信息化背景下高校档案馆信息服务策略研究

孙 焱

(吉林工程技术师范学院，长春 130052)

信息化背景下高校档案馆信息服务策略研究

孙 焱

(吉林工程技术师范学院，长春 130052)

档案是社会发展中的重要组成，其管理方式会随着时代的变化而发生改变，因此，应充分结合实际情况，采取科学措施进行改革，以保证档案管理工作的有效性。高校在进行档案管理信息化建设时面临着新挑战，高校应采取有效的服务策略对档案进行管理，以满足各层次用户对档案信息的个性化、多样化需求，更好地推动各大高校的信息化建设。通过分析高校档案馆的服务现状，阐述高校档案信息化的机遇与挑战，提出提高高校档案馆信息服务质量的对策。

信息化；高校档案馆；管理信息化；服务策略

从古至今，无论是国家、群体、单位还是个人，都会有自己的档案、自己的信息。在信息化社会背景下，高校档案馆管理为广大师生提供了高效、方便的档案信息服务。高校档案不仅是我国档案系统的重要组成部分，也是学校行政体系不可或缺的重要组成。应努力实现各高校档案服务的社会共享化，这是当前高校档案馆的一项重要任务。应持续提升高校档案的服务建设水平，完善相关体系和制度，体现高校档案的重要价值。同时，拓展高校档案馆信息服务的功能和范围，充分满足各层次的需求，保证信息资源的充分利用，实现资源的优化配置。信息化社会使档案馆信息服务逐渐向多元化方向发展，以实现不同形式的服务，以满足各级用户对档案信息的个性化需求，应不断提高档案馆的地位，推动其更好地面向社会。

1 高校档案馆的服务现状

1.1 管理员的服务理念落后

目前，我国高校档案馆的管理理念无法满足广大师生的需求，且多数档案馆资源很少，阻碍了高校档案馆的信息化建设进程。之前很长一段时间内，高校档案馆都是服务于政治，导致其服务理念较差。我国高校档案建设在信息化进程中暴露了很多服务能力不足的问题，除此之外，高校档案在建设时也出现了只重收藏而忽略服务的问题。

1.2 档案管理人员素质问题

档案服务已不是简单的审查工作，更多的是利用计算机技术、数据库技术对档案信息进行梳理、挖掘和探索，这对管理人员的素质提出了更高的要求。但是部分高校档案管理人员的知识结构不合理，整体素质有待提高，导致信息服务观念和方法落后。

1.3 档案信息服务内容的发展趋向多元化

21世纪是信息时代，在信息化时代中，互联网渐渐融入人们的生产生活。因此，与互联网相关专业的信息技术也迅速发展，人们对档案信息服务也提出了更高的要求，对于不同层次的用户，他们都有自己的使用目的，因此对档案服务的要求也存在一定的差异性。在信息化的推动下，档案用户的信息需求呈现多样化特点。目前，档案储存方式除了传统纸质形式外，还有电子文件，不仅需要简单零散的档案原件查询，还有查询深层次、系统的专题档案信息。高校档案馆信息服务的功能仍在不断拓展，信息化服务的范围也在渐渐扩增，这样才能满足用户的不同个人需求。

1.4 服务管理工作没有落到实处

我国高校档案包含了许多私密内容，因此，高校档案馆的服务更为复杂和特殊。我国已加大了对档案服务的重视，在争取高校资金支持的同时，通过共同努力，保证了档案服务的质量。随着高校档案管理内容的增多，管理方法也需要更具科学性，档案管理工作地位需要加强和巩固。

2 提高高校档案馆信息服务质量的对策

2.1 加强信息服务理念

高校档案馆相关人员要改变观念，加强信息服务理念。开展档案信息服务是高校档案馆存在和发展的基础，基础打牢了才能更好地实现服务的高效与高质，才能更好地服务于学校的建设和发展。高校应坚持以人为本的原则，以用户的满意度来衡量服务质量，档案管理人员要密切关注、分析和研究用户的需求，制定合理的、多样化的个性化服务。

2.2 明确高校档案馆信息服务工作发展方向

提高高校档案馆对学校内部信息的服务能力。要把档案馆中的档案分类整理，将工作细化，在收集档案时，要做到严谨、清晰。随着大数据时代的发展，档案管理也要充分发挥数据库的作用，建立完善的档案数据库，加强对数据库内容的管理，使信息服务变得更有特色，使高校信息资源库的档案信息更详细、更明确，便于高校档案信息的随时调用。

提高档案馆对学校外部的信息服务能力。随着科技的不断进步，高校面对的不仅仅是学校的人员，更多的是要面对社会。越来越多的毕业生走向社会，但是他们和母校的联系不会因为毕业而终止。学校还需要与更多部门打交道，这些人群让档案馆的信息服务不再只是面对广大师生，而是越来越面向社会、走向社会。因此，高校档案馆应使信息服务更丰富、更具体，拓宽服务面，让信息服务能够面向社会各个层面，要充分体现现代社会资源共享的特点。

2.3 加强信息资源建设

第一，要广泛开展宣传和培训工作，使学校各部门充分认识电子文件收集的重要意义。第二，健全电子文件管理制度，确保学校电子文件收集齐全。高校档案馆需要充分考虑用户的需求，对症下药，提高信息的利用率，对纸质档案进行数字化处理，丰富馆藏数字化资源。第三，应以用户需求为导向开展馆藏资源建设。了解档案用户的真实需求，从而有效加强馆藏资源建设。

3 高校档案信息化的机遇与挑战

3.1 信息服务工作的机遇

随着信息时代的到来，各种信息管理技术迅速发展。学校是学习教育、科学研究的场所，各高校对档案信息服务工作进行了大量的改革创新，信息服务系统逐渐完善，学校也建立了校园网，全面覆盖教师的办公区域、教学楼及学生公寓等，让学校的各个教育教学部门都能通过信息服务系统上传或下载资源，实现资源共享。

3.2 信息服务工作的挑战

随着电子信息技术的发展，互联网融入人们的生活，为人们提供了便利。但同时也给传统档案信息管理带来了一定的挑战。档案信息不仅要在内容方面更加完善，记载档案信息内容的载体也要随之改变。传统的档案信息大部分都是纸质记载，但是在信息时代，电子技术不断进步，档案信息服务载体也应与时俱进，从纸质向电子转变。高校档案信息管理工作要勇于接受挑战，开拓档案信息服务的新领域。

4 结语

信息化背景下，要注重提高高校档案馆的信息服务能力。信息服务策略不是一成不变的，应顺应时代变化，依据师生的群体特征和特别需求，对症下药，使档案信息服务具有多样性，充分满足用户的个性化需求。同时，要保障用户的信息安全，让用户舒心、放心。

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[3] 范桂红．信息化背景下的高校档案馆信息服务工作探析[J]．黑龙江史志，2013，(15)：208.

[4] 李叶舟．信息化背景下高校档案馆服务模式的转变[J]．产业与科技论坛，2016，15(9)：230-231.

[5] 蓝皑珠．信息化背景下的高校档案服务策略分析[J]．科技创新导报，2014，(35)：255-256.

[6] 白丽，曹玉，赵宪珍．信息化背景下我国综合档案馆导入ISO9000标准研究[J]．北京档案，2013，(03)：37-39.

Research on information service strategy of archives in colleges under the background of informatization

SUN Yan

(Jilin Engineering Normal University, Changchun 130052, China)

Archives are the important component of social development, and the management methods will change with the times. Therefore, it is necessary to take scientific measures to ensure the effectiveness of archives management. Colleges are facing new challenges in archives management information construction, and they should take an effective service strategy to manage the file to meet the users at all levels of the file information personalized, diversified needs, and better promote information construction. Through the analysis of the status quo of the archives of colleges, the paper expounds the opportunities and challenges of the archives informatization in colleges, and puts forward the countermeasures to improve the information service quality of archives.

Informatization; University archives; Management information; Service strategy

2017-04-13

孙焱(1980-)，女，馆员，本科。

G273.5

A

1674-8646(2017)13-0106-02

本文是2014年度吉林省教育厅“十二五”社会科学研究项目“信息化背景下高校档案馆信息服务策略研究”(吉教科文合字【2014】第454号)的重要研究成果