信息化时代高校档案管理存在的危机及对策分析

王德川

（烟台职业学院，山东烟台264670）

信息化时代高校档案管理存在的危机及对策分析

王德川

（烟台职业学院，山东烟台264670）

“互联网+”模式的大力推动，全民进入了高速的信息化时代，移动互联网、云计算等信息化手段的充分应用，推进了整个信息化时代的大步向前，网络活力得到激发，影响了社会的各行各业。高校档案管理是重要的工作之一，在互联网时代，传统的档案管理模式受到了巨大的冲击，面临着多层次的危机。本文通过对高校档案管理在信息化时代的新特点、加强管理建设的重要性分析，发现了当前在我国普通的高校中，档案管理面临多方的危机，需要采取化解危机的对策。

信息化时代；高校档案管理；化解危机对策

一、信息化时代高校档案管理的特点和重要性

进入信息化时代，高校档案管理表现除了新的特点，主要有两个：一是高校档案管理逐步实现自动化，通过借用电子计算机的系统管理，高校档案的分类、归档都更加自动，借用程序的自动明确归档范围和方式，给复杂的高校档案管理工作带来了便利，大大的降低了相应的管理成本支出，还确保了档案在建立之初就具有高准确性；二是网络化特点凸显，通过与教育部等系统联网，高校的档案管理信息能够实现网络化、远程化管理，提供了档案信息查阅的网络化。

（二）信息化时代加强高校档案管理的重要性

进入信息化时代之后，加强高校档案管理的信息化建设，是高校档案管理的重要工作方向和突破的难题，一方面能够为解决高校信息问题，提供全面的档案记录依据，实现信息化档案管理之后，能够在强大的数据库中，容纳所有的档案信息，不会造成遗漏和丢失，就为查询档案信息，提供了所有的原始凭证保障；另一方面满足了信息时代，高校档案管理的客观要求，即可以与时俱进，为高校领导者提供决策依据，又能够减少人力、财力成本支出，提高档案管理的工作效率。另外，进行高校档案管理的信息化建设，是为了解决高校庞大、复杂、多变的档案信息问题的首选对策。

二、信息化时代影响高校档案管理的因素

高校档案管理工作开展的好坏，信息化程度的高低，都受到了多方因素的影响，要从分析影响因素出发，才能探索出其存在危机的原因。总体来说，当前信息化时代背景中，高校档案管理的影响因素是内在因素和外在因素。

（一）内在因素

从影响高校档案管理的内在因素来看，主要有这样的点组成：一是档案管理的操作流程等内在因素，作为保障高校档案完整、真实的管理工作，在具体的开展过程中，可能由于操作流程的设置不合理，会对档案管理的质量带来直接的影响；二是档案的原始收集工作，对原始档案的收集、整理，以至于开展鉴定、保管等工作，都会影响在信息化时代下，实现高校档案管理的信息化、网络化、远程化；三是实际操作高校档案管理的工作人员，由于长时间的人工管理模式固式的束缚，档案管理人员没来得及转变信息化管理的思想，直接造成高校档案管理面临严重的危机。

（二）外在因素

广州大学华软软件学院党委自成立以来，以“温故而知新”为指导思想，建立健全的党建规章制度，使得教工党支部建设制度化、规范化和科学化，结合学院发展情况和党建工作特色，健全《党总支考核制度》《“三会一课”制度》《教工党支部职责》《特色党建工作示范点建设管理办法》等规章制度，努力巩固已经积累的成果，积极摸索新模式，从而内化成为推动党建工作建设的一股新力量。结合学院的发展思路和专业特色，在教工党支部建设上创新工作方法和服务方式，在组织生活、党日活动、书记项目、党建与思想政治教育研究等多方面硕果累累，并突出民办高校党建工作的特点，成为了母体高校广州大学党建工作中的一面旗帜。

从影响高校档案管理应对信息化时代影响的外在因素来看，主要有：首先是高校的信息化管理的硬件配备情况，如果高校没有高性能的电子计算机、网络服务，是没有办法完成高校档案信息化管理的；其次是实现信息化高校档案管理的氛围情况，如果所有的高校都没有实行信息化高校档案管理，那么任何一个高校都没有动力和积极性来开展此项工作；最后是高校档案信息化管理的可靠性、可实施性、可操作性是否具备，如果信息化时代没有渗透到高校档案管理中，想要进行信息化管理也无计可施。

三、信息化时代影响高校档案管理的危机表现

虽然，高校已经开始注意到要加快高校档案管理信息化建设的进度，尽快适应信息化时代的发展需要，但是总体上，高校档案管理仍然面临着四大主要危机，具体表现如下：

（一）信息化时代高校档案管理的意识理念不足

当前高校的高层管理者，更多的是将工作重心放到学校的学科建设、科研管理等方面，没有对档案管理引起足够的重视，以至于全校都没有对档案管理重视，也就不会配套的制定出保障策略。另外整个社会上，都没有浓厚的氛围来重视档案管理，形成的是档案管理只是配套其他工作开展的理念，这将不利于完成危机应对。

（二）信息化时代高校档案管理的资金投入不足

对于高校发展投入而言，偏向于向基础设计建设、扶持教学、开展科研等领域，在档案管理上，投入非常有限，并且也没有外部可依托的信息化管理建设资金投入，因此面临严峻的资金投入不足是当前高校档案管理面临的重大危机。一方面，这是因为高校管理者的固有发展思维模式影响的，他们没有充分的意识到加大信息化建设的投入，能够最快的应对信息化时代对高校档案管理的冲击，另一方面，这是高校发展战略影响的，因为对高校的评价指标体系中，并没有纳入高校档案管理的评价。面临严重的高校档案管理资金投入不足，将极大的降低其信息化建设的进度，不利于高校档案管理加强防盗、加密、设立防火墙等工作的开展。

（三）信息化时代高校档案管理的人员专业水平不足

从目前的高校档案管理信息化建设来看，管理人员的专业水平偏低，极不利于推进实现高校档案管理信息化。从表现来看，主要表现在两个层面，一是基层档案管理人员的工作方式非常陈旧，对信息化系统的利用效率极低，虽然很多高校已经引进了电子计算机等信息化设备，要求档案管理人员进行信息化管理，但是很多工作人员仍然没有改变传统的管理方式，对信息化设备的使用效率非常低，如在进行档案立卷时，就人工的根据档案的信息进行操作，不仅工作量非常大，工作效率和准确性也非常低；二是基层高校档案管理人员的信息化技术水平不够，虽然鼓励使用计算机等信息化设备来完成档案管理，但是他们不会操作、操作不好，就导致整个人员推进信息化建设的积极性很低的问题。

（四）信息化时代高校档案管理的保障体系不足

各大高校推进档案管理的信息化建设，没有配套制定相应的保障措施，一是没有形成信息化建设的中心，没有可依托的核心力量，以至于整个档案管理涣散，没有合力来推进完成信息化；二是档案管理工作人员的参与积极性很低，这是因为相关的配套策略没有激发他们的热情；三是人才、资金等保障策略的缺位，让整个高校的档案管理信息化建设工作进展缓慢，效果较差；四是没有完备的高校档案管理信息化建设的考核体系，无法给相应的工作人员压力，迫使更好的完成危机处理。

四、应对信息化时代高校档案管理危机的对策

未来，实现高度的信息化管理，是高校档案管理的必然之路，因此要积极应对危机，采取对应的策略，保障高校档案管理工作的高质、高效完成。通过论证，本文认为应该主要从以下四个对策出发。

（一）培养信息化时代高校档案管理的意识理念

从理念意识上进行培养，是解决信息化时代高校档案管理危机的首要方法，一方面需要对整个社会风气进行引导，加强对档案管理的重视，并加大社会投资和人才培养保障；另一方面在高校中，要从上至下的对档案管理加强重视，将档案管理的情况纳入管理人员的年度考评中，迫使加大档案管理的投入。

（二）加大信息化时代高校档案管理的资金投入

要建成数字化的高校档案管理模式，适应信息化时代的影响，就必须加大对高校档案管理的资金投入，保障信息化建设的质量。首先，需要改变高校资金投入的倾向，让原本的资金投资逐步向高校档案管理倾斜，逐步加大对高校档案管理的投资比例；其次，要引进更多的投入资金源，单靠学校建设资金来完成档案管理信息化建设，是不可行的，也会加大学校的建设压力，不能保证建成的成效，因此高校可以向社会招标，引进信息化系统建设资金；最后，教育部要向各高校拨付定向的档案管理资金，支持鼓励各大高校开展档案管理信息化建设工作。

（三）提高信息化时代高校档案管理的人员专业水平

基层档案管理人员专业水平的高低，直接影响了高校档案管理工作的开展质量，因此要逐步提高相关档案管理人员的专业水平，就需要做到这样两点：一是加强对基层档案管理人员的培训，提升他们操作电子计算机、进行信息化档案处理的能力，改变固有的传统的档案管理模式，提高档案管理的效率；二是要进行专业信息化档案管理人员培养，在档案管理专业教学中，加大对信息化建设的技能培养，保障基层档案管理人才需求，提高整体的人员素质。

（四）健全信息化时代高校档案管理的保障体系

应该从四个层面来健全高校信息化档案管理的保障体系，一是要凝聚推进工作的力量，以校领导为核心，共同完成信息化时代的危机应对，形成从上到下的危机处理推进办法；二是配套制定激发档案管理工作人员积极性的策略，鼓励更多基层的档案管理人员参与其中；三是总体上制定应对信息化时代高校档案管理的人才、资金政策，保障资源供给；四是完善考核体制，确保考核的可信度和倒逼性，逼迫相应管理人员和工作人员积极思考、开拓创新。

五、结论

完成对信息化时代影响下，高校档案管理的全面阐析之后，得到了四个关键结论：

首先，在信息化时代、“互联网+”的影响中，高校档案管理表现出了新的特点，为了适应信息化时代的发展需求，需要加强高校档案管理的信息化建设。其次，信息化时代，很多因素都会对高校的档案管理带来危机，成为诱发危机成为现实的条件，主要有高校档案管理的人员水平、意识理念等内在因素，也有制度和资金投入等外在因素。再次，从危机的表现来看，高校档案管理面临的危机有管理意识理念偏低、信息化建设的资金投入不足、相关工作人员的专业技术水平偏低以及保障制度不健全等危机。最后，要想化解信息化时代给高校档案管理带来的危机，就需要进行意识理念的树立、资金的加大投入、工作人员水平的提高和保障制度的健全建设。

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王德川（1979-），男，山东长岛人，烟台职业学院档案馆员，主要从事高校档案管理研究。