大数据时代下档案管理模式的探究

2017-03-09王宗敏

环球市场 2017年31期

关键词：储存档案管理时代

王宗敏李莹

国网湖北送变电工程有限公司

大数据时代下档案管理模式的探究

王宗敏李莹

国网湖北送变电工程有限公司

大数据时代背景下档案管理行业像其他行业一样，面临着日益增加的海量数据所带来的管理挑战，如何对不断增长的大数据进行有效的处理、加工、分析、利用和管理，显得十分迫切而重要。档案管理直接面对原始数据信息的记录、收集、整理、储存、检索和再利用，每天产生的数据和记录信息较以往大幅度地急速攀升，因此在大数据时代下如何做好档案管理工作就显得非常重要。

大数据；档案管理；问题；研究

1、大数据时代

1.1 大数据来源与发展

大数据来源于ApacheOrg的开源项目Nutch，主要用于描述更新网络所需的数据集合。1980年，在《第三次浪潮》中描述的大数据含义与现在意义相差很大。在2008年，Nature杂志系统地介绍了大数据的价值。同时Science杂志也从互联网、经济等方面对大数据进行了深入分析来阐述大数据的重要作用。近年来，大数据的重要作用逐渐凸显，美国更是提出“大数据研究计划”，旨在通过科学化的利用大数据使各重要领域都能有进一步的突破。自此，各欧美国家和我国也开始加入对大数据研究的队伍中。

1.2 大数据定义

大数据的概念比较抽象，各领域对此的界定也没有达到一个共识，并没有确切的定义。一般来说将涉及的大量资料大到无法通过软件整理，在一定时间内通过管理对经营者有促进作用的讯息称为大数据。

1.3 大数据类型

大数据类型多，根据特征可以主要分为三种：结构化、半结构化和非结构化数据。其中，通过表结构可以实现的数据称为结构数据，不能实现的视为非结构数据，介于二者之间的称为半结构数据。大数据时代的数据类型和过去的相比，非结构数据增多，处理也越来越麻烦。

2、大数据时代下档案管理的应用

2.1 档案大数据的云储存

在大数据技术的支持下，可以实现对档案的云储存，这样不仅可以保障档案数据的完整性，还能为电子档案的管理创造良好的环境。在对档案大数据进行云储存的过程中，一定要做好信息化基础设施的建设，切实提升信息数据的处理能力，为用户提供更加优质的服务。为了实现档案大数据的云储存，国家要与地方政府建立统一的云系统，这就需要地方政府将当地的档案管理中心通过互联网与国家进行连接，对档案数据进行有效的储存和备份，避免档案丢失的情况发生。

2.2 提升大数据档案的检索能力

大数据时代下，服务的质量直接决定着档案管理工作的开展能力，为了满足用户的需求，必须尽可能地减少信息数据检索的时间，这就要求档案管理部门必须提升自身的检索服务能力。同时，技术人员还要通过对用户信息的分析为其提供更加直观的数据信息服务，对其检索需要进行科学的预测，从而提升档案检索的准确性。

2.3 增强对用户数据的分析能力

大数据时代档案管理工作开展的目的就是为了更好地满足用户的实际需要，因此，为了提升档案管理的服务水平，必须对用户的数据进行深入透彻的分析研究，制定与之相适应的档案管理服务项目，促进档案管理的工作的高速发展。在互联网不断普及的当下，人们已经习惯于通过互联获取信息，这就给档案管理工作的开展带来了巨大的挑战，因此提升用户的满意度就成了当前阶段档案管理工作的发展核心。

3、电子档案管理的思路探究

3.1 档案化管理工作流程

首先要根据记录的档案信息，通过采用计算机、互联网、扫描仪或硬盘等存储设备进行搜集与汇总整理，然后将汇总好的电子文件存储到计算机上，并将生成的档案信息传输给档案管理部门。档案管理部门再根据电子信息将这些文件进行分类、编目等操作，然后根据编号有顺序的存储到计算机内。值得注意的是，由于信息技术也存在一定程度的安全隐患，在进行档案编辑与传送的过程中，要防治病毒或黑客的入侵盗取，因此，要对重要或密级文件进行备份或者脱机存储。

3.2 电子文件的整理条理化

一般情况下，在计算机上进行存储主要是以日期顺序进行区分的，但文件的日期不会随着修改或备份而变化，因此在操作输入排列时，要复制更新文件列表，对电子文件进行顺序性的整理，这样才能保障电子文件档案化管理一目了然，快捷方便。

3.3 注意事项

在管理电子文件时，要注意对密级文件进行加密保护，在日常的操作中，以防黑客与病毒的入侵，防止重要文件被盗取、丢失或删减，降低电子档案化管理的风险性。因此档案管理人员要牢牢树立备份意识，依据电子文件的特殊与重视程度进行区别对待，以确保重要信息的安全与私密性。

3.4 监测与维护

电子文件的主要存储载体为网上云盘、U盘与硬盘，这些存储介质的属性与材质具有其特殊性，常常会受到环境的影响，因此档案管理人员要定期对其进行检查与维护，对缺少信息进行修补，对损坏的载体介质进行更换，来保障信息存储的安全性与长久性。做到及时发现，及时解决，根据实际的存储需要，制定详细严密的档案管理技术条例，也确保管理工作的有序进行。

3.5 开发独立档案分析工具

大数据时代背景下，各行各业都在进行数据的电子化建设，这对诸多传统行业来讲是个不小的挑战，如何冲破行业的限制进行数据管理呢？除了国家的指导帮助外，建立独立的电子档案储存工具成为传统行业改造升级的重要方式。这一工具具有强大的分析功能，需要资深的开发团队进行，这就促成了传统行业和新型行业的嫁接，这是时代的需求和趋势。在建立合作的过程中，传统行业应该多深入了解大数据的前景、作用以及显示意义，肯定数据时代对行业发展起到的积极作用，而开发档案管理工具的团队，则应该深入了解传统行业的特点，对数据管理工具进行“定制化”的建设，只有两个方面相互了解和交融，才能达成最终的效果。