企业电子档案管理与利用

2017-03-04王翠萍中石油克拉玛依石化有限责任公司新疆克拉玛依834003

化工管理 2017年7期

王翠萍(中石油克拉玛依石化有限责任公司，新疆克拉玛依 834003)

企业电子档案管理与利用

王翠萍(中石油克拉玛依石化有限责任公司，新疆克拉玛依 834003)

随着信息化的发展，电子档案已成为企业档案信息资源的重要组成部分，同时也是企业不可缺失的重要档案信息资源。现阶段，传统的档案管理模式和现代数字化档案管理的需求不相适应，在档案管理领域已经普遍使用电子档案，并且这一形势对档案管理工作带来了全新的任务。

企业电子档案；管理；利用

1 电子档案管理的重要意义

(1)电子档案管理有利于节省人力物力传统档案管理模式中，因为档案工作是一项较为特殊的工作，尤其是不易保存的档案资料，必须由足够的人力和物力才能保证其完整性，同时也存在被损坏的可能性。伴随着计算机及网络的兴起，这些问题得以妥善解决，一方面有了方便管理和整理档案的助手，另一方面能有效获取信息，减少了立卷归档、查找检索的障碍，工作人员得到解放，工作效率和检索效率提高，归档质量不断提升，大大节省了人财物。

(2)电子档案管理有利于提高服务质量实物资料的信息化是电子档案的最大特点，在计算机存储介质中，巨大原始档案能得以保存，并经过互联网传播，方便用户在面对海量信息时，准确快速地筛选出自己所需的资料。

(3)电子档案管理有利于满足多样化需求在社会不断发展的情况下，使用者对档案的多样性的要求也越来越高，既需要看原始的文字资料，还需要看原始图像、视频等相关资料，传统模式显然不能实现这一要求。正是电子档案对信息保存具有较高的多样性，因而能实现使用者各种需求，很好地解决这一问题。

2 电子档案使用的主要途径

企业应用电子档案主要有以下三种方式：提供拷贝、通信传输与直接利用。

(1)提供拷贝。使用电子档案的首要途径即为拷贝，旨在以原始状态的档案提供给使用者，充分保证能使用到最为权威的档案。作为档案管理部门，将拷贝载体提供给利用者时，必须把文件转换为标准文档存储格式，通过利用者自己处理恢复与显示的软硬件平台。或者利用者缺乏电子文件的软硬件平台时，可将打印件或缩微品提供给利用者。

(2)通信传输。使用者难以到达档案所在地，而应用通信传输能使这一问题得以解决，人力财力大大节省，是使用电子档案的一个重要有效途径。通信传输即为利用网络在个各个区域之间传输电子档案，能实现档案资源共享和交流，并将档案资料提供给相对固定的查档单位，并利用互联网实现。

(3)直接利用。企业利用者登录“中国石油档案管理系统”平台，以电子邮箱注册用户名，设置相应的密码，在该平台上就能实现直接查询。直接利用的最大优势即为以技术作为支撑，保证利用者以及其他需求者能同时对一份电子档案实现共享。

3 电子档案管理和利用的主要措施

(1)电子档案管理措施 ①建立完善的电子档案管理办法。公司根据工作实际情况出台了《电子文件管理实施细则》；《电子文件和光盘归档机制》；《档案数字化管理规范》；《电子档案借阅管理规定》，有了管理办法的制约，电子档案的管理有章可循，有法可依。②明确分工，形成电子档案管理网络。企业档案是公司在生产建设、科学研究、经营管理等各项工作活动中形成，具有查考利用价值的并且经过档案保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。所以，公司档案中心对各部门收集、整理、归档、汇总各项资料的每项工作进行了明确分工，构建了完善的档案管理体系，使其功能得以充分发挥，并推动公司档案管理的健康可持续发展。

(2)电子档案利用措施利用电子档案这项工作至关重要，必须由各方的协调配合，同时针对不同的角度积极开展工作。①健全电子文件管理的检查审核制度。电子文件与相应的纸质文件内容保持一致，因而法律效力也相同。所以，强化电子文件管理工作则应当构建完善的核查制度，对文书档案部门展开定期管理检查，对归档文件的完整性、电子档案制作流程手续的完整性、是否和归档、立卷以及网上传输发布要求一致进行重点检查。档案管理部门的职责为负责移交电子档案、监督与指导接收工作，并保证移交与接收电子档案工作落实到位。电子档案检验合格后办理相关交接手续并填好《电子档案移交与接收登记表》，交接双方签字盖章，双方各留一份。②严格查阅制度。企业档案保存要求完整、准确、系统、安全，便于开发利用，查阅电子档案必须根据档案借阅制度由相关负责人审批，以严格的程序做好登记，写清查阅目的，确定是否能任意复制粘贴电子档案。③规范档案利用方式。利用电子档案必须遵循一定的原则，必须结合利用者的实际情况使用，同时要按照电子档案内容的密级层次展开良好地管理。通常而言，针对内容并非完全开放的电子档案的使用一般不以拷贝的形式，应当在严格监控下浏览此类文件。利用网络方式进行利用的过程中，必须加密处理有密级的信息内容，同时定期不定期更改使用的“密钥”，防止因为错误的操作导致不良后果，带来严重的损失。

(3)电子档案归档方法构建“双套制”模式，保证安全完整的信息。这种制度即为同时提交保存归档电子档案与纸质档案。这一管理模式对档案工作者提出了巨大的挑战与更高的要求，因而档案人员必须与时俱进，时刻了解与掌握最新的现代信息技术，同时还要对电脑及现代通讯技术熟练运用。