行政单位档案管理存在的问题及对策探析

2017-03-10邱常宇

环球市场 2017年1期

关键词：行政事业单位档案管理

邱常宇

洮南市价格认证中心

行政单位档案管理存在的问题及对策探析

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总之，行政单位档案安全体系建设是一项长期而艰巨的工程，涉及意识、管理、技术、法律、制度、人员等各个方面，随着社会的发展和科学技术的进步，影响行政单位档案安全的因素会越来越复杂，这就要求行政单位档案部门必须以科学发展观统领档案工作，在各级领导的大力重视支持下，经过广大行政单位档案工作者坚持不懈的努力，最大限度地延长档案的寿命，保证行政单位档案实体和信息的安全，为行政单位档案的长期安全保存和快速有效利用做出应有的贡献。

行政单位档案；安全；管理

一、行政单位档案保护现阶段呈现的新特点

1、涉及面广

档案保护不仅体现在档案从生成到利用运行全流程管理之中，并在馆库建设甚至基础建设、档案缩微及数字化迁移，电子文件系统、灾害预防系统等各种档案馆项目建设中都是必须要考虑的重要问题。经常有些项目在建设中没有充分地考虑档案保护问题，给后继的工作造成不便，甚至形成档案安全的隐患。

2、技术种类多

现在的档案载体种类繁多，诸如纸质档案、照片档案、胶片档案、音像磁带、计算机磁带、计算机硬盘、光盘等各种特殊档案等，而每一种载体具体又有多种不同的细类，所涉及的保护技术和手段纷繁复杂。

二、行政单位档案工作中存在的问题

1、档案工作还没有提高到一定的重视程度

行政事业单位的工作千头万绪，放在业务前沿的工作决不是档案管理。档案管理只是单位众多工作中的一个不太起眼的部分。而且还是尚处于幕后的一项隐形的服务性工作。所以往往容易被领导所忽视。个别单位对档案工作重视不够，监督不力。对档案工作所需要的人、财、物没有给予适当的支持。加之，有的单位年度考核的目标并没有对档案工作给予足够的重视。因而档案工作滞后，重要的业务档案没有及时收集、整理、归档的现象时有发生。

2、行政单位档案管理人员的素质参差不齐

由于一些行政事业单位的领导对档案管理工作不够重视，从而忽视了对行政事业单位档案的严格管理。档案工作，对这些领导来说，只要求进行基本的日常维护，不要求有什么新的改进。所以对档案馆员的人员组成并没有过多的去考虑他们的专业性。甚至会把一些无关紧要的闲置人员调到档案管理岗位，也会无缘无故的把刚刚适应工作的人员调离档案工作岗位。还由于对档案工作人员只有使用，没有培养。因而这些单位的档案管理人员素质基本上不会很高。档案管理人员业务水平参差不齐，档案管理工作处于应付地位，是这些单位档案管理工作的常态。

3、行政单位档案管理软硬件跟不上社会发展的需要

随着科学技术的不断发展，信息技术进入了各个领域。为了满足现代行政事业单位档案管理的需要，大量的应用于档案管理的先进科学技术应用而生了。这为我国档案的信息技术不断完善创造了极好的条件。然而，由于我国行政事业单位档案制度不够完善，以及一些行政事业单位的领导对这一工作的不够重视，从而导致行政事业单位档案管理的一些现代化的软硬件设施欠缺。使得现有的档案管理条件满足不了现代化的光盘和电子档案处理的需要。这对行政事业单位档案资料的保存管理是一个不少的损失。

三、推动行政单位各类档案管理的有效措施和方法

1、加大档案管理重视力度，转变落后的管理观念

思想上得到了足够的重视，是推进行政单位各类档案管理工作向前快速发展的基础，首先，要转变传统落后的只重经营，而轻管理的观念，行政单位管理人员要充分认识到档案管理基础工作的重要性，对档案工作对行政单位发展的作用有一个正确的认识，将行政单位各类档案管理正式归入行政单位各项的重点工作之中，并给予落实。其次，加强对档案管理工作的投资，在硬件方面引进国内外先进的档案管理设备，改造行政单位各类档案管理环境，实现行政单位各类档案管理的信息化。在软件方面，加强现代行政单位各类档案管理理念的学习，并迅速掌握，与行政单位实际情况相结合，应用到现实工作中，快速推动行政单位各类档案工作的发展。

2、建立健全的档案管理制度，强化科学、规范性的管理

行政单位各类档案管理工作的有效开展，需要制度进行约束、规范与管理，建立健全行政单位各类档案管理制度是推进行政单位各类档案管理发展的必须。行政单位各类档案管理制度的建立应当首先根据国家有关部门颁布的《档案法》和《行政单位卫生档案管理办法》等相关规定作为指导，结合行政单位自身档案工作的特点，进行制定。内容一般涉及到行政单位信息档案立档、入档、保养管理制度、行政单位各类档案岗位及工作流程管理制度、行政人员考核档案管理制度、工作风气档案制度、行政人才档案管理制度等等方面。同时为了加强落实管理制度的执行，需要有严格的考核管理制度作为基础。通过建立一系列切实可行的管理制度，实现行政单位各类档案规范化、制度化、科学化的管理。

3、加强行政单位档案人员技能素质的培养

首先，行政单位管理人员应当将档案管理教育正式纳入年度行政单位职工培训大纲，将对档案管理职工培训工作当做重点教学工作去抓。其次，引进目前先进的行政单位各类档案管理理念和方法，使档案管理人员能够迅速掌握，不断更新他们的知识，使其保持管理理念和技术能力的新鲜性。第三，建立人才选拔机制，对档案管理人员进行定期考核，做到优胜劣汰，促进档案管理人员自我学习的意识。