信息社会石化企业建设项目档案管理的改革与创新分析

2017-03-06邓瑾马红霞徐玲中国石油独山子石化公司信息网络公司情报档案中心新疆克拉玛依833699

化工管理 2017年24期

邓瑾马红霞徐玲(中国石油独山子石化公司信息网络公司情报档案中心，新疆克拉玛依 833699)

邓瑾马红霞徐玲(中国石油独山子石化公司信息网络公司情报档案中心，新疆克拉玛依 833699)

随着社会的不断发展，信息技术的运用越来越广泛。石化企业作为我国经济发展的重要产业，更要加强其信息化水平。项目档案的管理作为石化企业发展的重要建设内容，更需要不断的改革和创新，才能够满足当前的社会与环境的需求。本文就石化企业建设项目档案管理现状进行分析，并探讨在信息社会下，石化企业建设档案管理的改革与创新策略。

信息社会；石化企业；项目档案

石化企业即石油化工联合企业，是化工与石油炼制工业联合起来而建立的生产经营综合体，主要是以综合利用石油（包括天然气）资源为基础，来提高生产的经济效益。在石化企业发展建设过程中，产生了大量的基本建设项目，推动了社会经济的迅速发展，但与此同时，在建设项目档案管理中也出现了很多的问题，对石化企业的持续性发展造成了很大的阻碍。因此，在信息社会下，石化企业建设项目档案管理的改革与创新以迫在眉睫。

1 石化企业建设项目档案管理现状

（1）管理意识薄弱

（2）管理制度落实不到位

（3）建设项目档案数字化管理不完善

在目前的石化企业建设项目档案管理中，虽然都已经实现了利用计算机进行档案的收集、整理、保管和使用，但由于历史原因，建设项目档案资料库存数量巨大，同时建设项目经理多次维修、扩建等，陆续形成的竣工文件资料多，档案数字化工作量不断加大，导致在工作过程中也出现了一定的问题。如电子文件、电子档案容易受到计算机病毒攻击，导致文件被偷盗、篡改。系统崩溃等；很多石化企业没有购置档案管理的必要设备，没有实现有效的信息一体化管理，这也对档案信息管理的长期发展带了很大的影响。等等。

2 信息社会石化企业建设档案管理的改革与创新策略

2.1 加强建设项目档案管理数字化水平

加强建设项目档案管理数字化水平是非常重要的一项举措。首先在档案软件管理的选用上，要选用真正适合用于各级归档单位使用的、符合国家标准、功能齐全、操作简单、使用方便、实用性可靠性强的计算机网络管理软件，并且，要保证这款软件是正版的，最好能包括本单位的全部档案类型，编目规范、统计准确，检索方式简便。这样才能够逐步提高档案管理数字化水平。例如，在办公自动化或辅助设计过程中产生的电子文件，以及网络传输文件，在其存储和下载时都是保存在载体上，在归档前一段时期可以存在计算机硬盘上，或存在大容量可擦除光盘上，这样做较为经济。但如果电子文件一旦作为电子档案长其存储，就必须选择标准化程度高、性能稳定、能长期保存的载体上。而对于大量的CAD设计图纸、蓝晒图纸等，可以用一次写式光盘，对于永久保存的特别珍贵的电子档案，一定要同时保存纸质档案。同时要制定相应的技术方案和工作模式，确保电子档案的安全性，除此之外，也要较强计算机系统的防护、杀毒，防止病毒入侵和黑客入侵，造成电子文件损失。

2.2 加强企业档案信息数据库的建设

档案信息数据库主要包括档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库。企业应根据实际情况的需要，按照档案的划分类别，建立相应的数据库，以便信息的检索、浏览和处理，如声像档案数据库、人事档案数据库等。同时，通过对项目档案数字化的调研和论证，确定数字化范围，对重点工程项目以及需要保护的项目档案有限建立电子档案数据库，并做好数据备份和数据安全管理工作，对于无涉密项目档案实现电子文件上传石化档案系统。在服务上，可以把档案信息由原来纸张上顺序的、线形的结构转变为计算机上数字的、网络的结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，可以方便、快捷地为用户提供服务。以此逐渐提高建设项目档案的利用效率。

2.3 提高档案工作人员的整体素质

人才是企业档案信息数字化建设成败的决定因素，没有一直高素质、高技能的管理队伍，再好的计算机设备也难以发挥作用。而要打造一支高素质、高技能的管理队伍，首先企业高层要提高自身对档案管理的意识；其次，要改变档案管理人员的观念，加强档案人员的管理意识，使其重视档案管理，树立起以档案信息的质量和能力作为档案室服务水平标志的全新理念。最后，培养信息素质，即培养档案人员的信息技术水平和能力，加强档案人员的档案管理知识，提高档案人员的计算机操作能力及信息处理、分析、利用能力。