毕业生档案信息化管理的实践与思考<br/>——以黄山学院为例

毕业生档案信息化管理的实践与思考
——以黄山学院为例

2017-03-09姚莉丽

黄山学院学报 2017年6期

姚莉丽

（黄山学院就业指导中心，安徽黄山245041）

近年来，黄山学院在毕业生档案管理过程中，不断探求科学、规范的管理方法，切实解决毕业生档案交接过程中存在的诸多问题。在毕业生档案咨询、整理、转递过程中，创新工作思路，改进工作方式，努力实现高效服务，提升工作效率，逐步实现毕业生档案管理信息化。

一、从具体案例看毕业生档案管理工作的重要性

实际工作中,会接触到如下案例，案例1.从黄山学院毕业多年的一名毕业生因为高中阶段的档案缺失，影响到招聘单位对其录用而要状告母校；案例2.毕业多年的毕业生找到正式工作了，准备入职却发现档案不知去向；案例3.毕业多年的毕业生咨询：自己的档案材料只是一位同名同姓的同学的档案，自己的职称晋升无法进行评定；案例4.毕业多年的毕业生咨询：自己的派遣地是 “休宁县教育局”，可是在派遣地却找不到档案。

凡此种种，让人感受到毕业生在步入社会工作过程中档案有多么重要，因而要求我们的档案管理工作不容许有点滴差错。应该设身处地地为毕业生着想，增强工作的责任心，改进档案管理工作。

针对案例1，通过学校招生办了解到，高中阶段的档案缺失可能有两种情况：一是毕业生所在高中学校原本就没有纸质档案传递，其原因在于：有的省份已经实现了高中阶段的电子档案；二是毕业生本人是高中阶段的复读生，因其不是在母校复读，复读学校没有其学籍，故没有为其建立高中阶段档案。经沟通核实，该毕业生是没有在母校复读而参加高考的复读生。

针对案例2，咨询了当年经手档案整理工作的辅导员、档案管理人员、邮政局相关工作人员，得知毕业生档案的交接大致需要经过以下程序：毕业生参加高考时的高中学校——高中学校所在地邮政局——高中学校所在省份邮政局——录取大学所在省份邮政局——录取大学所在地邮政局——录取大学招办或各学院——学校学生处档案室——各学院——学校学生处档案室——学校所在地邮政局——学校所在省份邮政局——寄达地省属邮政局——寄达地市级邮政局——毕业生档案派遣单位。

每一次交接、传递过程中，任何一个环节出错都会发生档案不知去向的可能。针对此案例，工作人员几经周折，在河北省唐山市人事局找到了本应派往河北省承德市人事局的毕业生档案。于是，调回该毕业生档案、重寄。此类事情的处理因为毕业生对档案需求的时效性而让我们感觉到毕业生档案管理工作责任重大。

针对案例3，从毕业生当时的辅导员那里了解到，因为同专业有两位同学的姓名相同，故当年在整理毕业生大学期间的档案时，误将同学甲的材料与相同姓名同学乙的材料互串了。工作人员只好通过查找相同姓名的毕业生档案去向存根将两名毕业生档案调回学校，辨别整理，再寄往各自的派遣地。

针对案例4，工作人员仔细地查找当年的毕业生档案邮寄存根，在怀宁教育局的档案名单里发现了该毕业生的姓名，这是在整理、分拣毕业生档案时，误将“怀宁”当作“休宁”所致。

大学毕业生档案作为人事档案的重要组成部分作用重大。它既是用人单位考察和了解人才的重要依据，也是“确立和澄清个人有关问题以及正常的政治审查的凭证”[1]405。根据人民网教育频道《毕业生注意了：这份最全就业指南很有用，赶紧收藏》提供的信息：千万别弃档，档案很重要，没有档案，会影响以后的转正定级、考研、考公务员，过政审、评职称、考资格证、养老保险、出国审查、办准生证等一系列手续[2]。

档案既然对于每一位即将从业的毕业生如此重要，我们就该改进毕业生档案管理工作，避免出错。

2009年，在整理152名毕业生缓派档案时，开始利用派遣数据对同一派遣地的毕业生依次排序编号并将编号标注在毕业生档案袋的左上方。而后，依照毕业生的档案编号，按从小号到大号顺序整理，再按照同一寄达地装袋、密封毕业生档案的步骤，很快就整理、邮寄妥当。由此得到启示，可以对全校的毕业生档案也采取统一编号的方法进行档案整理。

2010年，在整理毕业生档案之前，明确了学校和院部各自的责任：学校按照派遣地的不同，统一对全校毕业生进行档案编号；院部负责整理、密封毕业生个人档案，要求专业班辅导员先对自己所带专业毕业生档案依照从小号到大号的顺序标注、排序后送交至学校学生处；学生处再按照相同派遣地汇聚、打包，进行整理、邮寄。

在整理档案过程中，按照毕业生档案编号逐一拿取同一派遣地的不同专业的毕业生档案，不仅避免了案例2、3、4情况的发生，还使整理档案的速度提高了，原本需要7人7天才能完成的工作量，当年7人在5天内就完成了。

二、档案信息化管理工作的推进与提升

（一）利用派遣数据建立信息系统，逐步实现管理目标

受2009年整理缓派毕业生档案利用派遣数据的启发，能否利用派遣数据，添加邮寄地址、邮寄时间等数据的方式，加快查找毕业生档案去向呢？这一想法得到了学生处信息科专业技术人员的积极回应，2010年开始建立毕业生就业管理系统档案管理信息，设有届别、学院、专业、班级、毕业生学号、毕业生档案编号、毕业生派遣单位、档案接收单位、邮寄地址等数据信息；在整理档案的过程中，我们发现人工抄写毕业生档案目录、存根和邮寄信息很浪费时间并且容易产生笔误。

2010年，针对整理档案时人工抄写目录、抄写存根耗时费力问题,针对笔误、时间久远等原因造成姓名等信息模糊难辨的问题，我们提出了利用系统数据编程直接自动生成存根、档案通知、回执单的设想。经过专业技术人员的努力，2011年整理毕业生档案时，实现了利用系统数据自动打印存根、档案通知单和回执单的目标，从而减少了人工投入成本，提高了工作效率。

2012年和2013年在毕业生档案管理工作中继续做好边发现问题、边记录、边想办法、边改进的工作，从而不断地充实信息系统数据，完善系统内容。

2014年根据上级文件精神，毕业生档案邮寄由机要形式改为EMS形式，我们在系统库原有数据上添加了快递单号，并且与档案存根号一致，从而实现学校的信息管理系统与邮政快递的查询系统无缝对接，经过几年来的不断修改、完善、维护，逐步实现了毕业生打开校园网页进入毕业生信息管理系统，录入自己的学号或姓名就能顺利检索出个人档案在什么时间寄往了何处的信息，避免了案例2情况的发生，极大地方便了毕业生的需求，提升了工作效能。

（二）档案管理信息化的成效

1.建立档案管理办法，做到有章可循

2010年及时发布了通告，要求辅导员核实毕业生高中阶段档案情况，各学院负责毕业生个人档案的整理密封工作，学生处负责整理邮寄，几年来，再没有发生案例1的事情；2014年，对毕业生档案管理办法进行了修改；2017年又进一步完善相关制度。每届毕业生档案整理之前，对辅导员进行培训，强化责任心，明确毕业生档案管理工作的重要性；对辅导员进行毕业生档案整理、系统信息的录入、修改等方面的培训，以及毕业生档案的提交和相关注意事项的指导，几年来，再没有出现毕业生档案找不到的现象。

2.咨询时间大大缩短，有效提升了服务品质

随着高等教育逐步发展为大众化教育，十多年来，全国每年高校毕业生人数达数百万人。黄山学院自建立以来，已为国家培养和输送了65000多名毕业生。每年的公务员考试、大型企业人员录用考试、全国各地事业单位考编工作完成后，原本让管理人员因长时间进行手工翻阅档案存根而倍感压力的档案咨询，现在利用信息系统能迅速地检索、告知毕业生档案去向，大大提升了为毕业生服务的品质。

3.毕业生档案信息管理系统可以实现学校与学院相关负责人、档案管理人员、辅导员、毕业生之间的资源共享，管理沟通变得比以前更加快捷

4.利用系统数据整理档案，避免了出错率

利用毕业生档案信息系统，对全校毕业生进行编号处理，一人一号，依号排序，采用印制有具体目录内容的档案袋，辅导员只需对照档案袋封面目录对档案材料的份数进行标识即可。既减轻了专业班辅导员整理档案的劳动强度，又规范了毕业生档案的整理工作。

在整理毕业生档案的过程中，辅导员密封、清点本专业毕业生档案，进行第一次检查；各学院集中各专业班毕业生档案并进行排序，进行了第二次检查；各学院将档案送交至学生处办理交接，按照信息系统自动生成的名单清点，进行了第三次检查；管理人员从信息系统导出同一派遣地的毕业生编号数据、打印档案回执通知单，按编号顺序拿取档案，整理、装入邮寄袋，进行了第四次检查；流水检查、盖章、密封邮寄袋，实现了第五次检查，近几年毕业生档案整理、递转实现了“零”差错。确保了在学校内部毕业生档案整理、交接的顺利完成，从而实现了毕业生档案管理的系统化、规范化和科学化管理目标。

5.集中整理同一派遣地的毕业生档案，打包邮寄，节省了人工成本和资金投入

几年来，在档案整理中，变人工书写档案袋目录为印制编有目录的档案袋；变人工抄写邮件通知单、档案存根和回执单为处理系统信息数据、自动打印邮件通知单、档案存根和回执单；变按照派遣地分拣毕业生档案为依全校毕业生统一编号拿取各专业同一地点的毕业生档案；变传统的人工查找邮寄存根为计算机智能检索；从而提高了整理、查询档案的速度，节省了人工成本，提高了工作成效，减少了资金投入，累计为学校节约资金数十万元。

6.2015年根据领导决策，在校生档案并入毕业生档案一同管理

利用新生入学数据对在校生档案进行档案管理系统数据的导入、核查，按照学院、级别、专业进行在校生统一编号，一人一号，从而避免因转专业、休学等学籍变动，档案随之频繁变动而引起的差错；2016级新生档案采取此方法，很快做好了整理、分拣下发、审核提交、档案室集中管理工作。目前，2017级新生档案也依照信息管理系统进行整理、分拣、下发工作。

三、几点思考

（一）完善制度，减少交接环节

1.从档案管理的角度要不断地发现问题，寻求解决问题的途径，优化管理方法

目前新生入学档案的接受渠道有：学校招生办、学生处、学生个人自带档案。由于每年录取新生4000余人，学校内部的每一次交接，既浪费了辅导员及时了解新生情况的时间，又容易出现同名同姓新生档案交叉等错误；因此推行学院二级化管理，新生档案直接邮寄至各学院，既能方便辅导员快捷地审核新生入学资格，又能减少交接环节过多带来的弊端。

2.各学院集中交送新生档案，责任明晰

交接环节由之前的招办、各学院或新生本人转交学生处——学生处分拣——各学院辅导员从学生处领取档案、审核新生入学资格——辅导员送交档案至学生处管理，改变为各学院接受新生档案——辅导员审核新生入学资格——各学院集中复核——送交学生处收管。做到责任到位，简单快捷。