国有企业采购管理的工作要点分析

王伟文，许 峰

(国网黑龙江省电力有限公司伊春供电公司，黑龙江 伊春 153000)

国有企业采购管理的工作要点分析

王伟文，许 峰

(国网黑龙江省电力有限公司伊春供电公司，黑龙江 伊春 153000)

针对国有企业采购管理的特点，以问题为导向，对采购的责任主体、策略与组织、流程管控、市场类型、质量与价格、计划协同等方面进行分析论述，寻求应对措施和解决方法，在委托代理、理性经济人、公共选择等理论基础上提出“企业人”概念和构建有序竞争合作的市场、创建矩阵式组织机构、实施项目式采购管理等想法，以提高国有企业采购效率、效益，保证采购质量、合法利益。

国有企业；采购管理

近年来，我国采购领域的法制体系建设在不断完善，《招标投标法》、《政府采购法》等法律法规相继颁布，国有企业也制定了相应的采购制度标准，但是在实际采购中还是出现：采购的市场化竞争程度不高，社会资源优化配置得不理想，采购结果不能完全满足使用者的需求等问题。其中最突出的两种现象：要么只是机械地遵守法律法规和相应的规章制度，而不考虑采购目标、效率、效益，使得采购对象在交付时间、技术性能、质量上无法满足使用者的需求；要么只是强调采购目标的重要性，而忽视相关法律法规的要求，导致采购的流程不符合相关规定。下面就上述问题出现的原因做如下分析：

(1)国有企业采购存在多层级委托代理关系，易产生采购责任主体不明晰的问题。以某中央企业采购流程分析，委托代理关系的层级通常包含：全民委托政府，政府委托国资委，国资委委托中央企业集团总部，总部委托省公司(或总部物资部门)，省公司委托地市公司(或省公司物资部门)，地市公司委托下属相关部门或生产车间。而委托代理层级过多就会产生机会主义、寻求个人效用最大化、权力寻租、搭便车等问题。

(2)在国有企业采购组织机构内部有时存在信息不对称，导致采购目标不一致。具体表现为：对采购对象的价格、时间、质量三者之间的统筹协调性差，采购方式和采购工具的选择有时相对机械，组织目标至上、整体性、弹性等管理基本原则没有得到充分运用。以某国有中央企业为例，在计划经济时代，总部、区域公司、省公司、地市公司都有采购机构，甚至车间、班组也有采购人员。使用者即为采购者，虽然有利于信息的及时性，目标的一致性，但是如果大型、复杂采购项目就容易造成专业人员稀缺、权力寻租、采购失败等问题。 企业实行物力集约化后，采购流程进行了再造，仅在总部、省公司、地市公司建立三级物资管理部门(局、处、科)，有集中招标采购权利的只有总部和省公司，这种管理模式对于规模采购、物力集约、防止腐败有着积极的意义，但是对于少批量的常规零部件、非标准件、小型或微型采购就显得繁琐和低效了。况且国有企业采购通常采用“用、购分离”原则，使用者的意思表示非常重要，是采购合同的核心内容。

(3)在国有企业采购过程中常常会产生交易成本。由于体制机制的原因，国有企业各部门、各单位容易形成条块分割管理，计划协同能力不强。例如一项地市级公司的采购工作要伴随着信息流、物资流、资金流。在操作流程中，除了提出采购项目需求的部门和车间外，还会涉及到公司物资、财务、监督、法律等相关部门，以及省公司、总部相应的专业管理部门、招标代理机构等，形成垂直和平行的纵横交叉的管理关系。如果在采购流程中仅纵向贯通、横向不联系或者横向贯通、纵向不联系都会造成采购工作流程的中断，部门之间的相互掣肘，产生所谓的'交易成本。既为了完成采购目标，而发生在人际关系沟通、政策执行上的协调等方面的机会成本，而且相关部门官僚倾向越严重，则交易成本就越大。

(4)有时国有企业的采购会出现市场竞争的无序性，短期行为严重。采购的一项重要指标是价格，而价格的基本依据是生产经营成本和市场供应关系。在当今的国内市场的激烈竞争中，影响价格的因素也很复杂。有些业绩、规模不占优势的供应商投机经营倾向严重，以自己资产轻、社会责任轻，管理、研发费用低，甚至商誉品牌价值低等因素而使得自己的价格比“百年老店”要有优势，但是实践中这类供应商往往管理水平不高、信誉较低，质量得不到保证。

(5) 有时国有企业采购管理延伸得不够、法律维权意识不强。我们通常认为招标投标阶段的采购双方是非合作博弈关系，而合同签订后的双方是合作博弈关系，所以往往只重视采购实施过程(如招标、评标、定标)和合同的签订环节，而忽视对履约争议、纠纷的解决、供应商评价、后评估等环节。实际中即使合同签订后，合作博弈双方也存在权利义务的调整变化，特别是在合同履约的过程中，如果供应商发生违约，会对采购质量产生很大影响。由于国有企业管理的层级较多，使用者发现合同履约不到位或质量问题，需要逐级上报、多方协同，采购信息存在一定的滞后性，对供应商违约行为的敏感度较低，而且对违约造成的损失和不利后果寻求法律民事赔偿的办法较简单，往往还是采用：催交、通报、取消参与本企业投标资格等类似行政处罚的方法。

结合“企业人”概念和针对上述问题的分析，建议采取如下国有企业采购管理的改进措施和设想：

(1)以“企业人”概念为基础，突出抓好各级员工的履职能力，增强国有企业采购责任主体的整体意识。在现有国有企业的体制机制下，采购管理的主体责任意识是由各级岗位上的员工个体责任意识的整体综合，只有与采购流程相关的每名职工都正确履责，主体责任目标才能完成。所以要发挥组织目标至上、整体意识优先的管理原则，一方面在流程设计上加大信息公开的力度。目前国有企业采购还不能减少委托代理的层级，但是可以最大限度地减少采购信息的不对称性，通过有效地沟通，做到企业内部的纵向(从总部到班组)、横向(采购人、供应商、监督者之间、各部门之间)网格状的信息公开，采购流程在公开的信息下操作就如同权力在阳光下运行，对员工的主体责任意识会产生正能量激励。

(2)在国有企业采购中引入矩阵式组织型式。以采购项目订单为一个采购单元，在企业相应级别的层面指定采购单元负责人，负责各部门、各专业之间的协调，相关专业、部门、单位也指定专人负责，如有必要也可以成立临时项目采购小组。在现行的各专业上下级垂直式管理，各部门平行式管理的基础上，采取纵横贯通的矩阵式管理组织型式。破除部门之间的“藩篱”，让各部门之间能够充分地沟通，有助于采购管理工作在法律政策执行、专业技术标准把关、财务结算等环节上做到精准，也有助于加强企业的计划协同能力，减少采购交易成本，提高采购质效。同时，重视采购文件技术规范的编制和审核，清晰采购者的意思表示，培养来自车间、班组的专家，进入评标委员会、竞争性谈判小组、询价小组，提高使用者的话语权，使得采购过程更具有针对性，采购的纵向信息更加贯通。

(3)在国有企业采购工作中引入项目式管理。树立采购管理的全过程和动态的服务理念，项目式管理的含义就是将采购的工作范围进行延伸，作为一个项目进行管理。狭义上讲采购是整体工作中的一个购买环节，广义上说采购应该贯穿于整体工作的始终。如在筹划阶段就开始了解采购标的的性质属性：设计阶段就考虑市场供应情况，商务谈判时要综合考虑周期、质量、价格等因素，合同签订后要监控到货的及时性、质量检验、售后服务直至废旧处置等。总之，采购阶段和设计、生产、消费阶段在逻辑上是搭接关系，是项目全寿命周期管理的重要组成部分。

(4)加强对市场的研究，努力构建竞争有序的合作关系。国有企业所需要采购的种类繁多、复杂，既有世界高端设备如：电力系统的特高压和智能电网设备，铁路企业的高铁设备，也有常规零件、部件、工器具。因此，采购所面临的市场也存在多样性，既有买方主导的市场，也存在卖方主导的市场。国有企业采购应针对不同的类型市场，采取相应的采购方式。如果供应商能够以采购人的需求为目标，不断改进自己的产品，提高自己的技术和服务水平，则有助于双方消除不必要的成本和低效率行为，而获得长期利润和服务达到共赢。

(5)树立法律维权意识，维护国有企业的合法利益。无论是在选择交易对象阶段还是在合同履约的过程中，国有企业做为独立的市场经济组织法人，与其他法人或组织都会形成不同的民事法律关系，如委托代理关系、债券债务关系等。国有企业应重视运用法律手段解决出现的争议和纠纷，积极行使法律予以支持、保护的担保权、抗辩权、代位权等民事权利，有效地运用调解、仲裁、诉讼等方法来规避采购风险。而对供应商违约造成的损失和不利后果积极主动地要求进行经济赔偿，对侵权行为进行追究民事、行政甚至刑事责任，以保护国有企业的利益。同时也要注意企业自身在采购中严格遵守相关的行政、经济、环境等法律法规如环境保护法、反不正当竞争法等，做到依法采购。

总之，在国有企业特有的体制机制下，影响采购结果的相关因素很多，采购管理又是企业运行流程的重要环节，我们在实践中应认真分析国有企业采购管理的工作要点：打造高素质、高效率的采购团队，创建诚实信用的采购文化和公开公平公正的采购氛围，建立长期合作有序竞争的市场，精确掌握采购所涉及的法律法规，科学、合理地制定采购原则目标，增强国有企业部门的计划协同能力，以满足生产、经营的需求为根本性目标，把握住采购流程的规范性、合同履约的及时性两大环节、抓好采购的四项基本因素：时间、成本、质量、数量，注意采购的外部因素(环境、政策)和内部因素(人员素质、机制)的影响，努力提高采购效率、效益，就能够实现国有企业的采购目标。

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