跃跃“预室”，馆内空间任你约——河北经贸大学图书馆空间预约服务案例

王玉卿 赵晓丹 胡永会

(河北经贸大学图书馆 河北 石家庄 050061)

跃跃“预室”，馆内空间任你约
——河北经贸大学图书馆空间预约服务案例

王玉卿 赵晓丹 胡永会

(河北经贸大学图书馆 河北 石家庄 050061)

1 案例背景

河北经贸大学图书馆有15个藏阅一体式的阅览室和多个公共空间区域，随着新馆建设和开放管理模式的实施，读者入馆量激增的同时又引发了新的问题：新建馆虽然座位增多，但依然难以满足2万多名学生的需求，抢、占座现象成为我校图书馆的顽疾。如何有效地管理和利用各种空间资源尤其是座位资源一直是我馆面临的难题，基于上述问题，我馆创新性地提出了将空间资源的预约服务整合到图书馆微信平台，在目前难以解决的供需矛盾中寻求相对公平有效的管理方式，有效地解决占、抢座引发的各种矛盾。

2012年图书馆引进自助选座管理系统，虽然暂时有效地解决了占座问题，但由于学生数量众多，日均选座人次超过万次，因此学生排长队选座现象司空见惯，尤其考试期间，不乏出现哄抢排队的现象，不仅浪费了读者宝贵时间，而且开馆时学生的密集拥堵也存在严重的安全隐患。

鉴于上述原因，基于目前我校已实现了无线网络全覆盖，我们提出了通过微信平台实现空间预约服务的机制，完成了图书馆空间管理由线下到线上、从实体到虚拟的转移。

2 案例主要内容

为了提高空间使用和管理效率，提出空间管理线上化、系统化的思路，结合河北经贸大学图书馆微信平台，推出图书馆空间资源的预约服务应用系统——“预约宝”，并制定一系列相应的规则。“预约宝”将所有空间的预约服务统一整合到图书馆微信服务平台上，无需单独下载APP及注册，只需用一卡通号绑定河北经贸大学图书馆微信公众号即可，方便快捷。目前“预约宝”已经实现了如下功能：

2.1 阅览室及公共空间座位预约

2.1.1 预约方式和基本规则

考虑到读者的习惯问题，每个阅览室的部分座位开通微信预约模式。管理员可依据实际情况调整可预约座位的比例，比如考试期间，适当增加预约座位的数量，平时一般控制预约座位数量占全部座位数的30%左右。具体程序如下:

(1)读者关注河北经贸大学图书馆微信公众号，绑定个人校园卡验证身份后，即可使用预约服务。

(2)每天9点半到23点读者可以进入我馆微信平台，通过预约宝选择第二天的座位，预约当天可以随时取消预约，超过24点将无法取消。

(3)预约成功的座位须在第二天开馆的一小时内到馆刷卡确认，每次座位使用时长为4个小时，期间可以续时。超过时间未确认或未及时续时，会被记录在该阅览室违规一次。设置了两个专用排号机为确认快速通道，大大节约了读者时间。

(4)每个阅览室的预约座位数可以根据具体需要进行动态调整，以满足不同时期的读者需求。

此外还设置了座位续时、离开时释放以及各种违规处罚等相应的规则。

2.1.2 座位预约功能使用效果

座位预约系统从提出设计思路、申请技术研发、与微信平台挂接试用共历时3个月，在试用过程中发现多处漏洞并进行了调整，于2016年1月正式上线，截至2017年6月，座位预约数量已超过20万人次，尤其在期末考试周，微信预约座位可以用“秒杀”来形容，深受读者欢迎。

座位预约和到馆确认及续时规则的制定，避免了某些读者预约后不及时到馆使用的“变相占座”现象，敦促读者养成遵守规章、珍惜信用、充分利用资源等良好的行为习惯。已经预约的读者在专用机上刷卡能够快速确认座位，节约时间并提高了效率，有效缓解了现场选座“排长队”现象。到馆确认预约座位的时间范围为开馆后一小时，学生自主选择到馆确认时间，避免瞬间人流量增大带来的安全隐患。

2.2 研究厢预约

考虑到考研学生和在读研究生的需求，我馆专门开辟区域建设了12个研究厢，分为5个考研研究厢、6个研究生团队研究厢和1个机动研究厢，每个研究厢均配备若干座位和相应的设施。

2.2.1 研究厢预约规则

(1)研究厢服务对象为：大三下学期或大四上学期的拟考研学生和在读研究生。

(2)使用时长：考研生按自然月预约一个研究厢的座位，使用时长是当月；研究生按课题小组申请，手机在线填写申请单，获管理员审核通过后可使用一个学期。

(3)研究厢服务设定：不同的身份权限可以申请不同的研究厢，使用时长和考勤规则不同。

(4)使用规则设定：研究厢设置了门禁，刷一卡通入内，预约后每天不能到馆学习者会有相应的违规记录，个人厢和团队厢的考勤规则不同，符合不同学生身份的个性化差异化需求。

2.2.2 研究厢预约使用效果

2016年3月至2017年5月，考研学生预约研究厢累计达1 992人次；研究厢提供给考研生所用座位为88个，自研究厢预约服务推出以来，预约人次每月皆在100人次以上，大大提高了座位使用率。团队研究厢使用率也大大提高，一年来共有105个研究生团队预约，团队使用人次达826人次。上述数据反映图书馆研究厢深受欢迎且利用率极高。

2.3 教师IC空间和国际报告厅预约

为了方便教师充分利用图书馆资源，图书馆开辟了教师信息共享空间(简称教师IC空间)，配备图书报刊、电脑、沙发卡座、休息室、影音室和研讨室，研讨室配有投影、试听设备等，深受欢迎。“预约宝”将教师IC空间和国际学术报告厅由“电话预约+人工管理”改为“系统预约+后台审批管理”，在微信平台通过报表化的方式呈现未来一周的空间使用情况，教师通过手机随时能看到各个空间资源的空余情况，方便有需求的教师合理按需选择，有效提升了教师读者的使用体验，提高了资源利用效率，同时方便了管理。

3 结语

河北经贸大学图书馆将“预约宝”整合入微信平台，将馆内自习座位、研究厢、教工IC空间以及学术报告厅这些空间资源进行了系统化管理，不仅方便了读者，提高了空间资源的利用率，还大大减轻了馆员的工作压力，实现了空间预约自助化、预约后实际到位的考勤程序化和综合管理的系统化等。“预约宝”自投入使用以来，深受读者欢迎，座位和各类空间的使用率大大提升，有效强化了读者利用空间资源的自觉性，提升读者体验的同时，也方便了图书馆对读者入馆信息的掌控，各类读者入馆数据和空间利用数据实时呈现，有助于开展针对性调整和管理。通过微信平台整合预约服务，切实体现了图书馆围绕读者需求，以技术创新为手段，以提升服务和优化管理为目标的工作理念。

2017-08-01 责任编辑：张晓霞)