能也要一并提高，如配备复印机、阅读器等。根据工作发展需要，调整服务重点，拓宽服务领域，采取主动服务、超前服务、上门服务、定点服务等形式，及时向利用者提供档案信息，实行全方位社会服务。

结束语：

总之，民政档案管理作为民政工作一个不可或缺的组成部分，也应发扬与时俱进的创新精神，随着民政业务工作的发展而不断延伸服务领域，做到民政业务发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。要紧紧围绕民政工作发展的需要，积极为民政中心工作服务，规范民政业务工作中形成文件的归档范围和集中保管等各种行为，为当前及今后在领导决策、科学研究和大众服务方面提供依据。

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