高校研究生档案现代化管理的思考

汤伟

研究生档案是研究生在校期间形成的报名、录取、学习培养、思想政治、科研情况、奖惩等具有一定保存价值的文字材料，是干部人事档案的重要组成部分。目前，各行各业技术转型升级速度加快，社会对于高科技人才的需求急剧增加。国家不断扩大研究生招生规模，越来越多的人在面临就业压力的情况下选择了报考研究生继续深造，研究生规模的不断扩大，所带来的研究生档案管理问题面临着巨大的挑战。

一、高校研究生档案管理信息化的现状

研究生档案管理在高校档案管理中占有非常重要的位置，其信息化的脚步直接影响到研究生教育体系的培养与发展，然而当前全国高校研究生档案管理信息化建设的现状还存在许多不足之处，具体表现在以下几个方面：

1.研究生档案管理工作的现代化利用程度较低

当前网络时代已进入到云计算的时代，高校研究生档案管理正从以纸质文件为主的模式向纸质文件与电子文件并存的模式转型。虽然有些高校已经在自己的局域网内实现了网络管理，但是在与互联网进行信息交换方面仍存在软件不规范、授权制度不健全等问题，因此研究生档案管理的现代化程度较低直接导致了研究生档案的社会利用率较低。

2.研究生数量和流动增加，加剧了档案使用频率不断提高与管理方式相对落后的矛盾

每一年高校招生、毕业、就业和继续深造，使得研究生档案发生非常大而且非常频繁的变动，加之研究生的流动性日益增强，导致研究生档案经常要进行跨省市、跨地区等远距离传递。然而国内有相当多的研究生院校的档案管理，在档案文件立卷归档时，档案工作人员还需进行手工整理及目录的编制工作。这种手工编制工作，在劳动强度上不仅工作量大、工作时间长、速度慢，而且在很大程度上限制了档案处理的速度。使原本高效利用的研究生档案，在极慢的检索速度、较低的准确率和查全率之下，更無从谈到参加档案工作协作和为学术研究与交流活动提供便利了。

3.研究生档案数据库建设滞后

近些年来，许多高校为了加快研究生档案管理的现代化建设，也建成了规模大小不等的研究生档案管理数据库，但由于目前各高校研究生档案管理部门水平方面的限制，数据库在建设过程中，很难适应网络的高速发展，主要表现在建库缺乏前瞻性；数据库大多自建自用；建成的数据库规模小、标准化程度低、类型单一，而且大多处于低水平重复建设；数据无规范化控制。目前高校研究生档案数据库大多是条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。

4.档案管理人员计算机管理及应用技能水平较低

在研究生档案管理的现代化建设过程中，档案管理人员是非常关键的，网络化的运用和过程的管理都离不开档案管理人员的监督和操作，各项软硬件技术的实施都必须通过档案管理人员的操作才能发挥其作用。目前，各大高校研究生档案管理队伍的现代化技术与实际应用能力都相对较低，远远不能适应当今高速发展的计算机网络工作环境，普遍存在缺乏计算机及通讯技术、网络技术，而又熟悉档案管理业务的复合型人才，因此，研究生档案管理已远远不能适应档案信息化建设和高校档案管理事业发展的需要，补充此类人才迫在眉睫。

5.研究生档案信息化建设缺乏一定的前瞻性和安全性

当前高校研究生档案信息化建设，未能很好地立足现实，把握未来的发展，尤其是信息技术的发展趋势，没有足够重视技术标准的更新。同时，档案信息化建设的安全性原则更是一项综合的系统工程，信息网络的基础设施建设、上网档案信息的准备、网上档案信息管理服务及网站的维护等各个环节都密切关联着安全问题。目前高校在这些安全方面所采取的态度和措施都是不足的，在建立数据库、规范管理制度、联通网络硬件、实现馆藏档案数字化、传输信息网络化、资源交流共享化、服务对象与需求扩大化等方面，更应加强安全意识和措施。

二、加快研究生档案管理信息化的思路

1.建立虚拟研究生档案管理平台是加快研究生档案管理信息化的基础

在全国统一的高校研究生档案系统下，各高校首先对研究生入校时所有原始档案进行扫描，进行数字档案分类入库。建立一个以扫描文件、数字图片、数字影像等为基础的虚拟档案库，而对每一份档案的物理原件进行安全保存。

应及时开发适应各校实际情况的研究生虚拟档案管理软件，健全科学的使用授权制度，以保证可以向社会开放的研究生信息，在网络上全面开放。

2.建立离网数据库可以保护研究生电子档案的安全性

由于当前网络病毒、网络黑客的威胁，高校应对研究生电子档案进行离网备份，而且制定制度要求离网数据库信息的存储和提取必须使用不同的移动介质。

3.建立高校研究生档案互联网定期公布信息共享平台

信息的价值在于可流动性和共享性，因此，建设多形式、多层次的档案信息共享平台，促进档案信息资源的公开、共享和循环利用，既是档案的要求，也是档案信息化的目的所在。当然，高校档案在开放的同时，也要注意对个人隐私和知识产权的保护。

总之，信息化是高校研究生档案管理改革的方向，高校档案的信息化建设不仅关系着高校自身系统内部工作的方方面面，是高校组织管理、师资队伍建设、教学和科研等各项工作顺利开展的前提和基础，而且对整个社会的资源共享、文化交流、文明进步有着重要的推动作用。

（作者单位：宁夏大学研究生院）