高校档案管理者职业倦怠的原因分析及对策研究

2017-03-09程迎春

黄冈职业技术学院学报 2017年2期

关键词：职业倦怠积极性档案管理

程迎春

(黄冈职业技术学院，湖北黄冈 438002)

高校档案管理者职业倦怠的原因分析及对策研究

程迎春

(黄冈职业技术学院，湖北黄冈 438002)

不少高校的档案管理人员会出现职业倦怠，大多体现为身体不适和心理健康状况不佳。这主要是由于高校对档案管理人员的重视程度够，缺乏激励和指导；同时档案管理是一项非常繁琐而枯燥的工作，导致工作人员缺乏积极性，在工作压力的影响下逐渐形成职业倦怠。其解决办法是通过帮助档案管理人员加强自我认识，调整心态，树立正确的职业观念；学校要重视档案管理人员的发展和学习，完善激励机制，提高工作积极性，消除职业倦怠。

档案管理者；职业倦怠；原因与对策

随着社会发展速度加快，人们的工作压力越来越大，面对强大的职业压力，很多人产生了职业倦怠心理。所谓职业倦怠心理，就是某一个职业个体长期处于同一种工作中，面对比较大的工作压力而没有及时进行心理疏导和调节，因此而产生的一种消极心理和情感，使得这个职业个体工作缺乏积极性，还可能会影响到其自身的生活状态。一般而言，职业倦怠这种心理状态大多发生于服务行业中。

高校档案管理人员就是要对档案进行管理，一般就是针对高校中的教学资料、科研资料以及一些日常管理资料进行整理并存储，这些资料要客观地反映出高校各项事务的发展情况，所以高校档案管理是非常必要而重要的工作，也是一种为教学、科研及学校各项发展而服务的工作。高校事务繁杂，需要整理多方面的材料，并且需要保证材料整理的准确性，要求档案管理人员具有足够的耐心，工作需要非常细心，这在无形中增加了他们的心理压力；档案管理工作不仅繁杂，还非常单调，使得档案管理人员比较容易产生职业倦怠心理。

一、产生职业倦怠的具体表现

(一)身体出现问题

每个个体在长期的心理压力之下，都可能会产生不同的负面影响，身体出现问题是非常常见的情况。当高校档案管理人员长期面对工作压力时，身体就可能出现问题，最为常见的问题就是慢性疲劳综合症。慢性疲劳综合症一般是指长期的强度疲劳感或是身体不适的感觉。症状也有很多，包括发烧、咽喉痛、缺乏食欲、非常疲劳以及容易出现焦虑和抑郁；还会有情绪不稳定，睡眠不好情况，严重者还会出现头痛等症状。这就是由于档案管理人员经常需要整理文案，长期伏案工作，并且缺乏与外界的沟通，所以会产生慢性疲劳综合症[1]，最为常见的症状就是头痛、失眠、健忘等症状。同时，出现慢性疲劳综合症的人还会难以集中注意力，反应比较迟钝。当高校的档案管理人员出现职业倦怠并产生慢性疲劳综合症后，机体的免疫力就会下降，身体会经常出现问题。

(二)心理状态不佳

当档案管理人员长期面临工作压力，产生职业倦怠，其心理承受能力也会逐渐降低。一般来讲，人们都喜欢从事成就感比较高的工作，在工作过程中，不断获得成就感，就会使得工作积极性得到提升。但是档案管理工作是非常枯燥的，千篇一律。管理人员长期从事同一种工作，非常机械，并且难以在这一项工作中获得成就感，所以没有工作热情和积极性。如果档案管理人员把他的工作仅仅当作是一种生计手段，是为了生存不得不做的工作，工作就会缺乏目标，难以找到自己的价值。在档案管理工作中，一旦遇到一些困难，就可能会大大打击工作的积极性，还会容易产生不良情绪，这些不良情绪都非常不利于工作的开展和人员的心理健康。

(三)行为出现异常

如果出现轻微的职业倦怠，就可能会产生一些不良情绪，但是随着职业倦怠情况的加重，档案管理人员就可能会出现一些异常的行为，甚至对周围的事物产生排斥心理，看任何事情都不顺心。具体表现可能有两点：其一，可能会表现为社会退缩。所谓社会退缩，就是会逃避社会交往，比如遇到一些群体活动，就比较消极和被动，不愿意积极主动地参加，甚至会逃避参与。其二，可能会表现为角色混乱，就是产生职业倦怠的人可能会不能对自己进行准确的定位，在与他人相处过程中也比较消极，不能够处理好与他人的关系。这样就会使得这些档案管理人员整日处于消沉的状态。

所以高校档案管理人员往往会由于工作的枯燥和压力产生职业倦怠，这对他们的身体和心理都会产生很大的负面影响。

二、产生职业倦怠的主要原因

(一)高校对档案管理工作缺乏重视

在高校，高层管理人员往往比较重视学校的招生、教学和科研、学生管理等工作，可能会忽视档案管理工作。首先基层的档案管理人员都是兼职的，很少有配备专职的档案管理员。这就让很多人产生错觉，认为档案管理只是整理资料，应付上面的检查，不必太认真。其次，大部分的档案管事理员缺乏专业培训，不知道如何整理档案资料，如何管理资料[2]。最后，由于档案管理工作产生的效益是无形的，一般是看不到的，所以高校往往会缺乏对档案管理工作的重视，对档案管理工作也缺乏要求。领导的长期忽视使得档案管理人员缺乏工作积极性，产生消极心理，从而产生职业倦怠。

(二)对档案管理人员缺乏激励措施

高校的档案管理工作非常繁杂，工作人员需要负责整理文件，还要负责很多文件的后续工作，在这个过程中，工作人员都耗费了非常多的精力，但是却很少能够得到应有的尊重，也缺乏相应的奖励，长此以往，这种心理不平衡的状态就会逐渐形成职业倦怠。再者高校中档案管理人员的待遇普遍不太好，使得工作人员的积极性受到打击。对于工作人员而言，这就只是一项工作而不是需要自己用心经营的事业。同时，高校档案管理人员的发展前景并不好，基本没有发展空间，也会使得管理人员逐渐产生职业倦怠。

(三)繁琐而枯燥的工作容易导致职业倦怠

对于每个人而言，工作都是非常重要的，但如果不能够从事自己感兴趣的工作，就会存在比较大的心理负担。如果对工作感兴趣，往往就会比较积极，并且具有较强的责任感。高校档案管理工作本身就是一项非常复杂和繁琐的工作，这样的工作基本不具备创新性。工作人员一直做重复而机械性的工作，创造性就会被长期压制，他们会缺乏激情、缺乏活力，长时间从事这一项工作就会产生抗拒情绪，对工作的积极性不高[3]。同时，很多人都希望能够将工作做好，所以对自身存在很高的期望值，这样也会给自己带来比较大的心理压力，逐渐形成职业倦怠。

(四)工作人员适应能力不强

高校档案管理人员特别是基层的档案管理员大部分是兼职的，没有接受过系统的档案管理方面的技能培训，在各种资料的整理、归档等方面大量存在着不规范的现象。近年来随着各高校对档案工作的重视、要求也越来越高，而且随着技术的进步，信息化的手段在档案管理中的应用，给高校档案管理工作带来了新的挑战，这就要求高校档案管理人员要不断适应新的环境，学习新的技术。学习的压力、工作环境、工作方式的变化，也会引起工作者的不适应，导致职业倦怠的产生。

三、消除职业倦怠的对策措施

(一) 做好职业规划，加强自我认知

一般而言，一个人对于自己职业的期待与其职业倦怠是有很大关联的，并且往往期待越高，产生的职业倦怠就越强烈。每一个人在社会中都具有自己的角色，但如果对自己的期待过高，超过了个人能力所能够达到的高度，就很可能会产生职业倦怠。所以需要帮助高校档案管理人员加强自我认知，使得他们能够在对自己具有清醒认识的基础上，具有合理的期待值。高校档案管理人员需要树立正确的职业观念，针对自己的工作目标进行职业规划。只有这样，才能够更加积极地完成自己的工作，尽量避免职业倦怠的发生。

当高校档案管理人员能够对自己的工作性质具有清楚的认识，才能够在有目标的基础上，以平和的心态来解决问题，并面对工作中的压力[4]。对于工作人员自身而言，明确的目标能够转化为工作的动力，从而能够更加积极地工作，同时还能够及时调整自己的心理状态。当高校档案管理人员能够对自己以及工作进行正确的认识，就能够以更加平和的心态和端正的态度进行工作。高校心理辅导部门也可以定期对档案管理人员进行心理疏导，帮助他们疏导焦虑的情绪，树立正确的职业观念。规避工作压力下产生的不良情绪，保持积极的心态，从而一定程度上规避职业倦怠的产生。

(二)优化工作环境，提高积极性

高校档案管理人员容易产生职业倦怠的原因之一，在于高校对于档案管理工作的重视程度不足，更加缺乏对档案管理人员的重视，在一定程度上会影响工作人员的工作积极性。所以在重视档案管理人员的心理状况的情况下，还应当对其工作环境进行优化，让档案管理人员认识到学校对其工作的认可。良好的工作环境也能够使得工作人员心情舒畅，提升工作的积极性。改善工作环境可以从改善办公条件入手。办公条件更加优越，使得档案管理人员能够认识到自身的重要性，积极主动地工作，减少不平衡感，从而降低倦怠心理产生的几率[5]。

(三)建立激励机制，提升工作效率

目前很多高校缺乏对档案管理人员的激励机制，使得很多档案管理人员都缺乏工作的积极性。高校通过增加针对档案管理人员的激励机制来调动档案管理人员的工作积极性，同时也可以对相关的制度进行调整，对档案人员的管理更加人性化。一方面，可以在福利和绩效等方面让档案管理人员能够与普通的讲师持平。另一方面，可以在职称的评定方面保持与其他教师的平衡。这样就可以使得档案管理人员得到更多的尊重，提升其工作的积极性，从而改善高校档案管理人员的职业倦怠。

(四)加强技术培训，提升业务能力

随着社会的发展、技术的进步，高校档案管理的工作模式、工作方法都在发生变化。对工作者的个人能力的要求也越来越高。高校要建立起档案管理人员的定期培训制度，提升个人能力，适应社会的发展，通过培训等方式让管理人员都能够更快地适应电子档案的管理，从而提升工作效率，减轻工作压力，在一定程度上可以降低管理人员的倦怠心理。