浅议不动产登记档案整合管理

2017-03-10韩武生

环球市场 2017年11期

关键词：档案资料国土统一

韩武生

邯郸市不动产登记中心

浅议不动产登记档案整合管理

韩武生

邯郸市不动产登记中心

不动产统一登记制度改革工作已经全面展开。实行不动产统一登记制度，是将分散在各部门的登记职责整合到国土部门，建立权责一致，运转高效，法制保障的不动产统一登记体系。作为在不动产登记过程中产生的档案资料管理是实行不动产统一登记制度后管理工作的重要组成部分和业务基础。本文对于不动产登记档案整合管理进行了探讨，希望为以后的具体工作起到实际的参考作用。

不动产；档案；管理

1 不动产登记档案管理现状

多年来，由于不动产登记职责分散在国土、住建房管、林业、农业等部门，不动产登记档案管理出现管理机制不同，档案归档标准不一，档案信息管理系统各异，规范管理工作发展不平衡的状况。从目前的情况看，国土、住建房管部门的档案管理比较规范，信息化管理水平正在逐步提高。而林业、农业等部门的不动产档案管理还不够规范，有的档案不够健全，亟待规范管理。这些因素都将对不动产统一登记制度改革，对不动产档案整合管理等工作产生不利影响。

不动产登记从原来的分散登记过渡到统一登记的管理模式，涉及面广，影响大，面临各个层面的改革创新。在整合登记职责，实施不动产统一登记制度的改革中，不动产登记档案管理存在的主要问题是对现有分散在各部门的不动产登记档案管理由哪个部门负责，怎么规范管理，怎样为改革后建立的统一登记制度提供基础业务保障的问题。这个问题如何解决，当前，不动产登记档案管理存在以下难点：

1.1 机构合并难

分散登记时，各部门在档案管理等方面投入了一定人力物力进行规范管理和基础设施达标建设，都具一定基础和规模。统一登记职责，中央对除此之外的管理职能整合并没有硬性规定，而是要求从各地实际进行整合。因此，各部门都可能希望保留职能，机构合并难度大，对确定不动产档案管理的归宿仍有分歧。

1.2 业务整合难

不动产登记业务分类复杂，业务衔接不可能一蹴而就，档案管理的业务衔接难度亦不容低估。

1.3 档案数量巨大，整合难

目前，分散在各部门的不动产登记档案数量都不少，如果统一整合，势必形成海量信息。如何效将这个巨大信息资源有序整合，需要统筹规划。

2 对不动产登记档案整合管理的思考与对策

建立不动产统一登记制度，是在已有工作成果基础上进行整合，形成更加高效统一的物权登记体系。这为不动产登记档案管理迎来改革创新的重要机遇。

2.1 制定目标计划，逐步分步实施

根据建立不动产登记制度工作部署，不动产登记档案的整合工作应分三个阶段实施。第一阶段目标是理顺关系，摸清分散档案的情况，清理档案资料，为整合作准备。第二阶段目标是整合现有档案，规范电子文档，建立电子文档数据库，逐步移交档案，逐步实现集中统一管理。第三阶段目标是全面规范档案管理，建立完整数据库，实现不动产档案以传统管理为辅，信息化管理为主的根本转变，为不动产登记档案管理工作提供保障，为社会提供高效快捷的服务。

2.2 理顺管理机制，落实管理职责

为有效推进不动产档案管理，确保改革中既保持工作的连续性，又不影响正常业务开展，对档案资料的利用和整合。一是在职责整合期间，国土、住建房管、农业、林业等部门的档案资源信息首先在部门之间以各自现有的档案资源作依托，通过局域网实现档案资源共享，消除“信息孤岛”，为逐步过渡到统一的不动产档案管理信息平台打牢基础。二是在档案整合规范期，档案管理基本建立以国土为主，房管为辅的模式，林业、农业部门的不动产档案逐步移交国土部门。农村土地承包经营权纳入不动产登记后，应按规范健全档案，五年过度期后将相关档案移交国土部门，进入集中统一管理。三是全面规范管理期，全面建立以国土部门为统一集中管理平台的不动产档案管理体系，为不动产登记管理提供全方位的基础服务。

2.3 建立业务标准，逐步规范管理

一是高标准，严要求，把好档案整合质量关，制定不动产登记的统一薄册和权利证书等要件标准，以形成统一的不动产档案，利于促进档案信息化管理。二是原来的各类档案资料，按照原有的要件格式归档，新办理的业务档案按新的统一标准建档；对原有纸质档案进行全文扫描，转换为电子文档；对已经形成的电子文档，进行规范整合，统一标准，纳入数据库管理。通过1-2年分类整合档案的海量资源，逐步建立不动产登记档案的完整数据库，逐步实现对不动产档案信息化管理。

2.4 建立统一信息平台，健全网络风险防范机制

以不动产登记信息平台为基础，建立不动产档案管理系统。实现“统一归档、统一监管、统一查询与服务”等主要功能，同时要注重做好网络风险防范工作，采取严格的保密措施，为不动产统一登记信息化平台建设奠定技术基础。

2.5 建立协调配合机制，加强部门之间的协调工作，切实做好档案管理业务衔接工作

不动产统一登记改革涉及面广，业务种类复杂，各部门的登记业务衔接需要过渡和磨合，尤其是不动产登记档案业务看似简单，但整合规范工作任务却十分繁重。应结合实际制定档案整合实施方案，对工作流程进行梳理，制定档案移交程序，制定统一的工作规范，细化业务衔接工作步骤，保证档案业务顺利衔接。我们要通过建立协调配合机制，充分调动各部门的工作积极性，按照制定的档案业务衔接模式，认真做好整合后的档案资料移交，将分散在各部门的不动产登记档案资源全部纳入规范管理的轨道，为建立完善的物权登记管理体系而共同努力。