建立不动产登记档案管理新模式的几点思考

建立不动产登记档案管理新模式的几点思考

□ 丽水市不动产登记中心 胡顺红

根据《物权法》规定，不动产物权的设立、变更、转让和消灭，须经依法登记，发生效力。不动产登记档案是指不动产登记部门在不动产权属调查、登记、转移、变更、注销、更正、异议、预告、查封等工作中具有保存价值的历史记录，主要记载形式为不动产登记簿，包含以各类相关纸质文字、图表描述、网络登记表为主的原始凭证材料。其内容形式包括文字、数据、图表、声像等；载体形式包括纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等；记录形式包括书写、印刷、感光记录、磁记录、光学电子记录等。

不动产登记档案在国土资源保护、地籍调查、住房保障、法院诉讼、国家税收、户籍管理、个人信用管理等方面均发挥着重要作用，为交易安全，维护不动产市场健康有序发展及领导决策提供了有力支持。

一、不动产登记管理的现状

多年来，由于不动产登记职责分散在国土、住建（房管）、林业、农业等部门，不动产登记档案管理出现管理机制不同，档案归档标准不一，档案信息管理系统各异，规范管理工作发展不平衡的状况。从目前的情况看，国土、住建房管部门的档案管理比较规范，信息化管理水平正在逐步提高，而林业、农业等部门的不动产档案管理还不够规范，有的档案不够健全，亟待规范管理。这些问题都将对不动产统一登记制度改革和不动产档案整合管理等工作产生不利影响，主要表现在以下几个方面。

1.材料不完整，数据真实性准确性较低

档案登记管理工作中最为重要的就是数据的真实准确性，不动产档案的准确登记，关乎着公民的合法权益，也影响着公共管理水平和政府信用，如果在不动产登记管理方面存在问题，那么不动产登记管理人员就在人们心中失去了信誉，造成信用危机，对政府部门以后的工作开展造成困难。目前，以丽水市为例，不动产档案登记管理方面，特别是历史不动产登记档案确实存在着不动产坐落、土地性质、房屋用途、面积等数据方面误登、错登问题，身份信息、门牌信息缺失，存在不动产档案信息不完整，资料不清晰，数据不准确现象，档案管理杂乱无序等问题比较突出。

▲ 不动产统一登记工作中

2.数据库整合技术欠缺，数据不完善

不动产登记机构由多个部门整合到一个机构，对原单位不动产登记档案数据库进行对接整合，集中统一管理，由于技术问题有待完善，经常出现数据挂接错误，不动产当前状态记录有误，比如已抵押注销登记的房屋在数据库中还是抵押状态，一幢房屋已办理完成分割登记，但数据库查询显示的房屋所有权人还是原权利人等，严重影响不动产登记工作的开展，甚至造成严重后果。

▲ 不动产登记档案

3.信息化水平较低，不能资源共享

科学技术飞速发展，信息化发展日新月异，但由于种种原因，目前还有不少地方不动产登记档案管理技术落后、信息化水平低。主要表现为不动产登记档案没有实现数字化，依然纸质存档管理。因此，加快推进不动产登记档案管理的数字化、信息化管理，能够极大提高不动产登记档案管理的准确性与方便性，同时实现档案管理资源的共享。

4.档案多部门存放，未能便民服务

《不动产登记暂行条例》开篇点明的立法宗旨是“为整合不动产登记职责，规范登记行为，方便群众申请登记，保护权利人合法权益”。国家整合不动产登记职责，建立不动产统一登记制度，一个重要目的是方便群众办事，减轻群众负担。目前，有很多地方的不动产登记档案仍然存放于原登记部门，群众查询利用档案极不方便，需要跑多个部门。

二、不动产登记档案的主要特点

不动产登记档案不同于普通的档案，其具有特殊性与重要性。不动产登记从原来的分散登记过渡到统一登记的管理模式，涉及面广，影响大，不仅是房产、土地、林业、农业等部门管理工作的一项重要内容和基础工作，也是全面科学履行职责的重要保证。

1.数量大，种类众多

不动产登记档案包括土地、房产、林业、农业、矿产等业务档案。尤其是房地产登记发证，面广量大，涉及到城镇、农村的千家万户，这些材料经过立卷归档，在一个县的数量可达几万卷，甚至上百万卷，而其载体又是多种多样的，包括文字、图、表、录音、录像、磁盘等。

2.跨度大，周期性长

土地管理中有些土地业务活动历时时间较长，往往跨年度才能完成。土地利用现状调查，城镇地籍调查，土地登记发证工作，有的跨一二年甚至三四年才能结束。

3.动态性，历史延续

不动产登记档案形成后，房与地的买卖、交换、继承、赠与、分析等权属变更不断发生，房屋的拆迁、翻改、扩建等现状处于不断的转移和变更之中，具有极强的动态性。

4.专业性，不可替代

不动产登记档案信息是房与地产权产籍管理活动中形成的权证、契约、文件、图纸、表册、照片、计算机软盘等各种不同形式和载体的历史记录，这些信息记载了房产产权归属和沿革，反映了房与地的状况。

5.真实性，法律依据

不动产登记档案信息必须与实际相符，才能在产权审核和调处纠纷中起到凭证和参考作用。房与地管理部分代表政府行使职能，按照严格的操作要求，各程序间的相互监督、制约，确立了不动产登记档案不容质疑的真实性地位。由记载房地产所有权归属的凭证等组成的不动产登记档案，具有法律效力，是主管部门和人民法院处理不动产纠纷的重要依据。

当前档案管理存在以下难点：一是现有档案业务重点不同，整合难。不动产登记业务分类复杂，各有各自业务侧重面与标准，业务衔接不可能一蹴而就，档案管理的业务衔接难度亦不容低估。二是档案数量巨大、时间长，关联难。目前，分散在各部门的不动产登记档案数量大（海量信息），历史跨度长，动态性强。如何将这个巨大信息资源有序整合融合关联，需要统筹规划。

三、建立不动产登记档案新型管理模式的优越性

1.有效集约整合，达到标准化

不动产登记机构统一前，各个登记部门的不动产登记档案，管理模式、管理规范不同，管理水平参差不齐，不动产登记机构统一后，对部门、人员、档案进行整合，制定统一规范性文件，统一不动产登记档案编目规则和归档标准，开启集约化管理的新型管理模式，提高服务效能。

2.使用互联网技术，达到资源共享

在不动产登记档案管理方面实现网络共享，利用二维码、物联网信息技术将各类不动产登记信息通过系统进行整合优化，归集，建立起土地和房屋、楼幢和单元、房屋和权利人的关联，明确权属上下关系，并与有关部门实现互通交流，为不动产市场交易、调控、缴税、信贷、信用管理提供数据决策依据，更加便捷地为各类行政管理提供信息、数据支持。

3.优化资源，达到高效管理

集约化管理，是为了集合人力、物力、财力、管理等生产要素，高效率地合理地对不动产进行统一分配，节约成本，高效化管理，促进可持续发展。

集约化管理对不动产资源进行合理规划分配，实现存储空间、库房定位的科学自动化管理，能够在对大批档案信息登记管理上减少时间，提高管理效率。在资源上能够减少不必要的浪费，节约稀缺的土地资源，也为异地办理登记档案奠定了基础。同时，它的管理理念还体现在对大型设备、机构设置、人员配备集中管理上。

四、建立不动产登记档案新型管理的几点思考

建立不动产统一登记制度，是在已有工作成果基础上进行整合，形成更加高效统一的物权登记体系。这为不动产登记档案管理迎来改革创新的重要机遇。笔者认为，实现不动产登记档案管理的途径有以下几方面。

1.制定目标计划，逐步分步实施

根据建立不动产登记制度工作部署，不动产登记档案的整合，建立新型管理工作应分三个阶段实施。第一阶段目标是理顺关系，摸清分散档案的情况，清理档案资料，为整合作准备。第二阶段目标是整合现有档案，规范电子文档，建立电子文档数据库，逐步移交档案，逐步实现集中统一管理。第三阶段目标是全面规范档案管理，建立完整数据库，实现不动产档案以传统管理为辅，信息化管理为主的根本转变，为不动产登记档案管理工作提供保障，为社会提供高效快捷的服务。

2.理顺管理机制，规范操作流程

整合、优化不动产登记档案机构、人员、库房资源，构建分工明确、协调一致的管理机制。根据不动产登记机构工作量情况配备档案专业人员，充实一线管理人员和查询窗口，并适当进行人员流动，增强紧迫感，调动员工积级性。全面梳理业务流程，从申请、受理开始，经过审核、审批，到最后缮证、发证、归档，这是档案形成到归档的生命线，使办理业务与归档环节紧密衔接，需严格执行操作规范和统一归档标准。

3.建立统一信息平台，健全网络风险防范机制

以不动产登记信息平台为基础，建立不动产档案管理系统。实现“统一归档、统一监管、统一查询与服务”等主要功能，同时要注重做好网络风险防范工作，采取严格的保密措施，为不动产统一登记信息化平台建设奠定技术基础。

4.设立省市不动产登记档案数据中心

近年来，二维码、物联网信息技术发展突飞猛进，大数据时代已经来临，给档案管理、流转带来极大的发展空间。我们应充分利用这个高科技环境，构建一个基于计算机网络环境的管理一体化、资源数字化、服务网络化的不动产登记档案信息资源管理系统，对分散各部门的不动产登记档案进行优化组合与无缝联结，实现数据安全地传输、充分地共享，实现不动产登记档案信息资源的内在价值和社会效益，为社会提供多维的、一体化的信息服务，最大化地发挥出不动产档案信息资源整体效能。

5.建立一支高素质人才队伍

不动产登记档案是不动产登记动态管理的基础和保证，高质量的档案管理需要一支既懂登记业务、又熟悉档案业务、具有奉献精神的档案管理队伍。 为做好这项专业性、技术性强的工作，档案管理人员要主动、及时地加强政治知识、相关科学文化知识和档案学知识的学习，熟悉档案工作的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的规定，密切关注国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平。人才是网络经济时代的第一资源和首要依托，不动产登记部门要重视专业人才队伍的建设，为现职工作人员创造条件鼓励他们岗位成才，同时不定期组织业务培训，及时更新、增长业务知识，还要创造条件，引入专业科技人才。只有具备全面的知识结构以及扎实的专业技能和敏锐的信息意识，才能促进不动产登记档案事业的快速发展。

对不动产登记档案进行整合、集约化管理，不但能够在管理上极大节省时间，提高工作效率，而且还能优化资源管理，减少不必要的资源浪费。当今，特别是丽水市的山区，档案登记管理方面缺乏相关的技术型人才，管理设备上落后，较多农村地区档案登记管理工作仍停留在纸质存档登记管理，管理技术上落后，导致档案数据信息不准确，信息滞后，为工作的后续正常开展造成了许多困难与麻烦。因此，必须加强不动产登记档案工作的管理，加快登记档案整合、集约化管理的步伐。