关于档案“双套制”管理问题研究

刘英乔

由于我国档案“双套制”管理起步晚、发展快，在实际运行中不可避免地存在在许多问题。在档案事业迅速发展以及互联网普及的今天，加强档案“双套制”管理研究，具有重要指导意义。

一、档案“双套制”概念

目前来说，学术界尚未对档案“双套制”的概念给出统一定论。1998年，冯惠玲教授将档案“双套制”划分成两个层次：电子文件转成纸质文件的双套制以及纸质文件到电子文件的双套制。在本文研究中，档案“双套制”概念指的是：同一分文件的纸质版本与电子版本共同存储、共同利用的状态。

二、档案“双套制”管理中的问题

1.对“双套制”管理认识不足

人们对事物的认知直接影响事物的发展方向，正确的认知必然会促进事物的发展壮大，而错误的认识势必会成为事物发展的重大阻力。目前来说，我国企事业单位对“双套制”管理认识不足，特别是在纸质档案转化成电子档案的过程中，不少人存在多种认识误区。例如，有人认为档案电子化发展是劳民伤财、盲目追新的项目，有人认为数字化开发只是技术人员的任务，还有人误将馆藏数字化直接等同于档案数字化等等。上述误区的存在，成为“双套制”发展的绊脚石。之所以会出现上述误区，一是由于档案管理人员尚未全面认识到自己在馆藏数字化过程中的具体工作，尚未意识到这一工程的复杂性、系统性，单纯地为数字而数字化；二是由于档案管理人员对“双套制”管理的重要性认识不到位，缺乏主动管理意识，加之缺乏具体管理经验，从而出现多种管理行为问题。

2.归档范围不清

更好地利用档案、保证重要档案的可靠性与安全性，是档案“双套制”管理的主要目的。如果不对档案进行区分，将日常档案与重要档案置于等同位置，对所有档案进行双套备份，过犹不及。具体工作中，档案管理人员应该视综合档案的重要程度以及档案来源决定是否进行双套管理。档案“双套制”管理主要是针对具有保存价值、经常使用的文件，只有划分清楚档案“双套制”管理的工作范围，使重要档案处于双套安全管理范围中，才能充分发挥档案“双套制”管理的重要作用。归档范围的合理划分是档案“双套制”管理的棘手问题，如果归档范围过大，会导致不必要的人力资源、物力资源浪费，加重档案室工作负担；如果归档范围过小，又容易使某些重要档案陷于被遗失销毁的境地。

3.未充分发挥电子文件的优势

由于电子档案、纸质档案之间的过渡较大，很多纸质档案还没有被录入为电子档案，导致电子文件优势尚未充分发挥。目前来说，已建立档案“双套制”管理的单位，其电子档案、纸质档案分别建立在各自系统之中，尚未建立两者之间的联系，这就大大削弱了两种档案之间的互补优势。例如，部分单位尚未对电子档案进行检索，没有按照要求对纸质档案进行编号，两者之间无法达到一一对应的关系，这势必会影响档案的综合利用程度。这种无法优势互补的档案“双套制”管理，相当于直接将两份完全一样的档案并列保管却没有建立两者之间的联系，这样与建立该制度的初衷相背离，白白造成了大量资源被浪费。

4.转化格式问题

转化格式问题也是困扰档案“双套制”管理的重要问题，例如，某些电子文件在转成纸质文件后，会直接改变其原来格式，印章、批示等很多内容无法显示；视频、声音等档案无法直接转化成纸质文件。某些纸质文件转化过程中也会出现部分信息无法被读取等多种问题。如果这一问题得不到有效解决，那么，将会直接削弱档案“双套制”的法律效应。

5.档案管理人员素质有待提升

档案“双套制”管理需要复合型人才的支持，目前来说，我国档案管理人员素质有待提升。部分档案人员缺乏完善的档案管理基本知识与技能，还有部分档案人员不了解档案管理的重要性且缺乏档案信息化建设的科学技术。由于缺乏综合性人才的支持，严重阻碍了档案“双套制”的健康发展。

三、檔案“双套制”发展对策

1.重视原始记录

电子文件易更改的特征使人们对档案原始记录的重视程度有所降低，在新时期，如何看待档案这一基本属性是档案“双套制”管理得以实施的前提。若想促进档案“双套制”顺利开展，就必须加强对电子档案与纸质档案的综合管理，做好两方面的协调工作，重视电子档案、纸质档案的统筹发展，以更好地实现档案的应用价值。因此，我们必须及时更新对电子档案原件的认识，强化电子档案原始记录管理。具体来说，可从如下方面入手：①严格执行《电子档案管理规范》等国家相关法律标准，严禁越权操作，进一步提升档案管理的完整性与安全性。②加强计算机网络安全配置管理，定期进行网络维护，及时查杀病毒，保证网络完全。③做好电子文件保存工作，保证计算机库房温度、湿度合理。笔者建议，将电子文件保存在塑料保护层中，并将其放在安全、稳定的环境中保管，从而保证电子文件不受有害气体、灰尘、外界磁场等的干扰。重视原始记录，保证档案原始记录的完整与安全是我们面临的首要任务，其直接关系到档案凭证的法律价值，在日常档案管理工作中，必须严抓这一工作，并形成长效运行机制。

2.完善“双套制”管理制度

首先，确认档案“双套制”发展运行的主体。基层档案部门才是现阶段我国实施档案“双套制”发展的最佳主体和场所，其可充分发挥自身优势，最大限度地发挥档案管理的作用。档案部门不仅是数字化工作的中心，也是档案“双套制”发展的主体，在其具体运行过程中，工作人员必须制定相关标准、加强监管，做好前端控制，进一步促进档案“双套制”的健康发展。

其次，确定管理模式。目前来说，我国档案“双套制”管理体制主要是分散式管理与分段式管理两种模式。分段式管理是指由不同部门负责，这种方法容易导致各部门工作脱节、各自为战的局面。分散式管理模式指的是不同档案归属于不同的档案室管理。从整体上来说，我国档案“双套制”管理体制混乱，各部门协调不力，很容易出现档案丢失、档案泄密等问题。当前，我国存在多种档案进馆保管方式，双套制管理模式应用非常广泛。例如，上海市政办公厅已实现了文件处理、归档保存全面双套管理模式。我国《电子文件管理规范》明确指出，具有永久保存价值的电子文件在归档时应保存纸质版本与电子版本。故而，笔者认为这一管理模式将成为未来档案管理的主要模式。

再次，制定档案“双套制”发展具体措施。各部门在制定档案“双套制”发展具体措施时，必须本着求实、有效、合理原则，切实做好具体措施制定工作，不能照搬照抄、人云亦云。在具体过程中，要杜绝极端想法，档案指导部门必须充分做好自身工作、负起应有责任，对档案“双套制”发展提出针对性建议，从而促使各项管理工作步入正轨。

最后，加强电子文件信息管理平台的建设力度。对于档案“双套制”发展来说，电子文件信息管理平台是非常重要的组成环节，相关部门必须加强对电子文件的保存以及前端控制，从而为系统功能的实现提供强有力的支撑。各层档案部门必须积极参与到管理平台建设过程中来，积极提出自己的意见，加强与技术开发人员之间的联系，进一步提升平台功能的合理性与效率。

3.完善相关法规标准建设

首先，加强领导支持。加强领导支持是做好档案“双套制”管理的基础。在新形势下，各级领导必须高度重视做好档案“双套制”管理的建设力度，明确法律法规建设对做好档案“双套制”管理的重要意义。在提高认识的基础上加快标准体系建设力度，并积极与国际社会接轨。

其次，在法律法规标准体系建设过程中，必须遵循一定原则。具体来说：①安全性原则。只有保证档案管理的安全性，才能充分发挥档案“双套制”管理的重要价值。②实事求是。在法律标准制定过程中，不同部门必须结合自身实际情况制定符合自身馆室发展的标准策略，切忌一刀切。③利益平衡。在双套制法律法规体系建设过程中，相关人员必须坚持利益平衡原则，对不同档案的信息进行确认，按照权利义务相平衡的原则，寻找电子、纸质档案的平衡点，进而促使两者的利益最大化。④透明性。在具体管理法规建设过程中，应遵循公开、民主、科学性原則，积极征询社会各界意见，增强信息立法的公开性与透明度。

4.无纸化发展

档案管理的最终目的是服务大众，在现代化社会中，人们更希望通过电子系统与互联网查询自己想要的信息。而视频档案、电子档案等多媒体形式更好地满足了人们对档案获取的需求。随着信息化时代的到来，未来档案不再是单调的文字表述，而是表现为动画、图画等多媒体形式。笔者认为，在档案保管条件、保管技术日益完善的当代，多媒体档案、电子档案、纸质档案将呈现三足鼎立局面。

麦克唐纳先生指出，纸质文件必将让位于电子文件，电子档案必须取代传统纸质档案。当然，本文所述无纸化发展，并不是彻底放弃纸质档案，而是不再因为电子档案的安全性而将电子文件制作成纸质文件。故而，新形势下必须正确理解“无纸化发展”，更好地进行档案“双套制”改革。只有充分做好档案“双套制”管理，全面提升档案管理水平，才能积极推动档案管理现代化发展，更好地应对无纸化时代的到来。

（作者单位：河北广播电视台）