公安院校电子文件归档管理工作中存在问题及对策

屈明英，张良箫

（辽宁警察学院 党政办公室， 辽宁 大连 116036）

公安院校电子文件归档管理工作中存在问题及对策

屈明英，张良箫

（辽宁警察学院 党政办公室， 辽宁 大连 116036）

伴随着信息技术的快速发展和广泛应用，公安院校逐步形成了信息化、网络化的电子校务环境，电子文件的归档管理已成为公安院校档案管理的一项重要工作。近几年来，公安院校对电子文件的归档管理工作加大了力度，并取得了一定的成效，但依然有很多问题没有解决。为此，本文首先介绍了电子文件的概念、特点及重要性，进而指出了当前公安院校电子文件归档与管理工作中存在的实际问题，最后经过分析论证提出了解决公安院校电子文件归档与管理工作中出现种种问题的相关对策。

电子文件；归档；管理

伴随现代科学技术的迅猛发展，信息技术和网络技术在公安院校学校管理中的广泛应用，电子文件归档管理已经成为公安院校管理的一项重要的工作，公安院校档案数字化管理工作的顺利运行对公安院校的建设指导和支撑有着非常重要的意义。本文结合公安院校工作中存在的实际问题，分别从三大部分对此进行了阐述，第一部分介绍了电子文件的概念、特点及其重要性；第二部分指出了现阶段公安院校电子文件归档管理工作中出现的种种问题；第三部分提出了为加强公安院校电子文件归档管理工作的相关对策建议，以期为相关工作的开展提供借鉴和指导。

一、电子文件的概念、特点及其重要性

（一）电子文件的概念

在我国国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件概念如下：“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。

从广义的角度来看，电子文件是与传统的文件相对应的，指的是由机构、组织或个人形成的与工作相关的所有电子记录。而从狭义的角度来分析，电子文件是与公务活动相关的，主要由政府、公共机构等部门形成的电子化文件，它的形成、审核、流转等相关程序都有明确的规范要求，内容更加真实、完整、有效。

我们公安院校的电子文件主要指的是广义的电子文件，它是公安院校的教学部门、学生管理部门、党政部门、后勤部门、科研部门等各个部门的工作中所形成的具有归档保存必要的各类电子文件，主要分为行政类、党群类、教学类、科研类、基建类、声像类、会计类等多个种类，保存期限分为短期、长期和永久。

（二）公安院校电子文件的特点

第一，存储特殊性。公安院校电子文件的内容存储具有一定的特殊性，它由计算机生成并进行处理，以二进制数字代码进行记录和表示，运用0和1两种数码组合来记录信息内容，这些内容存储在计算机的存储器当中，通过计算机系统的运算与转换，形成可识别的内容并通过网络进行传输。

第二，信息易变性。公安院校电子文件的内容是一个易变的、动态的信息，与纸质文件的固态性是完全不同的。电子文件主要是存储在电子计算机内部，因此对于存储的电子计算机安全稳定性具有非常高的要求，而又由于系统的更新换代，电脑黑客等种种原因，都容易使电子文件内容发生改变甚至丢失。

第三，形式多样性。公安院校电子文件通过信息压缩技术和移动光盘的存储功能使得信息的存储能力能以大幅度提升，电子文件存储形式很多，包括文字、图像、视频、音频等等，通过运用信息技术的加工处理，形成了多种多样的类型文件，极大程度丰富了用户对于电子文件的选择使用。

（三）电子文件归档管理的原则

1.遵循基础原理

电子文件同纸质文件一样，都是文件的一种外在表现形式，因此，电子文件的归档管理也要遵循纸质文件的基础原理，从归档前期的内容审阅，部门分类到保存期限的确定，都要遵从纸质文件的归档原则。但同时我们也要注意到电子文件具有存储易变、形式多样等特殊性特点，以保证电子文件归档管理的顺利完成。

2.保证真实有效

电子文件的真实性指的是电子文件经过各种传输、迁移、归档整理后，其内容、结构等各种信息都保持不变，与最初的原始状态保持一致。

电子文件的真实性与它运行的环境有很大的关系，由于电子文件可以轻松地更换载体，这就使得其文件内容面临篡改和删除的危险，并且不留一丝痕迹。同时，存储着电子文件的计算机会随着信息技术的发展而不断升级和更新，在这个过程中,电子文件都很大可能被损坏甚至不幸丢失，这都给保证电子文件的真实性带来了工作难度。

为此，电子文件在归档整理时，要时刻注意其生成、发送和接受的信息是否完全相同，确保电子文件在处理、归档等环节过程中仍能保持信息真实有效。

3.确保文件完整

电子文件的完整性是电子文件价值的有利保障，也是档案工作的一项重要内容。电子文件的完整性包括文件数量的完整，文件背景信息的完整以及辅助主文件的相关文件的完整等内容。

电子文件的特殊性，使其完整性也面临着诸多挑战，例如，电子文件的流动性比较大，丢失的可能性很高；电子文件的信息结构比较复杂，很容易遭到破坏；电子文件的重视程度不够，很多材料收集不完整等等。为此，我们要积极建立健全电子文件归档整理的规章制度，切实保证电子文件完整性。

4.保障文件可读

电子文件可读性是保证文件价值的最根本基础条件，电子文件经过传输、迁移等处理后，依然使其内容完整真实可读。由于电子文件对存储载体的依赖程度非常高，为此，电子文件的归档整理过程中，要着重加大技术保证措施，档案部门要及时对电子文件存储载体进行检验，使其在保证内容真实有效完整的基础上，对存储环境兼容有效，保证电子文件归档整理工作的顺利开展。

（四）公安院校电子文件的重要性

伴随着科技的快速发展，公安院校的办公自动化、网络化、信息化趋势日渐完善，很多办公文件都向着无纸化趋势发展，电子文件便应用而生。电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它具有存储特殊性、信息易变性、形式多样性等多个特点。

公安院校的档案资料记录着院校发展的历程，改革的举措以及科研的成果等等，是公安院校开展各项工作的前提和基础。在当今信息技术飞速发展的时代下，电子文件资料应用而生并且数量和类型都在不断增加和丰富。公安院校的电子文件与纸质文件相比较而言，不仅参考价值相同，而且资源还可以共享利用，不再受时间和距离的影响，同时电子文件的保存也对空间要求不高。总之，电子文件已经是当今公安院校信息化建设的基本组成部分。

二、公安院校电子文件归档管理工作中存在的主要问题

公安院校的电子文件归档管理工作固然重要，但是在实际工作中，一些公安院校的电子文件归档管理中仍然普遍还存在不少问题，比较有代表性的问题如下：

（一）管理意识不强

与传统纸质文件的归档管理相比较，电子文件的归档管理工作是一项非常细致并且难度系数很大的工作。在公安院校各个部门的工作中，无论是教学部门、科研部门、教辅部门还是党政管理部门、后勤部门、学生管理部门等等，都长期形成并且积累了许许多多的电子文件。然而，由于相关工作人员的文件管理意识不强，加上受到传统的归档观念的影响，尤其他们对档案信息化建设的重视程度不够高等原因，很多部门往往误认为电子文件不是文件，缺乏对电子文件的重视，导致了电子文件归档管理工作无法有效控制安排，使得大量的电子文件常常分撒的存储于各个计算机内部，造成了非常混乱的局面。而伴随着时间的推移，存储电子文件的计算机设备会不断的淘汰更新，这些分散的电子文件就很有可能会丢失，这将给公安院校的档案资料造成难以弥补的损失。

（二）专业人才缺乏

电子文件是科技信息时代的产物，其形成、处理等过程都是在以计算机等电子设备为载体的前提下来运行完成的，因此，相比较纸质文件的归档管理工作，电子文件的管理保存难度系数更大，它要求档案管理人员不仅要有丰富的档案管理经验，而且还要能够熟练的掌握计算机应用技能，电子文件管理工作对档案管理人员的综合素质要求很高。然而，目前公安院校的档案管理人员还不能够完全的适应这种新形势的挑战，许多档案管理人员缺乏相关业务知识的学习培训，难以顺利完成电子档案的归档整理工作，面对电子文件归档管理中出现的种种问题，无法及时而准确的解决。

（三）规章制度模糊

公安院校的电子档案管理工作具有非常重要的意义，它已经是当今公安院校信息化建设的基本组成部分。明确的规章制度可以使得电子文件归档整理工作的各个关节各个步骤都有条不紊的进行。为了保证这项技术性要求很高的工作的顺利进行，各项相关规章制度的建立运行是必不可少的。目前，虽然一部分公安院校已经意识到电子文件归档管理的重要性，但是在具体电子文件的归档整理工作中，却没有制定出切实可行、针对性强的电子文件归档管理工作规章制度。事实上，也正是由于一系列规章制度的模糊不清，致使电子文件归档管理工作无法顺利开展进行。

三、加强公安院校电子文件归档管理工作的对策建议

公安院校电子文件归档管理工作作为提升公安院校管理水平的一项系统工程，可以从如下几个方面予以开展。

（一）加强管理意识

电子文件是信息时代下的新生事物，它同纸质文件一样，都是公安院校档案资料的重要组成部分，对院校的建设发展起着至关重要的作用。因此，公安院校要高度重视电子文件的归档管理工作的重要性，改变重纸质文件、轻电子文件的传统思想，并且要不断完善电子文件的归档整理工作。

档案管理人员要积极宣传电子文件的重要性，使院校领导、各个部门包括全体工作人员都充分意识到电子文件是公安院校信息化资源的重要组成部分，是公安院校信息化建设的重要组成部分，做好电子文件的归档整理工作，对院校的发展意义重大。无论是教学部门、科研部门，还是党政管理部门、后勤管理部门等等部门，电子文件都是非常重要的依据和凭证。与此同时，在高度强化电子文件重要性的基础下，还要将电子文件的归档整理纳入学校发展规划和年度计划的重要内容之一，通过长期规划和年度考核等予以规范监督，以保证电子文件归档整理工作如期顺利完成。

（二）注重人才培养

电子文件的归档整理工作，是一项技术性很高的管理工作。要顺利开展电子文件的归档整理，需要一支专业的队伍来完成这项工作。对人员素质而言，不仅要求档案管理人员具有档案专业知识，丰富的档案归档经验，同时还要求相关人员具有熟练的计算机应用能力，例如计算机软件技术、通讯网络技术、设备维护技术等等。然而在实际工作中，这种既拥有丰富的档案专业知识和丰富的档案归档经验，又具有熟练的计算机应用能力的专业人才寥寥无几。

为此，公安院校档案管理部门要积极培养、引进各级各类专业人才，强化档案专业人员队伍结构和素质。对人员结构而言，引进和培养是加强人才队伍建设的两个必备方面。一方面要加大人才引进，如文秘人员、数据录入人员、信息系统维护人员等等。积极引进档案管理经验丰富的档案管理人员，在此基础上，完善兼职档案员制度，充分发挥各个部门兼职档案员的作用，形成一支机构合理、技术专业的档案管理团队，从而大大提升归档整理的工作效率。另一方面，要及时地对专兼职档案管理人员进行学习培训，采取集体授课、业余自学等多种形式，使得档案管理人员的综合能力得以提升，以应对日常档案整理工作的新挑战。

（三）完善规章制度

伴随着公安院校办公自动化工作的不断推进，电子文件也积累的越来越多。与纸质文件的内容及形式的固态不变这一特点相比，电子文件由于其本身特点，其内容极易因为储存载体的变化而发生改变、丢失并且不留任何痕迹。为此，为保存好电子文件内容，更好的完成归档整理工作，在加大计算机技术措施的基础上，建立并完善相应的规章制度也是十分必要的。事实证明，完善电子档案归档管理的规章制度，为电子档案的归档整理工作顺利进行提供有力保障，是迫在眉睫的。

制定电子文件归档管理工作的规章制度，要深刻意识到信息技术对于电子文件档案归档管理无论是在本质上还是形式上都产生了重要影响，要充分考虑到以下几个方面的影响，即电子文件保存的软件支持、电子文件与纸质文件的统一管理、电子文件的真实有效性、网络建设等等多方面内容。

为此，公安院校要依据国家档案管理的相关标准以及电子文件存储特殊性、信息易变性、形式多样性的特点，并结合自身的实际情况，制定出切实可行的一系列规章制度，例如文档的利用制度、文件的保密制度、电子文件的备份制度、归档整理制度、网络安全管理制度、网络利用者身份确认制度等等，以确保保证电子文件归档管理工作的顺利进行。

需要特别注意的是，建立科学的电子文件归档整理的规章制度，要依据国家档案归档表的要求，并考虑到电子文件的类型和特点，充分结合自身院校的实际情况，按照科学有序的原则，针对不同内容的电子文件进行归档整理，并时刻注意加强电子文件存储载体的保护，以保证其真实有效完整，形成包括电子文件的形成、整理、鉴定、归档、利用、保护等内容的科学的管理规章与制度。

伴随着现代信息技术在公安院校的广泛应用，公安院校逐步形成了现代化、信息化、网络化的电子校务环境，电子文件归档管理已成为公安院校档案管理的一项重要工作。为了加强院校电子文件的归档与管理工作，我们要进一步强化管理意识、加强人才培养、健全规章制度，使得公安院校电子文件的归档与管理工作得以顺利开展进行，为公安教育事业的发展提供强有力的支撑。

[1]周晖蓉.高校电子文件归档管理中存在的问题与对策[J].沧桑,2010(4):178.

[2]王小芳.浅谈高校电子文件归档与管理[J].办公室业务,2014(12):59.

[3]周虹.高校电子文件归档浅谈[J].福建电脑,2007(4):40.

[4]戴汉英.推进高校电子文件归档工作的思考[J].咸宁学院学报,2007(4):206.

[5]彭群颐.高校电子文件归档工作存在的问题及对策[J].湘潭师范学院学报,2007(5):232.

[6]管中慧.信息化背景下高校电子文件归档工作的若干问题与对策[J].徐州教育学院学报,2008(3):182.

[7]杨艳娜.高校电子文件的归档与管理[J].鞍山科技大学学报,2005(4):158.

（责任编辑：李连梅）

On Problems and Countermeasures in Filing and Management of Electronic Documents in Police Colleges

QU Ming-ying, ZHANG Liang-xiao
(Party and Administration Office, Liaoning Police College, Dalian Liaoning 116036, China)

Along with the rapid development and wide application of information technology, police colleges gradually form the inform atization and networking of electronic school affairs environment, and the filing and management of electronic documents has become the important work of archives management in police colleges. In the last few years, the police colleges have paid more and more attention to the filing management of electronic documents and ha ve achieved some success, bu t there are still m any problems to be sol ved. At first, th is paper introduces the concept, the characteristic and the importance of electronic documents, and points out the practical problems existing in the current police colleges’ electronic documents filing and management work, finally through the analysis puts forward re levant measures to solve all kinds of problem s appearing in police colleges electronic documents filing and management work.

electronic documents; filing; management; problems; countermeasures

D631.15

A

2096-0727(2017)01 -0124-05

2016-05-30

屈明英（1966-），女，湖北襄阳人，研究馆员，本科。

张良箫（1984-），女，辽宁盘锦人，助理研究员，硕士。