办公室文书档案收集与归档工作初探

2017-03-09曹婧

环球市场 2017年31期

关键词：编目文书办理

曹婧

中国农业银行

办公室文书档案收集与归档工作初探

曹婧

中国农业银行

随着社会经济不断发展，办公公文的管理工作在社会发展中的作用也越来越至关重要。而文书档案的收集与归档工作是公文处理工作的重要组成部分，它对公文处理的效果产生重大影响。因此，我们必须加强文书档案的收集与归档工作，增强公文管理人员的管理意识，提升公文管理人员的业务素质，进而提高公文管理工作的效率。本文从办公室文书档案收集与归档工作的重要性出发，分析当前办公室公文管理中主要出现的问题，并提出如何在规范的指导下优化办公室文书档案的收集与归档管理。

文书档案；收集归档；档案管理

一、文书档案的概述

文书档案是机关、团体、企事业单位在党务、行政、经营管理事务活动中形成的，由通用文书转化而来的那一部分文档的习惯称谓。包括命令、指示、决定、公告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

而在办公室文档管理工作中，并不是所有的文件都需要进行归档，形成文书档案，只有满足办理完毕，具有保存价值并经过规范整理的文书才能归档成为文书档案。办理完毕是指文件的处理程序已经完成，如发文在登记发出以后就算办理完毕，收文在承办结束后就算办理完毕，正在办理中的文书是不能进行归档处理的。具有保存价值是指保存的文件应该对本单位的各项作具有理论、参考和实践价值，而那些对日后工作没有考查和利用价值的文件，比如临时性文件、事务性文件和与本单位无关的文件，按照规定不得归档保存，所以不能形成文书档案。所谓经过系统规范整理，是指归档文件只有按照规范立卷或按件整理编目后，才能形成档案，而未经过整理，杂乱无序的文件只能算是积存文件，不能算作文书档案。

二、办公室文书档案的收集与归档

(一)办公室文书档案的收集

收集是归档整理的起点，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能完整的反映立档单位的历史工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整。在单位，为了做到档案收集完整、齐全，档案室和管档人员需要从文件形成阶段就关注其完整性，并监督文件办理的全过程。如果发现问题，应该提出警示并建立健全有关制度，避免本单位相关人员在文件形成、传递、处理、归档过程中出现的漏洞。

文书档案的收集是指相关人员按照工规定，通过例行的接收制度和专门的征集方案，把分散在各机关、部门、个人手中的资料，集中到单位档案管理单位进行科学的管理。因此档案收集是储存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的重要手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发放的前提条件。收集范围是本单位的收文、发文、内部文件等。归档人员在归档时应做到：丰富和优化档案内容；加强档案室外工作的调查、指导；确保入室档案的标准化；归档档案应当齐全、完整。

(二)办公室文书档案的归档

根据《中华人民共和国档案法》第十条之规定，“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”因此，对办公室文书档案的收集与归档，既是企业事业单位工作文书工作的重点，又是国家保证文件管理工作质量的客观要求。

文书档案的归档，是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。文书档案的归档工作应当遵循以下原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值便于保管和利用。文书归档的要求：归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

文书档案归档的操作流程。文书档案归档在实践中主要包括分类、装订、排列、编号、编目、装盒六个流程。分类，即工作人员在整理档案前，按照相应的标准对档案进行分类。常见的分类方法主要有按年度分类法、按机构分类法、按保管期限分类法等，这几种分类方法在工作中有时会组合使用，以保证档案类别清晰也便于查找。装订，即工作人员要对档案进行拆钉和修裱处理，而在维修破损档案的过程中，应尽量保持文件的原始面貌。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后。排列，即工作人员在完成装订后，应该在分类方案中的最低一级类目中，根据一定的方法确定归档文件的先后次序。最常用的排列方法有时间顺序法，这种方法不论是针对同一事物的发生顺序，还是针对不同事物的发生顺序均具有很强的操作性。编号，即工作人员要将每份归档文件在全宗中的位置标识符号，并以归档章的形式在归档文件上注明，这一环节主要是为后面的编目工作做准备。归档文件应依分类方案和排列顺序逐渐编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。编目，即编辑归档文件目录。在工作中编目应该以“件”为单位进行，在归档文件目录中只能对复文进行编目。装盒，即工作人员按照件号的先后顺序将档案装入档案盒，同时保证档案盒的顺序与归档文件目录中相应条目的排列顺序一致，以便于档案查找、使用。