简论事业单位档案管理

2017-03-09陈玉

环球市场 2017年31期

关键词：事业单位档案管理管理

陈玉

公主岭市中小企业服务中心

简论事业单位档案管理

陈玉

公主岭市中小企业服务中心

经济的发展带动了科技的发展，加快了事业单位的行政改革，事业单位为了更好的生存下去，为了更好的发展下去，应该建立一个比较民主、比较科学的体制。事业单位的高效运行与档案的科学有效管理有着十分密切的联系。所以事业单位应该高度重视档案管理的创新。为了便于事业单位的评价，各个单位应该使自身的档案制度更加科学更加规范，进而提高档案管理的效率。

事业单位；档案管理；作用

一、档案管理工作在事业单位中的重要作用

档案管理工作是部门单位整体工作的重要组成部分，是一项基础性工作，是维护历史真实面貌的重要工作。做好事业单位档案管理工作，有利于记录事业单位发展、变化的轨迹。在轨迹中发现问题，查找不足，录求事物的发展规律，以便更好的提升事业单位管理水平，开拓事业发展局面。做好事业单位档案管理工作，有利于促进单位和谐健康发展。

事业单位档案文件是事业单位管理机关依法对事业单位进行登记、监督、管理过程中形成的具有重要参考价值的资料，它担负着为事业单位管理提供服务、为事业单位分类改革提供参考、为社会查询提供法律凭证等使命。

二、事业单位档案管理工作中存在的问题

1单位领导对档案管理工作重视程度不够

针对事业单位的档案管理制度，国家制定了一系列的规章制度，事业单位的档案管理必须要严格遵守国家的相关法律法规，但是我国的一些事业单位学习国家法律的力度不够，认识不足，对档案管理工作的重视程度不够，并没有意识到事业单位的档案资源是一笔十分宝贵的财富。领导班子对档案管理工作的不重视，就会使得整个事业单位的档案管理工作十分混乱，管理落实不到位。

2档案室现代化管理设施比较落后

事业单位的档案资料是一笔十分宝贵的财富，但是因为长期对档案管理工作的不重视，导致很多单位档案管理的资金不足，很多档案室的管理设施十分落后。有些事业单位的档案室十分简陋，工作人员的办公环境比较差，档案室、办公室、接待室没有分开，一些档案室内甚至还堆放着易燃易爆物品，威胁着档案资源的安全。

3档案资源的开发利用工作不够完善

我国很多事业单位并没有意识到档案资源的重要价值，没有对档案资源进行充分利用，档案管理往往只注重档案的收集、整理、保管工作，认为只要档案不丢失、不磨损便已经实现了有效管理，忽视了对档案资源的开发利用。

三、事业单位档案管理创新办法

1、以提高认识为前提，强化档案管理责任意识

事业单位档案管理需要各级领导的充分重视，强化责任意识。一是要高度重视档案管理工作。要以高度的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想，对待档案管理工作。在实际工作中应投入一定的精力关心支持这项事业，经常过问、检查、督促档案工作，想方设法创造档案管理的物质保障条件，确保足够的人力、物力、资源的配备。坚持把档案管理工作摆上重要议事日程，与日常管理、年度检验、网上登记等工作同安排、同部署、同检查、同考核，定期了解档案现状，帮助解决工作中存在的实际困难和问题，指导工作人员依据标准和有关规定开展工作。同时针对档案整理不同的特点，主动邀请档案馆有关专家到现场进行帮助指导，研究制定出适合全市档案整理的具体方案和标准，为做好档案管理工作打下坚实的基础。二是要不断提高档案数字化认识。事业单位档案数字化工作是促进信息化建设健康发展的重要内容。随着事业单位网上登记工作深入推进，将产生的大量数字档案，如不对其进行有效管理，容易造成散失、损毁甚至篡改电子档案现象的发生，其易修改性将对档案的原始性造成巨大的冲击，如不对其进行科学归档、建立索引，容易造成资源分散、检索困难，其经济效益和社会效益将得不到有效发挥。因此，要将事业单位数字档案管理工作的重视程度提高到与传统纸质档案管理同样高的位置，大力推进事业单位数字档案的保存、备份、归档工作。三是要切实加强对档案管理的宣传。要不断提高事业单位对于管理档案工作重要性的认识。通过开办宣传专栏，开设网站档案管理板块，利用网站滚动信息、手机短信平台、宣传资料手册、座谈会等各种形式和载体，向广大干部职工广泛宣传有关档案法规、办法和制度，进一步提高档案管理人员知法、守法意识，使档案工作真正纳入依法管理的轨道，朝着规范化、程序化和标准化的方向发展。

2、深化管理，提高人事档案管理水平

事业单位需要不断提高员工的管理水平，通过定期开展培训班，组织员工进行学习，开展员工交流会等提高单位员工的管理水平。单位领导要重视档案管理工作的重要性，在单位内部进行广泛的宣传，使整个单位的员工都重视起档案管理工作，并要采取绩效考核等方式，对档案管理工作进行监督与指导，实行定期考核，通过级别升降来实现动态管理。事业单位还要制定适合本单位的档案管理工作质量评估体系，并要积极落实执行工作，推动档案管理工作的进行。

3、开展现代化和信息化建设，提高人事档案利用效率

实现档案管理现代化，是档案服务于事业单位制度改革与发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。要使档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。首先，各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息；其次，要对档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存；其三，要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务，以实现档案信息资源的有效共享。