关于大学毕业生“弃档”问题的管理对策探讨

肖永红



关于大学毕业生“弃档”问题的管理对策探讨

肖永红

(武汉纺织大学 档案馆，湖北 武汉 430073）

近年来，种种报道与数据显示，在高校、各人才服务机构遭遗弃的大学生档案数量惊人，高校毕业生的档案意识弱化现象严重，“弃档族”呈逐年上升趋势。导致大学生“弃档”的原因是多方面的，其中社会档案意识的弱化、大学生自身档案意识的淡薄、高等学校档案管理与教育的缺失等是最主要的原因。本文对此提出了相应的管理对策：进一步加强大学生档案意识培养，从源头把握好毕业生档案交寄工作，要求学生及时查核档案转递去向及接收情况等。

大学生；弃档；档案意识；对策

高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，是大学生人生重要经历的原始记录，是毕业生就业及其今后晋职、发展、维护个人合法权益的重要依据，直接关系到学生的切身利益。近年来，根据每年毕业生“弃档”的种种报道及在大学生中开展的相关问卷调查，大学生的档案意识呈现普遍弱化的趋势。大学生是推动时代进步的精英，是国家十分宝贵的人才资源，他们档案意识的弱化对整个社会档案意识的影响不容小觑，应引起教育主管部门、高等学校的广泛关注。

一、“档案无用论”在大学毕业生当中非常普遍，“弃档族”有逐年上升的趋势

所谓“弃档”，指大学毕业生因对档案的重要性认识不足，长时间对自己的档案弃之不顾，随便将之遗弃在学校、人才服务机构等地。近年来，由于毕业生缺乏对档案重要性的认识，各高校、各人才服务机构遭遗弃的大学生档案数量非常惊人。据“应届毕业生网”2017年6月19日报道，武汉地区高校或人才服务机构超期空挂户口、档案的大学毕业生累计超过10万；“新疆人才网”2016年5月14日报道，新疆人才中心万份档案无人问，“弃档族”多为毕业生；苏州日报2014年8月14日报道，目前该市各人才机构库中被遗弃的档案超过15万份，且有逐年增加的趋势：2011年该市各人才机构共有“弃档”120184份，2014年5月，“弃档”上升至15.77万份。据中国新闻网2015年4月24日报道，河北8万份大学生档案3年无人问津，处于休眠状态，这其中大部分为大学生档案。

同样，近年来，我校因各种原因滞留学校的毕业生档案越来越多，仅2011-2016年留存档案已达2390余份。再加上与原湖北对外贸易学校、原湖北财经高等专科学校合并的历史原因，很多档案滞留成因复杂，滞留时间太长，如原湖北财经高等专科学校移交过来的留存档案基本都是已在学校“睡了”十几二十年以上的。

“弃档”会给毕业生日后的学习生活造成不必要的麻烦和损失。长期失联的档案不能准确、完整地反映存档人员的基本情况和经历，无法为档案的利用提供有效的依据。比如取得新的学历、劳动合同或其他材料没有及时归入人事档案，在毕业后办理转正定级、工龄计算、职称评聘、安家落户、社保办理、工作调动、考研深造、出国留学等需要依据档案出具相关证明的时候，就会面临着诸多困难，“弃档”问题应该引起全社会尤其是高等学校的广泛关注。

二、导致大学毕业生“弃档”的原因分析

导致大学生“弃档”的原因是多方面的，其中社会档案意识的弱化、大学生自身档案意识的淡薄、高等学校档案管理与教育的缺失等是最主要的原因。

（一）社会档案意识的弱化

档案意识是指人们对档案及档案工作的性质、价值和作用的认识和能动的动态反映。随着我国社会主义市场经济体制的逐步完善，整个社会焕发出前所未有的活力，人才流动更加频繁，但随之而来的，便是社会档案意识的进一步弱化。

随着国家招生就业制度和人事制度改革的逐步深化，大学生就业出路多样化，如去私企、民企或出国、自主择业等。非公有制单位成为吸纳高校毕业生就业的主要渠道，但他们没有人事档案管理权，导致很多用人单位不便调阅学生档案而放弃，许多民营、私营企业干脆只签用劳动合同而不转人事关系。同时，随着各项人才流动政策的完善，很多小微企业为降低招聘及用人成本，逐渐忽视档案的价值和作用，招聘人才更重“实”——实际工作经验和能力，对毕业生的档案及户口过问不多。在以个人能力为价值取向的现代社会，传统的人事档案作用趋于弱化，这是很多毕业生“弃档”的主要原因。

用人单位对档案的忽视，导致整个社会档案意识的弱化，从而直接或间接地影响了高校毕业生对个人档案重要性的认识；同时随着社会竞争的日渐激烈，学术造假、履历造假、学历造假等不道德的事件时有耳闻，学生档案的严肃性、准确性也受到挑战，甚至有的高校职工为使毕业生就业顺利，对个别学生档案进行粉饰篡改。虽然是个别现象，但其影响很坏，导致高校学生档案的公信力和参考价值下降。

另外，相对滞后的传统户籍制度、人事管理制度与社会经济的快速发展不相适应，部分档案代理机构管理制度不够健全，工作机制不灵活、不规范，信息化程度不高，档案归属不明确，管理过程差别较大，也是造成部分毕业生“弃档”的原因。

（二）大学生自身档案意识淡薄

（1）大学生的档案意识不到位

大部分学生因主观上淡薄的档案意识而忽视自身档案，对档案的构成、重要意义和相关标准不了解，缺乏基本的档案处理素养和训练，在建档、转接等方面存在很多无意识的不规范现象；不了解学生档案的重要性，不重视资料归档，致使部分重要资料丢失或损坏；毕业离校后，不少学生对档案去向疏于问津。有的毕业生取走档案后不按要求托管，把档案丢在家中或随身携带，造成学生档案损坏或遗失，更有甚者毕业生或其家人私自将学生档案拆开，从而导致档案失真。

（2）大学生普遍缺乏系统的档案意识教育

很多大学生对相关档案法规制度不知道或不了解，很少有大学生系统接受过高校开展的档案课程教育，大部分学生都不清楚高校学生档案袋里面应该装些什么材料，受档案“神秘”影响，很少有学生主动过问自己的档案，造成部分学生档案材料不齐全，在就业激烈竞争中失去优势。

（三）学校档案管理与教育的缺失

大学生档案知识的缺乏和档案意识的低下与我们的学校教育和社会教育有着极大的关系，很多学校没有充分认识到培养大学生档案意识的紧迫性和必要性，并未将大学生档案意识培养工作纳入学校整体发展规划，在相关档案教育工作方面明显滞后。目前高校对大学生的档案意识教育，大多在学生毕业时由学校就业指导中心对档案的投递和转移进行简单指导，而对档案的建档、管理、利用、去向查询教育却非常缺乏。这与一些欧美发达国家在青少年中重视开展档案知识教育的做法形成了强烈反差。我国的教育体系中，小学到中学基本上没有档案知识教育，大学里开设档案课程的也属凤毛麟角。教育的缺失是当代大学生档案意识普遍低下的主要原因。

三、针对大学毕业生“弃档”现状的管理对策

（一）创新管理模式，强化大学生档案意识培养

培养学生档案意识是大学生素质教育的重要内容，高等学校要拓展工作思路，加大教育力度，努力拓展档案的教育功能、激励功能和调适功能，以激发大学生的潜能，让大学生有计划有目的地规划和创造自己的人生。

（1）完善体制机制，加强大学生档案管理

制度创新是档案管理工作赢得新的发展的前提。《普通高等学校档案管理办法》和《普通高等学校管理规定》，内容较少涉及学生档案管理。因此，一方面教育主管部门应尽快制定高校学生档案管理相关文件，使高校毕业生档案管理有法可依；另一方面，高校也要制定和完善档案安全保护、档案馆查阅、档案保管、借阅档案（文件）资料、档案统计工作、档案销毁、档案保密等相关规章制度，明确档案工作职责和任务，使各有关单位对文件、材料的形成、积累、收集、整理有章可循。

（2）加强宣传教育，强化大学生档案意识

大学生档案意识的培养，是一个循序渐进的过程。高校学生档案工作人员和学生工作者要对大学生加强引导、教育和宣传。充分利用校园网、校报、广播、相关QQ群等各种渠道普及大学生档案基本知识，通过举办档案法制讲座、档案知识竞赛等多种形式，广泛、深入地开展档案知识宣传教育，让学生对档案法律法规有一个初步了解，明确自己有积累和保护档案的责任与义务，树立主动归档的意识，规范填写档案材料，慎重对待自己的档案，熟悉档案传递方式与流程，妥善办理档案托管手续等等。

（3）加快数字化建设，打造互联网+档案工作新模式

高校要顺应互联网发展大潮，拓展档案工作职能，融合各方资源，对接学生需求，全力推行互联网+档案服务工作新模式，实现档案工作信息化、即时化。建好档案服务信息系统平台，畅通互联网+档案信息高速。让大学生利用现代化信息技术方便、快速、准确、全面地获取档案信息，提高档案信息的利用水平。加强档案馆门户网站建设，推广公众微信号，实时发布师生关心关注、与师生切身利益息息相关的政策规定、活动信息、服务方式，通过不懈的努力，真正使档案工作就在师生工身边，工作服务就在师生掌上。

（二）从源头把握好当年毕业生档案交寄工作，预防“弃档”族产生

（1）准确填写档案转递地址，以防档案遗失或退档。

从2015年开始，毕业生档案从机要渠道改走EMS邮寄。为做好毕业生档案交寄工作，要求学生务必确定自己的档案接收单位，准确、完整地填写档案接收单位相关信息：档案接收单位的全称及具体部门名称、详细地址（所在省、市、区县及街道门牌号）、联系电话等。毕业生手机号也务必要登记并在半年之内不要轻易更改。

（2）及时查核档案转递去向及接收情况，以防档案遗失或出现“死档”等严重后果。

为保证档案的顺利派遣，档案馆首先要确保毕业生档案能够如期转递离校。毕业生档案通过邮政EMS快件转递，自2016年起，高校、学生与家长均可通过微信平台查询通过邮政EMS寄递的学生档案实时状态信息，同时微信将向学生定期推送档案状态查询信息，方便学生查询核实档案转递去向和接收情况。查到档案投递去向后，要求学生在第一时间与档案接收单位联系并确认是否收到档案，以免出现“死档”或档案遗失等严重后果。如经查询档案去向不明，或接收单位未收到档案且查找无果，学生可及时与邮局和学校联系，以免超过EMS有效查询时间而无从查找。

另外，档案馆在7月份档案邮寄后，在学校相关就业在线、学工之家、研究生教育交流群、档案工作群等QQ群同步上传当年毕业生档案交寄单，同时，毕业生档案信息公布在学校档案馆网页，未正常毕业或档案暂留学校的学生，也可直接登陆学校档案馆网站查询。

（3）明确就业通知书（俗称“报到证”）的重要性，凭就业通知书确定档案去向。

就业通知书是办理档案投递、组织关系转移和户籍迁移等手续的重要凭证，是学生档案的重要组成部分。就业通知书蓝色一联各学院务须发至学生本人，并告知学生妥善保管其原件或复印件，千万不能遗失。档案严格按照就业通知书抬头所列单位寄送，只要是正常派遣的学生，凭手头的就业通知书就能确定档案去向。学生要切实对自己负责，不要糊里糊涂成了“弃档”一族。

（三）主动出击，妥善处理历史遗留档案问题

因种种原因，每年总有一些档案在毕业生离校时不能正常寄走，而只能暂留学校。久而久之，滞留学校的档案越来越多。这些被遗弃的档案于学生本人是很不利的。为逐步解决这一问题，档案馆不能被动等待学生找上门来处理，而要化被动为主动，积极采取有效措施，力争取得更好的效果：第一，对于当年未正常毕业或档案暂留学校的学生，充分利用学校档案馆网站、各种可能的媒体和平台，公布信息，及时处理，尽量减少新“弃档”的产生；第二，大量历年遗留下来的“弃档”，将学生名单及其留存原因进行大汇总，逐年排查，逐步摸底，做到心中有数，有序进行。采取逆推法，从最近一届开始，逐年往前清理。并对这些学生信息予以公布，同时与学院紧密联系，加强宣传，形成合力，逐步解决“弃档”问题。

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On the Management and Countermeasures for the Abandon of College Graduates' Archives

XIAO Yong-hong

（The Archives office, Wuhan Textile University, Wuhan Hubei 430073, China）

In recent years, various reports and data indicate that archives awareness of college graduates is so seriously weak that the number of the graduates who have abandoned their archives is increasing year by year, and surprisingly more and more archives are left to colleges and HR service centers. The causes may vary in many aspects, including the archives awareness weakening of the society as well as that of college students. Poor archives management and lack of education should be considered as the main reasons in higher learning institutions. The author puts forward some countermeasures, accordingly, we should strengthen college students' archives awareness education, control the graduates' archives delivery, and urge them to timely check archive transfer and reception.

college students; abandoned archives; archives awareness; countermeasures

G275

A

2095－414X(2017)05－0073－04

肖永红（1970-），女，馆员，研究方向：档案管理与思想政治教育.